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メール送信時の鉄板ルール「添付ファイルは必ず確認しましょう!」

1.発生内容
お客様からエクセルの計算書データの修正依頼があり、修正後、PDFに変換してお送りしないと
いけないところ、そのままExcelデータでお送りしてしまった。
Excelデータには「お客様事の掛け率」が記載しており、お客様に見られたくない情報が含まれていた。


2.発生場所
メンバー自宅


3.処置

お客様にすぐお詫びと共に報告し、また誤送信したお客様にもメールで再送し、差し替えをお願いした。

 

4.原因

1)google driveの不具合により、いつもの場所に保存できないため、そのまま送付してしまった。

正しいやり方)・google driveのYPP保管に案件フォルダを作成
       ・その中に送付用のPDFフォルダに保存
       ・保存したものをメールで送付する

2)メール送信前に「添付ファイルが正しいかどうか」を確認していなかった。

 


5.再発防止策
メール送信前に
・添付ファイルが正しいかどうかを確認する。(添付ファイルをデスクトップにDLする)
・宛先、送信元、添付ファイルが合っているか指差し、声出し確認をする

 

<ミス防止ポイント>

添付ファイルは必ず確認しましょう!

 

*メール対応(添付ファイル間違え)SH
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