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やったつもり。から業務フローの見直しを(Excelの数式が外れていたケース)

 

1.発生内容
エクセルを使用しての請求データ作成作業で、伝票番号の項目が抜けてしまった。


<詳しい経緯>
(1)お客様から請求データ(ローデータ)が届く
(2)請求先・発送先にごとにデータを加工する
(3)加工したデータをもとに請求書を作成
(4)納品


上記の作業手順(2)を行う際、数式を用いて加工を行っているのですが、
前月の請求内容を削除後、数式の設定をし直す作業に漏れがあったため、
設定されていないセルの伝票番号が反映されず、空欄となってしまっていた。

 

2.発生場所
メンバー自宅

 

3.発覚経緯・処置
納品後、20分ほどしてお客様からメールで連絡があり、ミスが発覚。
幸いにも、ご指摘後すぐに業務に取り掛かることができたため、
約2時間半後に再納品を行った。

 

4.原因
数式の再設定を行なったつもりだったができていなかった。

 

5.再発防止策
1)業務フローの見直し
加工用シートをずっとコピー&ペーストして使いまわしていたが、原本を作成した。
必ず数式が設定されているファイルを基に業務をスタートすることで、
数式が外れているという事の無いようにする。

 

<ミス防止ポイント>
・「チェックを念入りにする」や「もっと注意する」という改善だけでなく
 “必ずミス起こらない方法”は無いのか、と考えてみる
・前任者のやり方、業務をスタートした時のやり方に固執しない

 

*資料作成ミス(Excel使用)KS

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