メールの件名も確認しましょう!(メール送信ミス)
1.発生内容
お客様から同じクライアントさまへ、事務局アドレスの新旧両方で送信するよう指示があり、メールを作成。
1件目に送ったメールをそのまま2件目作成の際にコピペしたつもりだったが、件名欄に不要な文章(別のクライアントさまの個人名)が入ってしまっていた。
そのことに気付かず、メールを送信してしまった。
2.発生場所
メンバー自宅
3.発覚経緯・処置
<発覚経緯>
後日、別のメンバーが件名に入ってしまったクライアントさま宛にメールを送信する機会があり、名前検索で送受信履歴を確認していたところ、そのクライアント様とは関係のないメールがあることに気付き判明。
<処置>
1)お客様へミスの報告&お詫び
2)クライアントさまにお詫びのご連絡と、本来送るはずであった件名・文章でメール再送
4.原因
1)メール本文の文章は非常に注意深く指差し確認していたが、
件名は注視を怠ってしまった。
5.再発防止策
メールを送る際、メール本文の文章のみ指差し確認していたが、件名についても必ず誤りがないか、最後の文字までカーソルを合わせ確認し、正しい件名、メール本文をクライアント様に送信する様、徹底する。
<ミス防止ポイント>
メールを送信する際、送信先や本文はしっかり確認しても、件名は見落としがちです。
件名・署名・送信元アドレスも、全て確認が必須な項目です。
*メール送付ミス(確認不足) SH