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おすすめツール【フリーソフト編】

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

突然の石像との写真すみません。(笑)
ちょうど4年前の今頃ギリシャへ旅行をしていました。
近代オリンピックが初めて開かれた場所、パナシナイコスタジアムを訪れはしゃいでいた時の一枚です。
今年は東京オリンピックもあったので改めて見ると感慨深いです。。
写真を振り返るたびに早くコロナのなかった時代に戻って自由に旅がしたい…と心底願っております。

さて、本日はありがたいことにYPPのメンバーさんにおすすめしてもらったツールをご紹介します。
その前にこのツールを見つけたきっかけが素晴らしいのでみなさんに共有させてください!

ツールを見つけたきっかけは?

普段の業務で「いつも見る画面を前面固定すれば少しは楽になるのでは?」と思ったことからご自分で探し出したそうです。
私がびっくりしたのは、複数のデータベースを開き、ウィンドウを何度も切り替えて入力するという作業を毎回行っている中で、その考えに至ったということです。
いつもこうしているから、、このやり方しかないから、、と諦めるのではなく自ら改善する力が身についていることがわかり、改めてそのメンバーさんを誇らしく思いました。
「このやり方は不効率だ」と思ったら「もっと良いやり方はないか?」と自分で調べる。自分で解決できなくても分かる人に相談してみるというのも新しい発見につながるはずです。私もこの考え方を自分の心に刻んで業務に取り組んでいきたいです。

「効率が悪い…」からの脱却は超シンプル!その名も『最前面でポーズ』

上記のきっかけと同様に、作業中ウィンドウを何度も切り替えるのが手間だと感じたことがある方は沢山いると思います。
このツールを使えば常に見たい画面を最前面に固定することができるので、
複数ウィンドウを開きながら作業する方は作業効率アップできるかもしれません。https://www.vector.co.jp/soft/dl/winnt/util/se468861.html

使い方

使い方はとてもシンプルです。
普段使わないPauseキーを押せば見たいウィンドウを最前面に表示させることができます。
解除したい場合は再度Pauseキーを押せばOKです。
シンプル過ぎるので説明はこれだけです。(笑)

キーボードにPauseキーがない!という方、私もありません。(汗)
調べたらノートパソコンにはPauseキーが初めからないものもあるようです。
そんな時は以下のショートカットキーで対応できます。

Lenovo (Thinkpad)Fn+P/Fn+Ctr+P/Fn+Alt+P
DellFn+B
HPFn+Shift
Sony (VAIO)Fn+Insert
私はDellのショートカットキーでいけました!

それでもPauseキーが使えない、利用できない場合は画面上にキーボードを表示させる機能『スクリーンキーボード』を使う方法もありますがシンプル機能ではなくなってしまうので却下です。
そんな方はPauseキー以外のキーも指定して設定できるので安心してください^^

画面右下のインジケーターから設定ができます。

他にも最前面に表示させたいウィンドウの設定方法や設定したときのメッセージ方法などが設定できます。

注意点

ご覧いただいたようにとても便利なアプリですが注意点がひとつあります。
それは、PCをシャットダウンするとアプリも終了してしまうため再度起動させないといけないという点です。
アプリを再度起動させるためには最初にダウロードしたフォルダを開いてアプリをダブルクリックして…とちょっとだけ手間になります。
そんな手間を省くためにやっておくと良いのがPCを立ち上げたときにアプリを自動起動するように設定するということです。

アプリを自動起動させる方法

  1. アプリが保存されているファイルを開く
  2. Win+Rキーを押して「ファイル名を指定して実行」のページを開く(またはWinから「ファイル名を指定して実行」をクリック)
  3. 名前に「shell:startup」と入力してOKをクリック
  4. スタートアップのフォルダが開く
  5. 1で開いたアプリ(またはショートカットを作成して)をフォルダへ移動させる
  6. パソコンを再起動するとアプリが自動で起動します。※右下のインジケーターにアイコンが表示されているはずです。

詳しい手順や自動起動を停止させる方法はこちらのページを参考にしてみてください。
今回のアプリに限らず他にも応用できそうですよね^^

早速私も作業中にメモをしたり、お客様からの指示書を見たりと活用してます!
最初に環境設定をしてしまえばその後の操作も簡単なのでぜひ一度試してみてください♪

参考

https://aprico-media.com/posts/6155
https://www.pc-koubou.jp/magazine/39003

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第82回 事務カフェのお知らせ♪

こんにちは、YPPの伊澤です。
昨日、東京は数年ぶりの大雪で、夕方からの帰宅ラッシュで各駅に人が溢れかえっていましたね💦
そして、いろんな人が雪だるまを作っていましたね⛄
路面の凍結が心配されるので、みなさんもお出かけの際はお足もとにお気をつけてください。

さて、先日開催された事務カフェの報告の前に、
来月開催される事務カフェにお知らせ行ってみましょう~🎈

第82回事務カフェ~請求書発行アプリ徹底比較検討会!

