共有しているExcelで、知らないうちに数字が変わっている?!

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こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

昨日のこと
あるメンバーから『集計の数字を間違えたかもしれない』と
焦った声で電話がありました。

『土曜日なのにすみません』と恐縮しつつ
でも間違っていたら大ごとなので、電話をかけたとのこと。
早速、ZOOMの画面共有を使って、二人で検証を始めました。

ある販売実績データ(Excel)を部門・住所・顧客番号順に並べなおし
購買日と金額を毎月集計している[年間推移表]があるのですが
お客様から届く毎月の販売実績Excelのうち
過去2カ月だけ、2名の顧客番号が違っていた月がありました。

顧客番号が変わることはあるのですが、
3か月目から従来の番号に戻っているので、
2カ月だけ変えるとは考えにくく、今回のケースは
【意図して変えた】のではなく
【間違えていた期間があった】と考えるべき。

この番号違いに発生当時に気づいたYPPメンバーは
番号が異なった状態で並び替えをすると正しい集計にならないため、
問題の2カ月に関しては
正しい顧客番号に修正したのち並べ替えをして、正しい年間推移表を作成していました。
が、今月分を更新しようとして
ふと【間違った番号のまま並べ替えをしたとしか思えない、過去の数字のズレ】に気づいたのだそうです。

メンバーと二人でデータや作業履歴を調べていくうちに
お客様側で、どうやら間違った顧客番号のまま並べ替えをして作業を行い、
データを上書き保存していたことが判明しました。

共有ファイル「あるある」の一つです。

何かミスが起きる際は
【大事なことほどお伝えいただけていないもの】。

幸いにも納品控えのファイルがYPP側にあり、正しいデータを上書きすることで
さほど時間をかけずに修復出来ましたが、
自分以外の人が触る可能性のあるファイルは
取扱いのあり方や、どのタイミングで誰が何を行うか
【運用ルールを明確にしておくこと】がとても大事だと改めて痛感しました。

また、①Sheetやファイルを保護して「編集不可」にする、②元データはExcelをやめて(kintoneや受発注システムなど)書き換えにひと手間かかるようにする
など「脱エクエル」も、一案です。

ミス発生リスクが残ったままのExcel共有は
必ずと言ってよいほど、
再調査や修復の手間(=余計な事務コスト)が、かかります。

Excelは、データの一覧表示や集計・グラフ化には大変便利ですが
一つのタイプミスでデータが変わってしまう脆弱性と表裏一体。
特に【確定版データ】は保管用に徹して
なにか追加作業する際は、必ず別ファイル名保存をしてから使うなど
共有時の運用ルールを徹底したいですね。

以上、現場のヒヤリハット事例からの共有でした。

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