Review
お客様の声をご紹介
YPPは、困った時に頼れる『猫の手』のような存在
── kintoneで1日あたりの工数削減にもつながった、おせち販売業務を支えた舞台裏。
■ 食のそよ風（株式会社 SOYOKAZE）
「食のそよ風」は、株式会社SOYOKAZEが手がける冷凍弁当の宅配食サービスです。管理栄養士が監修したバランスのよい食事を、自宅で手軽に楽しめるのが特長です。栄養を整えるだけでなく、「毎日続けられるおいしさ」や「無理なく取り入れられるやさしさ」にもこだわっているのが、このサービスの魅力。介護事業で培ってきた食と暮らしへの深い理解をもとに、忙しい方や健康を気づかう方の毎日に寄り添う食事を届けています。
食のそよ風（ECサイト）
株式会社SOYOKAZE（WEB）
■ YPPが支援しているお仕事
kintone導入・伴走支援（注文管理・運用サポート ほか）
■ お話を伺った方
山石 様（事業統括部 フードサービスチーム）
スポット業務を支えた、外部チームとITの「掛け算」
──もともと弊社ではSOYOKAZE様の事務サポートをさせていただいていましたが、今回「食のそよ風」でのおせち販売業務をご依頼いただいた経緯を教えてください。
山石 様：
以前から、社内の別部門で御社に業務をお願いしていました。その関係もあって、今回のご依頼につながりました。私たちの部門で担当している「年末年始のおせち商材」はスポットの業務なのですが、実は施設のお客様向けが約9割を占めていて、規模としてもかなり大きいものになります。注文管理や売上管理といった事務的な工程のボリュームが非常に大きく、社内のリソースだけでは対応しきれないという課題がありました。そこで御社から、kintoneを活用した受注フォームの構築をご提案いただいたんです。これまでのやり方を見直し、仕組みから整えることで「工数を削減し、費用も抑えられる」というお話をいただき、それなら直接連携して進めるのが一番スムーズだろうということで、昨年からプロジェクトがスタートしました。
── 実際にkintoneを導入してみて、一番手がかかっていた部分はどのように変わりましたか？
山石 様：
一番大変だったのは、注文一件一件の管理や、頻繁に発生するキャンセル・変更への対応です。以前はここが最大のネックになっていたのですが、kintoneにも詳しいYPPさんにフォーム全般を作り上げていただいたことで、不慣れなスタッフでも分かりやすく操作できるようになりました。その結果、社内で対応していた事務作業が大幅に軽減され、1日あたり約8～9時間の工数削減ができていると実感しています。この削減効果は本当に大きく、本来の業務に集中できる時間が増えました。
半年前から動き出すプロジェクト。限られた人数で「全部やる」現場
── おせちの準備というのは、具体的にいつ頃から始まるのでしょうか？
山石 様：
だいたい5月初旬から商品の選定や入手の流れを考えていき、実際の注文が始まるのが10月頃からです。毎年夏ぐらいにはもう動き出している計算になりますね。
── すごい大掛かりですね！山石様は、商品の企画や開発なども担当されているのですか？
山石 様：
実は、私たちの部門では商品企画や開発といった細かいセクションが分かれているわけではないんです。今いるメンバーで、さまざまな業務を分担しながら回しているという状況です。そうした中で、事務方として手放せる部分、効率化できる部分をアウトソーシングできたことは、私たちにとってとても大きな意味がありました。
1月1日に間に合わなかった･･･では許されないから
── おせちという商材ならではの、配送や管理の難しさはありますか？
山石 様：
おせちは、1月1日に食べる方が一般的ですよね。そのため、「1日に商品がない！」という状況だけは絶対に避けなければなりません。ただ、配送中にはどうしても、違う場所に届いてしまったり、天候による遅れや破損が発生したりといったリスクが伴います。そのため、万が一トラブルが起きてもリカバリーができるよう、お届け日を「12月28日・29日・30日」の3日間に指定するなどして、少し早めにお届けする工夫をしています。