クラウド請求書

今回は上記10アプリをピックアップしました✨
記載してある比較内容は各ホームページの情報から、
「クライアント数100社の法人」を基準にした場合で一覧を作っています。

この中から、参加者様にひとり1アプリの無料版を試してもらい、
直感的に使いやすい?
導入するときの負担(顧客登録・品目登録)は?
一括印刷機能はある?会計ソフトへのデータ連携はどうなっている?
自動消込機能はついている? 
等をワーク形式で調査してもらいます!

ぜひ、ご興味のある方はご参加ください🌻

――――――――――――――――――――

日時:2月15日 (木)18時30分~
場所:YPP人形町事務

定員 6名様限定
※PCの貸し出しも可能です。
必要な方は事前にお声掛けください。

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込みはこちら

――――――――――――――――――――

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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2018年前半★☆事務カフェのお知らせ

こんにちは、YPPの伊澤です。

今日は来年の事務カフェの予定のお知らせです🌠

日程が変更となります。

2018年からの事務カフェは日程が変更となります。
お間違えの無いようにお気を付けください。

【開催日】
毎月第2木曜日 → 毎月第木曜日

【スタート時間】
18時00分 → 18時30

2018年前半の予定

・1月18日(木) 皆本 徳昭 氏(ミナモトクリエイティブサービス)

目まぐるしく進化をし続けるITについて、年に一度はしっかり聞いて、見直しておきましょう!
今回は、クラウド環境向けのウイルスソフトAIのセキュリティについてお話しいただきます。
前回の様子

・2月15日(木) ワーク形式

比較検討!請求業務がスムーズなアプリをじっくり試して使いやすさを検証してみましょう。
この機会に触ってみたい、触ってほしいアプリがある方は、ぜひリクエストください。
前回の様子(経費精算アプリ比較検討会)

・3月15日(木) 田中 範男氏(オフィスフォーティークラブ)

経営者と経理担当必聴の財務体質改善のために必要な視点や融資を受ける際の注意点、
飛躍的改善事例から学ぶ財務など、事例を絡めてお話をお聞きします。
前回の様子

・4月19日(木) 榎本 孝史氏(東京メトロポリタン税理士法人)

来年もやります、Excel勉強会!
前回、Excelのショートカットキーをとことん使用するツールまで作ってしまった榎本先生。
流れるようなキーボード裁きと、業務の効率化に直結するスキルを伝授いただきます。
前回の様子

・5月17日(木) 森 顕一氏(株式会社JMTC

Office365を使い倒したい!というお声をいただき5月に実現します!
「Office365は聞いたことあるけど、MicrosoftOfficeと何が違うの?」
「どんな活用方法があるの?」など、いろいろお聞きします!

参加ご希望の方はご連絡ください。

場所:YPP人形町事務

定員:10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp


☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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第76回事務カフェ開催報告♪Excel資料を連携させる優れものツール“kintone”

こんにちは🐰
YPPの伊澤です!

毎日の暑さで意識がもうろうとしていますが、
今日は東京にも久しぶり(?)に雨が降って気持ちがリセットした気分です。

そして、先週の木曜日は毎月恒例の事務カフェでした☕

Photo_17-07-18-14-43-12.935

 

 

 

 

 

久しぶりにウェルカムボードも一新です☺

さて、話題は本題に移ります。
上記の通り、今回のテーマは

「今までのExcel資料をクラウド上で連携させる優れものツール“kintone”」

Photo_17-07-18-14-43-05.542お届けするのは、事務カフェ講師としては初となる
アーキビジョン株式会社 CEO / UIデザイナー澤谷和明氏👏

 

kintoneって何?からその利点や機能説明と、kintoneで簡単に作れるアプリのデモを行っていただきました💻

ちなみに澤谷氏はYPPが現在構築中(一部稼働してます^^)のkintoneの開発にご協力いただいてます✨

kintoneとは?
サイボウズ社が提供するアプリを開発するクラウド型プラットフォーム。
誰でも作れて、その日からすぐに使える、マウスのドラック&ドロップでアプリの作成簡単にできてしまう優れものツールです。

