Cases
改善事例のご紹介
『バックオフィスよくする』で、はたらく毎日をもっと快適に
DXという言葉を聞くと、「どのツールを入れるか」「何を自動化するか」といった話から始まりがちです。
もちろんそれも大切な視点ですが、YPPでは少し順番が違うと考えています。
ツール選びの前に──業務の全体像、どこまで見えていますか？
成長のために、いったん立ち止まって全体を見渡す。
それが、YPP流DXのスタート地点！
「誰が・いつ・どの情報を・どんな手順で扱っているのか」を会社全体・部門・業務ごとに整理していくと、
多くの企業で次のような課題が見えてきます。
- 実は「確認」や「待ち」が多い工程
- 特定の人しか分からない属人化した作業
- 部門ごとに似たことを別ルールで行っている非効率
- マスタや管理データが複数存在し、ブラックボックス化している状態
中小規模の企業であれば、会社全体の棚卸を行うだけで、
こうした部門間のつながりや改善点が、一気に可視化されることも少なくありません。
先日、YPP本部のスタッフが、kintoneとメール配信プラグイン（kMailer）を活用した業務改善について、
外部メディアに寄稿しました。
その取り組みで最も重要だったのは、ツール導入そのものではなく
「どこで手間が発生していたのか」を徹底的に洗い出したプロセスです。
以前は複数回に分けた手作業やGoogle Apps Script（GAS）による部分的な自動化で何とか回していましたが、
改めて棚卸をしてみると「確認作業の多さ」や「受け取り側への負担」といった課題がはっきりと見えてきました。
一見、問題なく動いているように見えても、実は多くのロスが隠れていたのです。
そのうえで考える、「どこを仕組みに任せるのか？」
業務の流れを深く理解したうえで初めて、kintoneの標準機能で足りるのか、プラグインを使うべきか、
あるいは既存の仕組みを活かすべきかをお客様の業務や状況に合わせて判断することができます。
YPPには、kintoneアプリデザインスペシャリストが在籍しています。
単に「便利なツールだから」とおすすめするのではなく、
お客様それぞれの業務や課題に合わせて「本当に必要なのかどうか」を徹底的に見極めたうえでご提案しています。
最小限の構成で、最大の効果を出す！
それが、YPP流DXの考え方です。
皆さまの職場では、いかがでしょうか？
＼その改善、本当に全体最適になっていますか？／
とはいえ、部分的な改善が有効なケースもあります。
しかしながら、部分最適を積み重ねた結果「ツールが増えすぎて管理が大変」「全体像が誰にも分からない」、
そんな状態になってしまっている企業を、私たちは何度も見てきました。
YPPが目指しているのは、バックオフィス全体を理解したうえでの「全体最適」です。
正直に申し上げると、業務の棚卸は地味で手間もかかります。
ですが、ここを飛ばしてしまうと結局は遠回りになってしまうことが多いのです。
まさに、急がば立ち止まる。
私たちは一番面倒で、でも一番効果が出る「業務の可視化」から始めるDXをおすすめしたいです。
- 何から手をつければいいかわからない
- 業務整理をしたいけれど、日常業務に追われて手が回らない
- ツール導入が目的になってしまっている気がする
そんなときこそ、業務を理解した第三者を交えた「壁打ち」が次の一手につながります。
「何を相談していいかわからない」という状態でも大丈夫です。
担当コーディネーターにぜひお声がけください。
新しい一歩に向けた「壁打ち」をしてみませんか？
YPPは、作業代行にとどまらず、業務を理解し、
仕組みづくりまで伴走するパートナーでありたいと考えています。
代行から共創へ。
今年は、私たちと一緒に「業務の棚卸」から始めてみませんか？
どうぞお気軽にご相談ください。