── リスクを想定して、仕組みを整えているのですね。その期間は、やはり担当者としても気が抜けないのではないでしょうか。
山石 様：
おっしゃる通り、お届けが完了するまで一瞬も気が抜けません。担当としては、本当に胃がキリキリするような思いで見守っています。そんなミスが許されない期間をしっかりと支えてくれるパートナーがいることは、とても心強かったです。特にありがたかったのは、YPPさんのレスポンスのスピード感と細やかさですね。例えば、終業前に「これだけは今日中に回答が欲しいな」と思ったことが、その日のうちに返ってくる。同じ管理画面を見ながら、こちらの状況を常に気にかけていただいているという安心感がありました。
パートナー選びの基準と、YPPの「カラー」
── アウトソーシングを検討される際、企業選びで重視されているポイントはありますか？
山石 様：
会社としては、やはりコスト面の要望は出てきます。ただ、そればかりを重視してしまうと、業務の精度や丁寧さに影響が出てしまうと感じています。そのバランスをしっかり取ってもらえるかどうかは、商談の際にも意識して見ていますね。あとは「温度感」でしょうか。担当してくださる方の姿勢や、企業としての「カラー」といった部分が、最終的な判断材料になってくると思います。
── ちなみに、山石様から見てYPPはどのようなカラーに映りましたか？
山石 様：
イエローとか「明るい色」ですね（笑）。今回担当していただいた方が非常に明るく、コミュニケーションが取りやすかったので、そういう元気で前向きなイメージがついています。
これからの展開と期待
── 前回の実績を踏まえ、今後の展開についてどうお考えでしょうか。
山石 様：
まずは、今年の年末に向けておせち業務をさらにブラッシュアップしていきたいですね。今年も8月頃から打ち合わせを始めますが、昨年の反省を振り返りながら、今年の運用をどうするかをYPPさんと相談しながら進めていきたいと考えています。また、産地直送品の販売など、やりたい企画のアイデアは常にあります。kintoneをさらに使いこなすことで、業務の幅がもっと広がるのではないかと期待しています。
YPPは「猫の手」のような存在
── 山石様にとって、YPPとはどのような存在でしょうか？
山石 様：
適切な表現か分かりませんが、私にとっては「猫の手も借りたい！」という時に、本当に助けてくれる存在です。困った時にスッと手を差し伸べて、現場を救ってくれる。そんな信頼感を、これまでの関わりの中で強く感じています。今後も、私たちの業務全体を理解していただいた上で、「こういうこともできますよ」というご提案をいただけると嬉しいですね。
今回のインタビューで印象的だったのは、山石様が、おせちの配送状況を「胃がキリキリする思いで見守っている」と表現されていたことでした。張り詰めた空気の中で、食の安全を支えるプロとしての責任感の重さを改めて実感しました。日付が決まっている商材だからこそ、ミスが許されない緊張感が続く現場。限られたメンバーが企画から手配まで奔走しているというリアルな姿。どこまでを自社で担い、どこからを任せるのか。その線引きは、簡単ではないはずです。
「手を動かすだけではなく、お客様の課題を自分ごととして捉え、頭と心をフル稼働させて一緒に走り抜く」
山石様が仰った「猫の手」という表現には、現場の切実な想いと、そこを支える私たちへの親しみが込められているように感じます。今回のお話は、特別なケースではなく、多くの現場で起きていることの一つなのかもしれません。「猫の手も借りたい」──そんな場面で、ただ作業を請け負うのではなく、自分ごととして全力でお客様の課題解決にのぞむ存在。その絶妙な距離感こそが、YPPの価値なのだと感じました。
（取材・文：YPPつなぐ課）
※掲載内容は取材当時のものです。
※本記事の掲載にあたり、食のそよ風（株式会社 SOYOKAZE）様より写真素材のご提供・掲載許可をいただいております。
