おまかせ事務代行YPP 五味渕です。
最近ご依頼をいただいたお客様の事例をご紹介します。
クライアント：システム開発
業務内容：人事労務・経理業務
○人事労務・・・立替経費精算、給与計算、給与明細の送信、給与振込業務
○経理・・・資金繰り表作成、資金移動、会計データ入力
◆ご依頼のきっかけ
総務経理を一手に引き受けていた正社員の方の退職に伴い
後任者の採用と比較検討した結果、
アウトソーシングを決断。
引継ぎ期間2ヶ月弱で、前任の方から一通りの業務説明をいただきました。
引継ぎにはZOOMの録画機能を使い
受発注システムの操作画面などは、動画で記録しました。
◆アウトソーシングで良かった点
ベテラン正社員がフル稼働していた業務を
短期間で一人が全部こなすのは難しいですが
業務を切り分けることで乗り切りました。
具体的には
約30名の立替精算担当 ・・・ 1名
給与計算・明細作成・各社員へのメール送信・振込用データ作成・・・2名
銀行間の資金移動・振込予約・・・1名
資金繰り表作成・会計データ入力・各種書類の確認と社内担当者との連絡・・・1名
という形で業務を分けました。
◆複数名での分担のメリット
短期間での引継ぎでは細かな注意点まで説明が行き届かない、
もしくは、説明されても後任が覚えきれないこともあります。
新しい仕事の不安を一人で抱えるのではなく
チームメンバーと本部スタッフとで
「これはどういうルールであるべき？」を相談しつつ
現場の感じた疑問点を細かなところまで記録し
会社としてフローや運用ルールが曖昧だった所は
経営陣との月1回の定期ミーティングの中で検討し
ルール化していきました。
分刻みのスケジュールの経営陣から時間をもらうのは大変ですが
定期化することで、着実に相談の時間を確保できます。
また常時、複数名が動くため、
チャットやスプレッドシートへの書き込みで
運用ルールを残しながら、チーム全体で
確認することが習慣になります。
事務フローや
立替精算時、出張手当の支払基準など
大手企業では整っている制度も
めまぐるしく成長するベンチャーでは
新たな事象の発生により
社内ルールの見直しが迫られる頻度は高くなります。
定期ミーティングで経営側と現場両方の関係者が集まり、
集中して考えることで、一時的にコストはかさみますが
事務効率はアップしていき、長い目で見ると
直接採用に比べ、低コストの運用が可能となります。
経理の正社員が孤軍奮闘し、残業がなかなか減らない職場がありましたら
退職というきっかけがなくても、
一部をアウトソーシングしながら、
フロー見直しの習慣づけを作ることは
労務・経理の安定につながります。
お困りの方はぜひご相談ください。
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