マニュアル作成のちょっとしたコツ

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

 

経理の現場を引き継ぐとき、
マニュアルを見せていただくことがあります。

今まで見た中で一番立派だと思った超大作は、
すごく丁寧で、経理の『考え方』なども書かれていて
とても好ましい気持ちになりました。

一方で、書いた人以外には分からないと思う“残念なメモ”も、数多く存在しました。

【マニュアル作り】を仕事として依頼いただくようになり
それこそ『考え方』『マニュアル作成の目的・意義』からお客様と相談するようになると
より、マニュアル作りの大切さ、奥深さを感じます。

 

良いマニュアルは、目的が明快です。

先月ご依頼のあったお客様は、一言で言えば
『大切な社員を守るため』にマニュアルを作られました。

これはしてはいけない、という禁止事項が
就業規則に書いてあっても、日常の仕事では思い出すことはありません。

長年勤めるうちに「これぐらい良いだろう」という気の緩みや
モチベーションダウンしたときに、ふと、魔が差すこともあり得ます。

 

マニュアルを作っていく作業は、地味です。

ひたすらヒアリングし、業態の把握
的確に誤解のない言葉のチョイスを検討し
見た目も、分かりやすさを心掛ける。

自分が分かるか、ではなく
初めて見た知らない誰かがわかるか、を考える。

 

この仕事は色々な面を鍛えられ、学ぶところが多いです。

 

マニュアル作りが必要だと思いながら
なかなか着手できない方のために、いくつか簡単なコツをご紹介します。

 

1.定期的なスケジュールを決める
(これが成否を握るといってよいくらい。
判断基準を示す人、決断するキーマン、中小企業ならトップがきちんと出席できる日程が必要です)

 

2.役割分担を決める
(ヒアリングが得意な人と、まとめるのが得意な人は必ずしも一致しません。
むしろ複数の目でみて、複数の耳で聞くことの良さがあります)

 

3.大まかなマニュアルINDEXを作成する
(マニュアル化したいこと・テキスト化したいことは次々と見つかります。
目的に合わせて、優先順位を決めるためにも、俯瞰できるINDEXの存在は大きいです)

 

4.ヒアリングは録画・録音で記録を残す
(人の記憶は思っている以上に曖昧で、同じ場にいた全員で解釈が違うこともあります。
録画があれば、ヒアリングしている最中は聴くことに集中しやすいのも利点です)

 

5.少しずつ作成してはチェック・配布・見直しを繰り返す
(一気に大作を作り上げるのではなく、着手しやすい「手順だけ」「注意事項だけ」という
小出しに作成して、職場に落としていき、理解できているかを確認することが有効です)

 

6.ヒアリングは業務を知らない人が行う
(これが意外と大きく、知っている人同士で作っていると、当たり前すぎて省いてしまう言葉が多く
肝心の主語がない等、新人がみても分からないものが出来上がりがちです)

 

以上、どんな業界にも共通する『マニュアル作成のコツ』をご紹介しました。

 

コロナで仕事が減ってしまったときは、
地に根を張る時間をつくるチャンスかもしれません。

最初は一つの張り紙からでもスタートして
社内のルールの周知など
意外と徹底できていなかったことを徹底することで
また繁忙期に突入する前に、備えられると良いですね。

自社で人員を確保するのは難しいけれど
マニュアル作成の必要性は感じている、という方は、是非一度ご相談ください。

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