その資料は、その数字は、本当に必要ですか?

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

かつて読んだ本
サイゼリヤ創業者の正垣 泰彦 さんがお書きになった
『おいしいから売れるのではない 売れているのがおいしい料理だ』の中に
【追いかける数字は一つに絞る】という教えがありました。

そんなことを改めて思い出した出来事を共有です。

先日、年商2000憶円を売り上げる経営者の先輩に
社内システムと帳簿を見せて頂きました。

日々、全国の営業所の多数の部門から膨大な件数の受注伝票や仕入伝票が
膨大に起票されているはずで、
事業もグループ会社も多岐にわたり、
さぞかし細かなデータなのだろうと思いきや・・・

売上・仕入・利益 のみ
iPadのタブレット半分程度のスペースに、
シンプルな数字が表示されていました。

その方が仰るには、、、『たくさんあると、分からなくなるでしょ』

よく「商品ごとに分析したい」「部門別管理がしたい」など
細かく分析したいという経営陣のリクエストで、すごい表を力作する現場は数多くありますが、
この会社さんは、事業ボリュームとは正反対に、驚くほどシンプル。

『足し算と引き算だけなら、みな、分かるでしょう』

この数字は日々更新され、全従業員と共有しているのだそう。

データ収集をシンプルにしていることで、手順が少なく作業も早く
結果、常にタイムリーな数字が入手できています。

『何とか率って小難しい数字を見て、日々の仕事に本当に生かせますか?』

つい細かいデータを見たくなり、
一度分析用に指示した資料が、毎回作成されるようになり
気付けば、誰もそんなにチェックしない数字も
丹念に拾うために、幾人もが手数をかけていることが、よくあります。

手順が多ければ、そこにヒューマンエラーが生じる確率も上がり
確認・修正作業に検証の打合せ云々と、延々と手数は増えていきがちです。

毎月作成している資料
毎月行っている作業
果たして本当に必要? 
と資料作成を指示する側も、指示を受けて作る側も、
【双方でこれまでのやり方を疑ってみること】が大事だなと、つくづく感じた次第です。

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