【改善事例】『Pマーク運用』「守る」と「回す」を両立する、会社の守備力の整え方

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改善事例のご紹介

『バックオフィスよくする』で、はたらく毎日をもっと快適に

個人情報を守るための制度「Pマーク（プライバシーマーク）」。
会社として取得・運用しているものの、「ルールが厳しすぎて現場の融通がきかない」「仕事が進みにくい」といったお悩みを抱えていませんか？

今回は、バックオフィスの業務改善に伴走するYPPの視点から、
情報管理の「守る」と現場業務を「回す」のバランスをどう取ればいいのか、会社の守備力を高めるヒントをお届けします。

Pマーク（プライバシーマーク）は、「個人情報を守るための制度」というイメージが強いかもしれません。

YPPでは長く運用を続けていますが、「これが自分たちの仕事と直接的にどう関係するのか？」と聞かれると、
どこかうまく言葉にしづらい。以前は、そんな感覚がありました。

守るだけでは、仕事は回らない

個人情報を守ることは、もちろん大切なことです。

ただ、ルールばかりを優先してしまうと、「融通がきかない」「仕事が進みにくい」と取られてしまうこともあります。
かといって、お客様の大切な情報管理をゆるくするわけにもいきません。

実際の現場では、「守る」と「回す」のバランス をどう取ればいいのか、悩む場面も出てきます。

そこで、YPPでPマークを担当する『育む課　マネージャー：安達佳子』に話を聞きました。
（※育む課＝はぐくむかは、人材育成や働く環境づくりを担当しています。）

『難しさを感じるのは、回すことを優先するあまり、守るべき対応が後追いになりそうなときですね。』

YPPでは、業務スタート前には全員がPマーク研修を受講し、個人情報保護の重要性と社内ルールを理解したうえで業務に臨む仕組みを整えています。
その中で意識しているのは、守る意味と、「対策していたうえで発生した事故」と「対策なしで発生した事故」の重さの違いを伝えること。
守るルールもそうですが、本当に必要なのは、何かが発生した時にどう行動・対応できるか。
そのための予防と対策について、研修では丁寧にお伝えしています。

日々の運用の中で見えてきたこと

Pマークの運用を続ける中で印象に残っているのは、制度そのものではなく、日々の小さな見直しです。

たとえば･･･

この情報、どこに保存されているんだろう
誰がどこまで見られる状態になっているんだろう
不要なアカウントが残っていないだろうか

また、安達は社内のこんな変化も感じているそうです。

『決めたルールに沿って情報管理ができる安心感や、何か問題が発生した時の対応を周知できたことで、危機管理体制が整ったことを実感しています。』

Pマークを持っていることで、予防と対応策という準備ができている安心と信頼につながる。
守るという目的と、対応する手段を整備できる、伝わりやすい制度だと捉えています。

自社で、まず見直しておきたいポイントは？

もしこれから見直すなら、まずはこのあたりから。