Review
お客様の声をご紹介
YPPは、作業から相談まで幅広く頼れる『知恵袋』
── 紙も残す。新しいツールも使う。アナログとデジタル、どちらも支えるYPPの仕事。
■ 有限会社フェニックスアイエス
企業やそこで働く従業員の方々を中心に、損害保険を取り扱う企業代理店です。全国各地に営業所を持つ運送会社など、幅広い地域のお客様に対応しています。郵便や電話、LINE WORKSなどを活用し、お客様それぞれの環境に合わせた方法で、保険の手続きやご相談に対応しています。直接顔を合わせる機会が少ないお客様とも、日々のやり取りを通じて関係を築いています。
■ YPPが支援しているお仕事
訪問型事務サポート（書類作成補助・発送準備、kintoneを活用したデータ入力・管理業務 ほか）
■ お話を伺った方
高木 様（代表取締役）
全国のお客様と、郵便や電話でつながっている
── はじめに、フェニックスアイエス様のお仕事について教えていただけますか？
高木 様：
当社は、企業やそこで働く従業員の方々を中心に、損害保険を取り扱う代理店です。私とスタッフの2名で運営しています。お客様には、北海道から九州まで営業所を持つ運送会社さんもいらっしゃいます。全国各地で働くドライバーさんとは、基本的に郵便や電話でのやり取りですね。今はLINE WORKSも使っています。電話では何度もお話ししていても、実際にはお互いの顔を知らないお客様もいるんですよ。地元密着の代理店のように、直接訪問して顔を合わせながら手続きすることは、なかなかできないんです。また、ドライバーさんは仕事でパソコンを使う方ばかりではありません。QRコードでの手続きが便利な方もいれば、紙に記入して返送するほうがやりやすい方もいます。だから、うちは両方やろうとしているんです。お客様に合わせて、「感じよくやる」こと。そこはとても大事にしています。
スポットの作業から、お礼状の発送もYPPへ
── お客様とのやり取りを大切にされている中で、YPPにはどのようなお仕事を任せていただいているのでしょうか？
高木 様：
現在は定期的に来社してもらって、主にお礼状の発送準備と、kintoneへのデータ入力をお願いしています。保険に入っていただいたお客様には、申込書のコピーとお礼状、それからボールペンやメモ帳なども一緒に送っているんですよ。お礼状は、私たちの似顔絵も入れて作っています。申込書のコピーをお送りするのは、契約内容をもう一度確認していただくためでもあります。契約から1ヶ月以内にはお手元に届くようにと考えています。ただ、以前は通常業務が立て込むとお礼状がたまってしまって出せたり出せなかったりすることがありました。クレームになるような話ではないけれど、「あの方には出したのに、この方には出せていないな…」と気になっていたんです。今はYPPさんが定期的に来て、お礼状や申込書のコピーをセットし、切手を貼るところまで準備してくれています。おかげで、以前のようにためてしまうことなく、ちゃんとお礼状を出せるようになりました。アナログな作業ですけど、こういう仕事を何年も継続してやってもらえることが大事なんですよね。
── YPPとのお付き合いも、最初は発送作業からだったそうですね
高木 様：
そうです。毎年8月末に、まとまった書類を発送する仕事があるんですよ。それをスポットで手伝ってもらえないかとお願いしたのが最初です。以前から五味渕さん（YPP代表）のことは知っていたので、その仕事を誰に頼もうか考えた時に、相談してみようと思いました。そこから月々の作業もお願いするようになって、いろいろ相談するうちに、kintoneも導入することになりました。最初にお願いした8月末の発送作業は、今も毎年手伝ってもらっています。
新しいツール「kintone」導入は正解だった
── kintoneは、どのような業務で使われているのでしょうか？
高木 様：
