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メール送信  TOとBCCを間違えると大変な事に!

1.発生内容
トレーナーさんへ一斉送信メールをする際、BCCにいれて送信すべきところを、TOにいれて送信してしまった。
結果として9名のかたの個人アドレスが漏れてしまった。

 

2.発生場所
メンバー自宅

 

3.処置
ミス発覚後、YPP営業担当へ電話にて連絡し、営業からお客様へ報告とお詫びをした。
自身はメールにてお客様へお詫びした。

 

4.原因
1)通常、メール送信の際は、トレーナーさんのアドレスをBCCにいれ、
TOには何も入れずに送信することになっていた。(CCには指定のアドレスをいれる)が、
新規の作業であったため、BCCではなく、TOにアドレスを入れたことに気付くことができずに送信してしまった。

 ・メール本文内容(誤字脱字や表記ミス)のほうに注力しすぎていた
 ・CCに入れるアドレスについて営業(YPP)へ確認しており、
  BCCに注意をしていなかった

2)Gmailの設定で送信取消を20秒に設定していたが、
送信後にミスに気付いたと同時に送信したメールをクリックしてしまったため、
取消機能が解除されてしまい、作業を取り消すことができなかった。

 

5.再発防止策
・送る前には必ずTO、CC、BCCの指差し、声出し確認を徹底する。
・お客様側のご指示でTOにいれたり、CCやBCCにいれる等、様々なケースがあるので、
 担当案件毎でのメールの送り方を今一度確認してから送るようにする。
・リスクを少しでも減らすため、Gmailの取消機能を最大の30秒に設定し、
 取消ができるようにしておく。
 また、送信したメールを直ぐにクリックしないようにする。(取消機能が解除になるため)

 

メール送信ミス *KS

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