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1文字違うだけで全て台無し。名前は特に重要。(メールの宛名間違いのケース)

1.発生内容
セミナーの受付完了メール(セミナー料金の入金確認)を送信の際、
宛名を間違えて送信した

 

2.発生場所
在宅

 

3.発覚経緯・処置
1)夜間作業時に、メールを送付したお客様(申込者)より、
  自分宛のメールで間違いないか?の確認のご連絡が入る
2)送信履歴を確認し、宛名ミスが判明
3)YPP業務チームの先輩へ対応を相談
4)お客様(クライアント)へミスの報告をチャットにてご連絡
5)お客様(クライアント)へ、自身でお客様(申込者)へ
  お詫び・訂正を連絡する旨をご連絡
  →お客様(クライアント)もご了承いただく

 

4.原因
メールの作成方法が、テンプレートからではなく、
前回送信した内容をコピーして、変更部分を上書き修正して作成していたが、
その際、宛名の修正ができていなかった。

 

5.再発防止策
1)前回の送信メールの情報を完全に削除してからメールを作成する
2)宛名等、テンプレートの変動項目について、変更できているか声だし・指さし確認を行う

 

<ミス防止ポイント>
送信前に変更部分を再度確認してから送信する

 

*メール対応(宛名間違い)KS

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