お客様の運送会社さんから、ドライバーさんのマイカー通勤制度の管理を手伝ってほしいと頼まれているんです。その会社には約750人の従業員がいて、自動車保険への加入状況など、必要な情報を管理しています。最初は保険会社が用意したExcelファイルを使っていたんですけど、ファイルが壊れてしまって。その後は自分たちでファイルを作って管理していましたが、それもなかなかうまくいかなかったんですよ。どうしようかなと思ってYPPさんに相談したら、「kintoneがいいですよ」と提案してもらった、という流れです。導入してずいぶん助かりました。
── kintoneの仕組みづくりも、YPPが担当させていただいたんですね
高木 様：
YPPさんにはkintoneに詳しい担当の方がいるので、うちのやりたいことをよく汲み取って作ってくれたんですよ。使っていて「ここを直してほしい」とお願いすると、すぐに対応してくれる。今でも時々、使いやすいように整えてもらっています。kintoneに情報を入れておけば、必要な一覧表も出せますからね。そこから書類を印刷して、私どもが全国の営業所に郵便で送っています。郵送は今も手作業ですけど、情報の管理はずいぶんやりやすくなりました。それに、ドライバーさんから「自動車保険に入りたい」とご相談があった時も、登録してある情報をもとに対応できます。こちらから積極的に保険を勧めるというより、お客様から声をかけていただいた時に、すぐ対応できるようにしておきたいんですよ。正直、費用はかかりましたけど、「kintoneは正解だった」と思っています。YPPさんに勧めてもらわなければ、まだ手作業でいろいろ模索していたかもしれませんね。
個人情報を扱う仕事だからこその信頼
── 個人情報を扱う業務を、外部に任せることへの不安はありませんでしたか？
高木 様：
お願いしているのは個人データですから、そこはとても大事です。YPPさんだからお願いしていますけど、最初に個人情報の取り扱いについて必要な取り決めを交わしていますし、保険会社の承認も得ています。だから、特に心配はなかったです。信用していますからね。実際に来てもらっているスタッフの方も、これまでの方も皆さん丁寧に仕事をしてくれています。訪問してくれる方だけでなく、その後ろにYPPさんのサポートがあることも分かっていますから、そういう面でも安心してお願いできていますね。
知恵袋にしといてください
── 高木様にとって、YPPはどのような存在でしょうか？
高木 様：
何でしょうね……。私たちだけでやっていると、新しい情報がなかなか入ってこないこともありますから。kintoneも、YPPさんに相談して本当によかったと思っています。分からないことがあった時に相談すれば、何かヒントをもらえるかもしれないな、という感じでしょうか。なので、「知恵袋」にしといてください（笑）
── これからYPPに期待することがあれば、ぜひ教えていただけますか？
高木 様：
今回みたいに、うちがどういう商売をしていて、どういうお客様と仕事をしているのかを、たまには話すのもいいかもしれませんね。普段はじっくり話す機会はあまりないでしょう。目の前の事務作業だけじゃなくて、その背景も知ってもらえるといいですね。
「感じよくやる」という高木様の言葉が、心に残りました。
全国のお客様と直接会う機会が少ないからこそ、一通のお礼状を大切にする。一方で、約750人が働く運送会社さんのマイカー通勤に関する情報管理には、kintoneを取り入れる。紙を残すことにも、新しいツールを使うことにも、それぞれ理由がありました。そうしたフェニックスアイエス様の日々の仕事を、YPPもお礼状の発送準備やkintoneの構築・運用を通じて支えています。
今回、高木様は、YPPにもその先のお客様がどのような方なのかを知ってもらえたら、新しい提案につながるかもしれない、とお話しくださいました。これからもお仕事やその先のお客様への理解を深めながら、より使いやすい方法を一緒に考え、ご相談に応えられる「知恵袋」でありたいと思います。
（取材・文：YPPつなぐ課）
※掲載内容は取材当時のものです。
※本記事の掲載にあたり、有限会社 フェニックスアイエス 様より写真・イラスト素材のご提供・掲載許可をいただいております。
