請求書と領収書、見間違いにご用心!

1.発生内容
A5サイズ複写式の請求書を領収書と見間違え、

支払処理せず領収書類とともにファイリングしてしまった。

 

<作業手順>
1.領収書、請求書類をまとめてお客様より受け取り、領収書と請求書、口座振替に分ける。
2.請求書、口振の数字を支払一覧表(Excel)へ入力。
(領収書は翌月締め作業時に会計ソフトへ入力し、入力後貼付する。)
3.支払一覧表を基に、預金払戻請求書、税金納付書に数字を記入、

 社判を押し、お客様にチェッ クと押印をいただく。
4.銀行に持参し振込み処理を行う。

 


2.発生場所
お客様訪問先

 


3.発覚経緯・処置
お客様からご指摘を受けて、振込処理を行った。

 


4.原因
1)A5サイズ複写式の請求書を領収書と見間違えてしまった。
 (毎月ある請求書ではなく、さらに請求書に振込先情報の記載がなかった。)
2)処理を行った日、初めての一人作業で、業務に慣れていなかった。
3)領収書がかなり多い月であった。

 

 

5.再発防止策
毎月ある請求書ではない為、Excelの別シートに「振込時注意事項」として記載しておく。
また、Excelの支払一覧表にも宛先を入れておき、支払いがない月は「行を非表示」にしておく。

 


 

<ミス防止ポイント>
パッと見ただけでは、何の書類であるか判断が難しいケースも多々あります。
見慣れない書類物が出てきた場合には、
うやむやにせずお客様・他メンバーへ確認をするようにしましょう!

 

 

書類物の見間違いによる処理ミス(思い込み・確認不足)*NG

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