こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

緊急事態宣言も続いており
テレワークを推進したいものの、
色々な(社内の)障壁の前にうまくいかず、悩んでいる方も多いと思います。

システム導入は上司や他部署がやっていたとしても
今のうちに現場で出来ることがあります。

その一つが『表記ゆれ』を直しておくこと。

たかが表記ゆれ、されど表記ゆれ

Excelでフィルターをかけてグルーピングする際に
いくつもチェックをしないと、欲しい情報が集約できないとしたら、
『表記ゆれ』による手間が発生している証拠です。

よくあるのが、数字やカタカナの半角全角交じり。

「1期」と「1期」のように全角半角が混ざったデータをよく見かけます。

また「長﨑・長崎」「斎藤・齋藤」など、同じ音での漢字違いも
殆どの会社のデータに潜んでいると思います。

そして大きいのが、会社の会計システムの「補助科目」での取引先名と
受発注処理や顧客管理システムでの取引先名の『表記ゆれ』。

新しいシステムにデータ移行する際は必ず、
『これを機に表記ゆれをなくしましょう』とデータを精査するステップがやってきます。

システム移行期間は、新旧のシステムを使う二重作業が必要なことも多く
現場の負担は一時的にかなり膨らみます。

一つでも事前に減らせる作業が、小さいようで大きい『表記ゆれ』の修正です。

今日使っているExcelの『表記ゆれ』を一つ直すところから
始めてみてください。

あとできっと感謝されます!