第99回事務カフェ報告 テレワークに便利なツール紹介

テレワークを進めるための便利なツールが続々と出てきています
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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

コロナショックの影響は収まるどころか拡大中で
いよいよ長期戦の様相を呈してきました。

困難な状況ですが、こんな時にこそ出来ることの一つに
テレワーク環境の整備があります。

第99回事務カフェプロジェクトは、
『テレワークに便利なツール紹介』と題して、
いつもは一部がZOOM参加のところ
今回初めて、講師含めて全員が自宅からZOOM参加で行いました。

職場に人がいるのが当たり前で、一部の人がテレワークだと何か疎外感が生まれがちですが
全員がテレワークだと、そんな疎外感がなくなるもので
事務カフェも全員が自宅からというのは、けっこう新鮮かつ、一体感があってよかったです。

画質や音質が良いと、コミュニケーションがとりやすくなりますね。
ZOOMには
録画機能もあり、作業レクチャーも録画することでマニュアル作りが楽になります)

さて、今回の事務カフェでは

1.遠隔にあるデータにアクセスする方法
2.共有データを運用する安全管理
3.コミュニケーションや労務管理について

以上について、お届けしました。

 

まずは遠隔でアクセスするための手段を主に3つご紹介します。
①【オンラインストレージ】
インターネット上でデータが保管できるディスクスペースのことで
DropboxGoogleDriveOneDriveなどがメジャーなサービスです。

アカウントを作って無料プランから即使える

アカウントを作って無料プランから即使える

安価で(無料から)始めることができ、設定も簡単ですが
他社に自社データを預けることになるため
セキュリティ上、難しい会社もあると思います。

 

②【リモートデスクトップソフト】は、
パソコンを離れた場所から遠隔操作することができるソフトウェアです。

Team ViewerZOOMAny DeskGoogleリモートデスクトップ
メジャーです。

リモートデスクトップは、手軽に遠隔操作ができる優れものツール

リモートデスクトップは、手軽に遠隔操作ができる

こちらは1対1で、遠隔操作ができるため
自宅から職場のPCにアクセスして、リモート操作することで
職場にいるように、作業ができます。

但し、2台ずつPCが必要なのと
アクセスされた方のPC内でしか作業ログが残らないため
いつ誰が外からアクセスしたか、という管理をしたい場合には
適しません。

 

③【VPN接続】
Virtual Private Networkの略で、直訳すると「仮想専用線」となります。
一定の費用と設置するためのある程度の知識を要しますが、
安全な通信手段と、自社管理をするならこの方式になります。

VPN接続とは、専用の安全な通信で、専用ルーター経由でインターネット回線から、外部のPCにアクセスする手段

VPN接続とは、専用の安全な通信で、専用ルーター経由でインターネット回線から、外部のPCにアクセスする手段

(@ITメディアの「ノマド・ワーカーのためのVPNクライアント設定入門」に
分かりやすい説明があります。画像はこちらの記事からお借りしました)

ちなみに、、、

VPN・・・Virtual Private Networkの略。直訳すると「仮想専用線」
プロトコル・・・通信方式の総称
セキュリティプロトコル・・・通信が暗号化されセキュリティ的に 安全なプロトコル
ルーター・・・異なるネットワークを相互に接続するネットワーク機器
サーバー・・・Webサーバやメールサーバといったソフトウェアの入った「パソコン」のこと

つまり「VPN接続とは、専用の安全な通信で、ルーター経由でインターネット回線から
外部のパソコンにアクセスする手段のこと」をいいます。

VPN接続を行う場合に専門業者の方とやり取りする際、
「基礎用語」として押さえておくと、少し話がしやすくなるかもしれません。

 

そして、主に上記3種類の手段により、
遠隔から作業できる環境を手に入れたのち、
日々のコミュニケーションには、チャットツールが必要となります。

メールより手軽に短文で連絡しやすく、データの暗号化された状態でやり取りできる

メールより手軽に短文で連絡しやすく、データ共有も暗号化された状態でやり取りできる

YPPでは主にチャットワークを使っていますが
メールにはない機能として
送信後にいくらでも「再編集」や「削除」などやり直しが出来ることと
グループチャットに後から追加した人が、
過去にさかのぼって履歴を閲覧できる点が便利だと感じています。

ただチャットは連絡手段としては簡便ですが
テキストベースのコミュニケーションなので
細やかな感情を伝えるのが難しいときがあります。

異なる意見をたたかわせるときは
文字情報ではなく、Web会議や電話など
五感を使ってコミュニケーションをとることが大切だと
日々感じています。

以上のツールのほか、
FAXをメールで受信する「インターネットFAX」や「勤怠アプリ」など
テレワークを推進するためのツールをご紹介させていただき、
Pマーク取得事業者ならでは、
データの漏洩・紛失・盗難・改ざんに備えるための対応策をお伝えしました。

個人情報の把握と、入手から破棄までの「ライフサイクル」を知っておくことが大事です

PW管理はもちろん、個人情報の把握と、入手から破棄まで「情報のライフサイクル」を知っておくことが大事です

まず、社内の個人情報(に限らず重要データ)を把握すること。
そのうえで、個人情報の“ライフサイクル”(入手→移送→利用→保管→破棄)を考え
それぞれのステータスにおける『リスク』を知り、できるだけの対応策を講じること。

すべてのリスクを排除することは難しい場合でも
『残存リスク』として、自社データの保管状況や漏洩リスクを知っているか知らないかは
備えをする際にも大きな違いとなります。

 

コロナウィルスの拡大により世界的に
テレワークが出来る人はテレワークをするようにと
各政府から要請が出ている非常時ですが
こういう事態ではなくても、毎年くる台風や大雪などの天候不良、
日常的に頻発する電車遅延などの際にも
“職場に行かなくてもある程度仕事ができる環境づくり”は
やっておきたいところです。

以上
第99回事務カフェ報告でした。

さて次回はなんと、記念すべき第100回目の事務カフェとなります。
100回記念にふさわしい素晴らしいゲストをお招きすべく準備中です。

また日程と講師が正式に決まりましたら、
お知らせさせていただきます。

ぜひ、次回の事務カフェもご期待くださいませ!!

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度以降は、福島県川内村で復興ワインづくりに挑む
かわうちワイン」さんへ寄付させていただいております。

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