2021年 9月 8日の投稿一覧

おすすめツール【Googleスプレッドシート編】

こんにちは!おまかせ事務代行 伊澤です。

残暑が長く続くかと思いきや、急に冷え込んで何を着ていいかわからない今日この頃です。
自分の服装はおろか子どもは何を着せたらいいかとても迷います。
夜寝るときは私は毛布を被っているのに子どもはパジャマを脱いで裸で転がっている…という我が家の日常です。
みなさまも寒暖差が激しい日が続くと思いますのでお身体気を付けてお過ごしください。

さて、今日はYPPメンバーさんに超おススメのツールのご紹介です!
Googleスプレッドシートを更にさくっと使いやすくしてくれる機能ですのでぜひご一読ください

【同時編集】Googleスプレッドシートの個人フィルタ機能を使おう

手軽に共有できるGoogle版Excelといえばスプレッドシート。
別の場所から複数人で作業することの多いYPPではなくてはならないツールです。

しかし、同時作業中に他の人が編集していて自分の作業がうまく進まなかった経験はないでしょうか?
特に多いのが作成した表をフィルタで絞り込むときです。
作成した表を活用するのに便利なフィルタ機能ですが、複数人で同時に作業するのは難儀なもの。
そんなとき、個人フィルタ機能を使えば他の人には影響を与えずに自分だけの絞り込み表示ができるので、複数人で作業をするときにとても便利です。
また、設定した個人フィルタに名前を付けられるので、自分が見たい絞り込み表示を設定しておけば次回使うときにフィルタで再度絞り込みをする手間が省けます。

フィルタ機能が有効になっている状態です。

使い方

  1. [データ]をクリック
  2. [フィルタ表示]をクリック
  3. [新しいフィルタ表示を作成] をクリック
  4. 画面のデータ周りの領域がグレー表示になる(フィルタ表機能が有効になっている状態)

このフィルタ表示状態にしてから絞り込みを行うと、自分だけの絞り込み表示をすることが出来ます。

使い方はとっても簡単です!

注意点

  • 同時共有&編集できる画面なので、作成した個人フィルタは自分以外の作業者も見ることが出来ます。
    自分が作成したフィルタ以外を触らないように気を付けましょう。
    また、他の人が作成したフィルタ機能を使用する際は声を掛け合って使うようにすることをおすすめします。
  • フィルタ設定後、表に行を追加する場合は要注意です。
    フィルタ範囲の設定は個人フィルタに反映されないのでグレー表示になっている領域の上部に表示されている範囲を修正して正しく絞り込み出来る状態にしましょう。

実際に使っているメンバーさんの感想

受発注業務でこの機能を活用しているメンバーさんに感想をお聞きしました。

2万行を超えるGoogleスプレッドシートの出荷管理表へ注文入力しています。

今までフィルタをかけて作業をすると、すべてのユーザー画面に反映されてしまい他の人の業務に支障がありましたが、個人フィルタを使うことで他の人の画面の見え方を気にせずに作業が出来るようになりました。

また、作成されたフィルタごとに絞り込み条件が保存されるのでフィルタに名前を付けてそれぞれ使い分けています。

例えば出荷管理表に注文を入力する人と出荷管理表から納品書や請求書等の書類を作成する人で業務が分かれていますが、両方担っている人はフィルタを業務ごとに分けて使っているようです。

そうすることでその時見たいフィルタを素早く表示できますよね。

2万行を超える表を使うとしたらフィルタ機能は必須ですね。
使い方はとてもシンプルだけど複数人で編集する場合はとても使いやすいので是非一度試してみてください!

参照元

https://support.google.com/a/users/answer/9308952?hl=ja
https://qiita.com/little_hand_s/items/c02135385698146b3229

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おすすめツール【Gmail編】

こんにちは!おまかせ事務代行YPP 伊澤です。

覚えていらっしゃる方はおられますでしょうか・・・?

2年4か月ほど産休育休を経て今月より復帰する運びとなりました!!!!
またよろしくお願いします^^

そんな記念すべき(?)復帰後初の投稿は、
メンバーさんにおすすめしたいGmailで使える拡張機能の紹介です♪
私がお休みをいただいている間に沢山のツールや機能が増えたようなので
すでに使っている人もそうでない人も是非参考にしてみてください☆

【業務効率UP】GmailでSimple Gmail Notesを活用しよう

メールを使っていてちょっとしたメモがつけられたらなぁ…と思ったことはありませんか?
紙の書類だと付箋を貼ることが出来ますが、メールにも同じようにメモを貼ることができると便利ですよね。Gmailなら拡張機能使えば簡単にメモを付けることが出来ます。

クラウドサインを通じて五味渕社長から書類が届きました。すぐに確認して返送できないので後で何をやるかをメモします。

メモに入力した内容は受信トレイのリストに表示されるだけでなく、Google Driveにも保存されます。
ボタン一つでGoogleカレンダーへ追加することができるので、例えば「〇日までに返信する」など返信期限のあるメールも忘れずに予定として管理することが出来ます。
またカレンダーには該当メールのリンクが自動で貼られるので内容を忘れずにチェックすることが可能です。

使い方

  1. 拡張機能をインストール
    Simple Gmail Notes はchromeウェブストアから無料でインストールできますhttps://chrome.google.com/webstore/detail/simple-gmail-notes/jfjkcbkgjohminidbpendlodpfacgmlm?hl=ja
  2. メールを開くとすぐ上にメモパネルが表示される
  3. メモパネルの上に表記された“please log in to~”からログインをする
  4. メモを書き込む

入力したメモはリストビューの件名の前に表示されます。
16色のラベルが選べるのでメモの種類によって色分けすることもできます。

注意点

  • メモはSimple Gmail Notesがインストールされたブラウザ内でのみ見ることが出来ます。
  • 入力したメモはスマートフォンのGmailアプリでは表示されません。
  • ※スマートフォンでメモ表示を見たいという方は「Simple Mobile CRM」というアプリをインストールする必要があります。ここは掘ると長くなるので省略します…
    詳しく知りたいという方はこちら https://www.simplemobilecrm.com/
  • メモはGoogle Driveに保存されていくのでこまめにファイル内の整理をしましょう。

実際に使っているメンバーさんの感想

受発注業務でこの機能を活用しているメンバーさんに感想をお聞きしました。

8名で同一アカウントのGmailを代わる代わるチェックして対応しています。

例えば発注依頼のメールが届くと、リストビューには個人名が表示されるなど会社名が載っているわけではないので会社名を探すために都度メールを開く必要がありました。

Simple Gmail Notesでメモに会社名を最初に入力しておけばリストビューに表示されるので何度もメールを開いて会社名を確認しなくて済むし、メールのやりとりが続いた場合に申送りを入力しておけば他のチームメンバーが過去のメールを遡らなくても次のアクションが取りやすくなります。

Simple Gmail Notesを使うことでひたすらメールを検索することがなくなったのでとても助かっています。

今回は複数人で活用しているお話を聞きましたが、個人でもメールのやりとりが特に多い方でしたら効率アップにつながるかもしれないです。
無料でインストールできるので是非お試ししてみてください!

参照元

https://www.lifehacker.jp/2017/04/170418_chrome_gmail.html

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