こんにちは、YPPの伊澤です🌹
最近、急に冷え込んで、もう上着が必須な気候になりましたね☂
今年も気が付けばあと一か月半❕
年末に向けて、忙しくなる方もたくさんいると思いますが、
体調管理には気を付けていきましょう。
今日は先週12日(金)に開催した事務カフェの様子について報告します。
「ベテランから新人へ～経理をスムーズに引き継ぐ方法」
弊社代表の五味渕がYPPで培った実体験を元にお話いただきました。
今回フォーカスするのは、ベテランから新人への引継ぎです。
いろんな引継ぎ場面を見てきたYPPが思うに、
“分かっている”と、“分からない”のギャップの差を埋めるのがとにかく大変です💦
まずはダメな引継ぎを例に挙げ、そこから見えてくる伝わりやすり引継ぎを考えていきます。
やってはいけない引継ぎって？～「出し惜しみ型」と「放任型」
引継ぎ時にベテランが考えることは、ミスをされたくないというところです。
ましてや相手が新人だと、情報を小出しにすることが多いです。
また、自分もそう教わってきた経験がから、つい「出し惜しみ型」になってしまいがちです。
対して、一気に業務を説明したら、「あとはわからなかったら質問して」という「放任型」もNGです。
わからなくなって聞いてみたら、また違う資料が出てくるなんてことも。。
引継ぎがうまくいかないと業務全体の流れを理解するのに時間がかかってしまいます。
中途半端な理解は、「自ら考えよう」というモチベーションを奪うことにもつながります。
それでは、引継ぎどんな風に考えればいいのでしょうか・・・❓
“教える側”と“教わる側”の気持ちを理解しよう
前述の通り、引き継ぐ担当者（“教える側”）が業務に自信があると「出し惜しみ型」、
自分のやり方にあまり自信がない担当者だと「放任型」に大きく分かれます。
それによる“教わる側”への影響はどんなことがあるのでしょうか。
‟教える側”と“教わる側”それぞれが抱える不安・不満・未熟さを見ていきたいと思います。
【教える側の気持ち】
- 間違えられるのが怖い
- 新人の実力がわからない
- 何度も同じことを聞いてくる
- 業務に時間がかかりすぎ
教える側が未熟（教えることに慣れていない）だと、新人のレベルが図る確認や質問が不十分だったります。
自分の説明下手だと気づかずに、理解力が乏しいと思い込んだり、「わからない」ことがわからずに相手を委縮させてしまっていることがあります。
【教わる側の気持ち】
- 説明が不十分
- 資料が整っていない
- ファイル名や保管場所がわかりにくい
- 質問したいけど、忙しそうで聞きづらい
必要な資料の「あるべきもの」の予測や全体把握が弱かったり、前職と比べてしまう傾向があります。
また、ボキャブラリー不足や苦手意識から上手な質問や返答ができずに、「これぐらい常識でしょ」と言われてしまうことがあります。
スムーズな引継ぎをするにはどうすればいいの？
引継ぎを行う方の心得と引継ぎを受ける方の心得をそれぞれ挙げると、
【引継ぎを行う方の心得】
全体像や基礎情報、必要事項を順に追って話せるように準備する
渡す資料はわかりやすく整理する
【引継ぎを受ける方の心得】
メモを取って、理解したことをテキスト化し、引継ぎ担当者と共有する
受取った資料はわかりやすく整理する
ポイントは「引き継ぐ方」と「引き継がれる方」の共通認識を作ることです。
双方の気持ちを理解したところで、どちらも不安なんだということが見えてきたと思います🌼
前段が長々と書きましたが、この答えを見出すためにはやはり相手の本音を分かっておくということはとても重要なことだと感じました。
おまけ
業務を引き継ぐ経理担当者へ
＜引継ぎ前に準備したいもの＞
１．業務の洗い出し（日・週（曜日）・締日・月次・年間）
２．業務カレンダー
３．引継ぎ計画（業務項目と引継ぎの順序）
４．引継ぎカレンダー
その他 経理業務にとどまらない会社の情報
・会社の概要
・業務のフロー図
・スケジュール表（日・月間・年間）
・納品物（提出資料）と締切日一覧
引継ぎのタイミングでやっておくべきこと。
そう、マニュアルの作成です！
上記を改めて用意すると、経理マニュアルのベースができてしまいます・・・
マニュアルのINDEX作成についてはコチラをご覧ください。
今回はちょうどお客様と経理の引継ぎをしているところなので、
自身の振り返りにもつながりました🌞
引継ぎを頻繁にする方はなかなかいないと思いますが、
いざというときに「どこから伝えればいいんだろう」と焦らないよう、
まずは日々の業務の繋がりをしっかり理解して取り組んでいきたいですね✌
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お届けするのは、事務カフェ講師としては初となる
画像が荒くて恐縮ですが、全16項目で簡単なコピー&ペーストからシート間移動、列の削除・挿入などをショートカットキーを駆使して何秒でクリアできたかをランクで表示する、楽しみながらトレーニングができる代物をご用意頂いたのです✨
最後に、ショートカットキーを使いこなすポイントは、マウスを使わない！です。