こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
2月はNetflix、U-nextの韓流ドラマに見事にハマった結果、
読書時間が大幅に減ってしまいました。
という言い訳が先に立つ2月の読んだ本紹介です。
読んだ本が少なかったので、ブログを書くのも読むのも、あっという間。
そして28日しかない2月に祝日が2日もあって
本当に月末がくるのが早かった今月でした。
明日から3月
いよいよ春めいてきますね。
暖かな明るい日差しに癒されながら
健やかな春を過ごすお供に、どんな本を選ぼうか
2月は少々サボり気味だった分
3月は名作に挑戦してみようかな、なんて考えております。
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
かつて読んだ本
サイゼリヤ創業者の正垣 泰彦 さんがお書きになった
『おいしいから売れるのではない 売れているのがおいしい料理だ』の中に
【追いかける数字は一つに絞る】という教えがありました。
そんなことを改めて思い出した出来事を共有です。
先日、年商2000憶円を売り上げる経営者の先輩に
社内システムと帳簿を見せて頂きました。
日々、全国の営業所の多数の部門から膨大な件数の受注伝票や仕入伝票が
膨大に起票されているはずで、
事業もグループ会社も多岐にわたり、
さぞかし細かなデータなのだろうと思いきや・・・
売上・仕入・利益 のみ
iPadのタブレット半分程度のスペースに、
シンプルな数字が表示されていました。
その方が仰るには、、、『たくさんあると、分からなくなるでしょ』
よく「商品ごとに分析したい」「部門別管理がしたい」など
細かく分析したいという経営陣のリクエストで、すごい表を力作する現場は数多くありますが、
この会社さんは、事業ボリュームとは正反対に、驚くほどシンプル。
『足し算と引き算だけなら、みな、分かるでしょう』
この数字は日々更新され、全従業員と共有しているのだそう。
データ収集をシンプルにしていることで、手順が少なく作業も早く
結果、常にタイムリーな数字が入手できています。
『何とか率って小難しい数字を見て、日々の仕事に本当に生かせますか？』
つい細かいデータを見たくなり、
一度分析用に指示した資料が、毎回作成されるようになり
気付けば、誰もそんなにチェックしない数字も
丹念に拾うために、幾人もが手数をかけていることが、よくあります。
手順が多ければ、そこにヒューマンエラーが生じる確率も上がり
確認・修正作業に検証の打合せ云々と、延々と手数は増えていきがちです。
毎月作成している資料
毎月行っている作業
果たして本当に必要？
と資料作成を指示する側も、指示を受けて作る側も、
【双方でこれまでのやり方を疑ってみること】が大事だなと、つくづく感じた次第です。
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こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
昨日のこと
あるメンバーから『集計の数字を間違えたかもしれない』と
焦った声で電話がありました。
『土曜日なのにすみません』と恐縮しつつ
でも間違っていたら大ごとなので、電話をかけたとのこと。
早速、ZOOMの画面共有を使って、二人で検証を始めました。
ある販売実績データ（Excel）を部門・住所・顧客番号順に並べなおし
購買日と金額を毎月集計している[年間推移表]があるのですが
お客様から届く毎月の販売実績Excelのうち
過去2カ月だけ、2名の顧客番号が違っていた月がありました。
顧客番号が変わることはあるのですが、
3か月目から従来の番号に戻っているので、
2カ月だけ変えるとは考えにくく、今回のケースは
【意図して変えた】のではなく
【間違えていた期間があった】と考えるべき。
この番号違いに発生当時に気づいたYPPメンバーは
番号が異なった状態で並び替えをすると正しい集計にならないため、
問題の2カ月に関しては
正しい顧客番号に修正したのち並べ替えをして、正しい年間推移表を作成していました。
が、今月分を更新しようとして
ふと【間違った番号のまま並べ替えをしたとしか思えない、過去の数字のズレ】に気づいたのだそうです。
メンバーと二人でデータや作業履歴を調べていくうちに
お客様側で、どうやら間違った顧客番号のまま並べ替えをして作業を行い、
データを上書き保存していたことが判明しました。
共有ファイル「あるある」の一つです。
何かミスが起きる際は
【大事なことほどお伝えいただけていないもの】。
幸いにも納品控えのファイルがYPP側にあり、正しいデータを上書きすることで
さほど時間をかけずに修復出来ましたが、
自分以外の人が触る可能性のあるファイルは
取扱いのあり方や、どのタイミングで誰が何を行うか
【運用ルールを明確にしておくこと】がとても大事だと改めて痛感しました。
また、①Sheetやファイルを保護して「編集不可」にする、②元データはExcelをやめて（kintoneや受発注システムなど）書き換えにひと手間かかるようにする
など「脱エクエル」も、一案です。
ミス発生リスクが残ったままのExcel共有は
必ずと言ってよいほど、
再調査や修復の手間（=余計な事務コスト）が、かかります。
Excelは、データの一覧表示や集計・グラフ化には大変便利ですが
一つのタイプミスでデータが変わってしまう脆弱性と表裏一体。
特に【確定版データ】は保管用に徹して
なにか追加作業する際は、必ず別ファイル名保存をしてから使うなど
共有時の運用ルールを徹底したいですね。
以上、現場のヒヤリハット事例からの共有でした。
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