【事例紹介】溜まりがちなデータ入力をアウトソーシング

一度溜めてしまうと、着手することが億劫になりがちな書類の山
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おまかせ事務代行YPP 五味渕です。お客様の事例をご紹介します。

クライアント:不動産会社

業務内容:不動産物件データ入力

◆ご依頼のきっかけ

データベースに不動産物件情報を入力していく業務が
どうしても溜まりがちで、未処理案件が多いことが常態化していました。

◆アウトソーシング手順

①入力が必要な紙書類をスキャンして
クラウド上に保管し、共有できる環境を整えました。

②入力マニュアルを作成し、ZOOM(Web会議ツール)を使って
経験者が、未経験者にレクチャーを行いました。

③複数の在宅ワーカーが自由に好きな時間に作業できるように
どのフォルダのどのデータを誰が処理するかが、お互い明確になるよう
着手~完了までの申し送りルールを決めました。

④作業完了後は、別メンバーによる納品件数のチェックを行い
作業漏れ、納品報告漏れを防ぐフローにしました。

◆アウトソーシングで良かった点

本件に関して、社員の方が残業して入力することが無くなりました。
「いつかやらねば」と常にどこか宿題を抱えている感覚から解放されたことも
数字には表れないですが、良かったと思います。

◆複数名での分担のメリット

1件あたりの入力時間は、簡単なもので2分程度、
情報量が多かったり少し情報がそろっていないケースで6分程度と
処理時間は少ないのですが
何千件と溜まってしまうと
「やってもやっても終わらない」「先が見えない」と思えるボリューム感になってしまいます。

そこで、1件あたりの平均処理分数に
チームメンバーの稼働可能な総時間を掛け算することで、
作業するメンバー全員が「自分が取り組むべき所要時期とチーム全体の完了目処」を共有できると
不安が一つ解消されます。

あとは各々仕事ができる時間にデータ入力を続けていくと
日々着実に、未処理フォルダから処理フォルダに移行していきますので
一人で行う負担感とは格段にストレスが少なく作業できます。

働き方改革をしたいと思いながらも、残業がなかなか減らない職場がありましたら
社員の体調不良や離職などダメージのきっかけがなくても、
一部アウトソーシングをご検討いただけたらと思います。

お困りの方はぜひご相談ください。

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