防災という視点で業務フローを見直してみても、DXにつながる

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今日はDXを進めたい方に
職場に投げかけるボールを変えてみたら進むんじゃないか?ということを
シェアしたいと思います。

先週金曜日に
メンバー事務カフェで『防災』について学びました。

YPPでも阪神淡路大震災や東日本大震災、熊本自身で被災したメンバーさんが居ます。

体験した方の声を直接聴いたり、
防災対策を平時から取り組んでいる方のお話を聴いて
備えを見直そう!という勉強会でした。

勉強会当日のもようは、事務カフェメンバーの報告記事に譲るとして
しばし会社の防災について考えてみました。

YPPはお客様の大事な経理・受発注業務・給与計算等を担っています。

被災してPCが使えない、ネットに接続できない
そんな時にも
滞りなくお支払いができるように全てバックアップ体制ができているか?

改めて見直してみると
チーム制で地方にメンバーが分散し、
どこかで何か起きても崩れない体制が出来上がっている現場もあれば、
その人に何かあったら業務が滞る、という現場も0ではありませんでした。

少量の業務でもペアを組み、
極力「属人化を避ける」YPPであっても
近隣メンバーがペアなら、広範囲の災害時にはお互い被災する「残存リスク」を抱えています。

少なくとも
会社やお客様先に行かなくても
自宅からテレワークで仕事ができる環境は以前からあり、
コロナによって更に整いましたが
広範囲の被災があった場合に
離れたエリアに確実に、同じ仕事を分かっているメンバーが居て補ってくれる というレベルで業務の継続性を担保するには
これから一つずつの現場の丁寧な(定期的な)見直しが欠かせません。

テレワーク主体のYPPでさえ完璧ではないので
全員が会社に出勤している場合は尚更
「いざという時の備えを」と言われても
ソフト・ハードともに環境整備のハードルは、とても高く感じそうです。

少しでもご参考になれば、と思い
YPPのやり方をご紹介します。

まずYPPで「最初の一歩」を踏み出す場合
一人で抱えないように、仕事のペアを探すところから始めます。

防災対策であってもテレワーク導入であっても
1.小さな仕事単位でペアをつくる(共有化・見える化)
2.会社以外でも作業できるようにする(ペーパレス・クラウド化)
3.更なるリスクヘッジを考える(災害時対応のルールを決める)

この順番で
地道に粘り強く、進めていくしかありません。
(通常ではアウトソーシングをきっかけに上記1と2を同時に進めます)

事務の現場にいる人は、
急激な変化よりも少しずつ試しながら工夫して進めるやり方に
安心感を抱くタイプが多い
ように思います。

このような「緊急性は高く感じられないけれど、重要性は高い仕事」は
「時代の流れに乗ってDXしよう!」といううたい文句より
「お客様や取引先様にご迷惑をおかけしないように備えよう」という動機の方が受け入れられやすいでしょう。

なかなかテレワークが進まない職場は
ハード面の導入検討の前に
「どうしても滞らせたくない仕事」でペア担当をつくるところから
始めてみてはいかがでしょうか。

地震は今年中に起きるか分かりませんが
台風は間違いなく今年もやってきます。

天候の悪い日は出勤しなくても仕事がサクサク進められる。
そんな環境整備の検討は早く着手して損はない!と思います。

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