例えばExcelでいろんな表を作っている企業があるとすれば、

  • 「誰かが使っていると使えない」
  • 「表がいくつもあって検索しにくい」
  • 「他の人が古い情報で上書きしてしまった」
  • 「Excelファイルが重くて開かない」
  • 「どれが最新版のファイルか分からない」
  • 「ファイルを紛失してしまった」

なんて経験ありませんか?

kintoneではこのすべてを解消できるんです🎈
しかも、いま使っているExcelファイルをそのまま移行できるほか、
コメント機能や変更履歴、更新通知、全文検索(※PDFなどの添付ファイルも)など備え付けの機能もとても充実しています。

しかも、開発もスピーディー!その日からすぐに使えるほか、
あいまいなまま作ってもトライ&エラーを繰り返しながら、
その場で修正ができるのが魅力です🌠

経費精算アプリの作り方~デモ~

とっても簡単なアプリを一つ作る流れを紹介します。

1

①はじめから作る

2

②アプリ名を決めます

画面の通り、左側にあるフォームを右側のフィールドにドラッグ&ドロップします。

3

③フィールドに必要なフォームを並べます

あとは、「フォームを保存」して「アプリを公開」にすれば完了です。

・・・これだけで、5分もかかってないです😅

今回使ったフォームは、
氏名・・・文字列(1列)
内容・・・文字列(1列)
金額・・・数字

この三つです。

4

 

もちろん各フォームの設定は、ひとつひとつ設定できます。

 

 

 

5

 

実際に入力するとこんな感じです👉

 

※アプリの動作テストもできるので、公開前に試したい場合はおすすめです。

今回は本当に簡単なアプリを1つ作成する手順を紹介しましたが、
kintoneでは複数のアプリ同士を紐づけて管理することや、
kintoneに限らず外部のアプリと連動することも可能です。

セールスフォースGoogleドライブドロップボックス会計ソフトfreeeMFクラウド・・・など、アイデア次第で形にできるので、
澤谷さん曰く、「kintoneでできないことはほぼない」とのことでした👏

本当に簡単なので、ぜひみなさんも試してみてください✨✨✨

30日間の無料お試しでまずは触ってみてください🎶

ご参加されたのは、「kintoneを知らない」というお客様がほとんどでしたが、終わるころには「早く触ってみたい!!」とみなさんわくわくされているご様子でした🐰

アプリの開発や、プログラミングと言ってしまうと「専門外なので・・・」と嫌煙しがちですが、kintoneなら頑張れると思わせてくれるはずです🌻

澤谷さん、ありがとうございました🎂

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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第76回事務カフェ告知★Excel資料を連携させる優れものツール“kintone”

YPPの伊澤です🎈

梅雨真っただ中でじめじめした日が続きますが、
皆様はどうお過ごしでしょうか?🐌

来月の事務カフェは講師としては初登場の
アーキビジョン株式会社 CEO / UIデザイナー澤谷氏をお招きして、
システム作成ツールについてお話しいただきます。

システムと聞くと難しく考えがちですが、
現在YPPでも同じツールを使ってシステムの準備中なので、
詳しい事例を含めて楽しく理解できるようにご紹介します💻

第76回
今までのExcel資料をクラウド上で連携させる優れものツール“kintone”』

システムは時間をかけて作らないといけないと思い込んでいませんか?
本来は、社内システム変更はスピードを求めたいところです。
そのニーズに応える手段の一つとして、kintoneを使ったアプリの作り方を解説し
「社内システムを比較的安価に自前で作れるようになる方法」をお教えします。

入力フォームを作る上で知っておいた方がいい配置の法則 や
無料で便利なウェブサービスと組み合わせる方法やコツ、
kintone導入のビフォーアフター事例 をご紹介して、
すぐに実践できる情報をお届けします。

単に使い方を紹介するだけでは退屈なので、
「どういう課題をどういう方法で解決できるか」という視点で注目のツールを紹介しつつ、
その一つとしてkintoneを重点的にお話しします。

また、普段なかなか紹介する機会がないUIデザイン
(画面や書体の美しさ・かっこよさ、使い勝手の良さをデザインする仕事)
についてもお話しできればと思っています。

日時:7月13日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務所

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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