【YPPメンバー事務カフェ】第5回 開催報告

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る

2020年初となる第5回のメンバー事務カフも、事務局スタッフのメンバーさんより、
開催報告をしてもらいます^^

それではどうぞ!


こんにちは。

先日、2020年初となるメンバー事務カフェが開催されました。
Excelをテーマにしていることもあり、もっと小技や時短テクを知りたい!というメンバーさんや、
Excelはあまり触ったことがないという初心者のメンバーさんなど、過去最多の12名が参加してくれました!

では早速そのときの様子をご紹介します。

■第5回メンバー事務カフェ
『知っていると差がつく!Excelの小技紹介&Excelなんでも質問コーナー』
■開催日時:2020年1月16日(木)10時~11時30分

今回講師をしてくれたのは東京都在住のメンバーさん。
YPPでは情報システム部門のスタッフ、プロジェクトマネージャーとして複数のお客様の業務改善に日々奮闘中です。
システムエンジニアだったキャリアを活かし、現在YPP学びの場プロジェクトExcelブートキャンプの講師をしてくださっています。

参加者の自己紹介を終えて、講座が早速スタート。
まずは、知っておくと便利な小技の紹介からです^^

・条件を指定してジャンプ
・区切り位置
・フィルタの様々な使い方
・VLOOKUP関数

上記4つを、画面共有しながら説明していただきました。
その後、この機能をフル活用して、1件ずつコピペするしかなさそうな作業でも
実はもっと効率的に、そして確実にできる!というところを、実際の操作を画面共有で見ながら学びました。

Excel機能の使い方を機械的に説明するのではなく、なぜここでこの機能を使うのか理由もあわせて
説明していただいたのでとっても解りやすかったです^^

その中で便利だと思ったExcel機能を紹介します。

<空白ジャンプ>
空白がたくさんあるとき、1つずつ削除していたら時間がかかります。
そんなときは[ホームタブ]→[検索と選択]→[条件を選択してジャンプ]→[空白セル]→OKを押すと、空白のセルだけが選択されます。
その状態で選択されているセルの上で右クリックをし、メニューから[削除]→[上方向にシフト]
これで空白のセルが一度ですべて削除されました!

講師の方が実際に作業している所を見て思ったのが、同じ作業をするのでもショートカットキーを使うと
それだけでスピードはかなり上がるなぁということでした。

ここでショートカットキーの紹介です。
・Ctrl+↑↓→←
押した矢印の方向にあるデータの始まりや終わりのセルに移動する
・Shift+↑↓→←
選択範囲を1行(1列)ずつ拡大する

私はいつもマウスを使って操作していたのでこれからはショートカットキーを使おうと思いました!

ここで印象に残った話を2つ。

1つ目は手作業より時間がかかっても手作業ではなく、なぜ関数&Excel機能を使うのか?
その理由は正確だから。どうしても人の手で作業をすると間違えないとは言い切れないし、
ダブルチェックにも時間がかかります。関数を使うと1つの関数だけチェックすればあとは反映するだけなので時間の短縮にもなります。

この話を聞いたとき、確かに!と納得しました。

2つ目はExcelではひらめきがポイントということ。「この作業Excelの関数でできるかも…」とひらめけば
やり方を知らなくても検索することができれば大丈夫。ひらめくためには色々な情報に触れておくことが大事だとおっしゃっていました。

今回操作をしながら説明してもらった作業も、実際にお客さまから依頼があった時に講師の方が
「この方法で出来るかな…」とひらめいたことがきっかけで、1件ずつコピペする方法ではなくExcelの機能を使って
効率的に正確に作業することが出来たと話していたので、色々な方法を考えながら作業するのは大事だなと感じました。

続いての質問タイムでは、いくつか出た質問について、みんなでアイデアを出しあって解決策を考えたり
講座の中で少し触れた関数について、もう一度ゆっくり解説をしたりしながら、とても盛り上がりました!
普段一人で悩んでいることも誰かと共有することで、自分では思いつかなかったアイデアや新たな発見があり
顔を合わせてのやりとりはいいなと改めて思いました^^


☆参加者の声(一部抜粋)
■メンバーAさん
とても有意義な時間を過ごすことができました。
講師の方のパソコンの動きを見ながら、
ショートカットキーを意識的に使うようにしていきたいと思いました。
また頭を柔らかくして色々とどうしたら便利だろう、効率化につながるのかなど
考えていきたいと改めて感じています。

■メンバーSさん
担当案件でExcelは使用しているものの
ショートカットキーがなかなか覚えられず使いこなせていないのですが、
やはり講師の方のカーソルの動きや画面の切り替わりの早さを見ると、
ショートカットキーが使えるのと使えないのでは
作業の早さにかなり差が出てくるなと実感しました。
少しずつでも覚えて使えるようになりたいと思います。

■メンバーEさん
大変有意義な勉強会でした。
ほんの一例とは言え、本当の案件で講師の方がどういう思考回路でエクセル技を使いこなすのか、実演してくださって分かりやすかったです。
たくさんの事例を浴びることで経験を積めるということでしたが、なかなかこんなに詳細に事例を見せていただくことはできないので(実務上触れているものは完成されていて、その経過はわからないことが多いので)とても貴重でした。

■メンバーSさん
実際に表に落とし込み作成する実践的な講義で、とても分かりやすく
とても勉強になりました。
共有画面を使ったZOOMならではの 実際のイメージを描いて勉強できたことが、
とても嬉しく思いました。
丁寧な講義をしていただきありがとうございました。

・メンバーSさん
実際のデータを活用してのご説明でしたので、とても分かり易く「なるほど!!」と理解できる点が多くありました。特にVLOOKUP。
今まで何が何だか分からずに使っていた時期がありまして、是非ともしっかり理解して今後活用できるようにしたい!と思っていたので、
今回勉強できて何より良かったです。
また、関数や機能で使い方を忘れても「こういうものがある」と覚えていれば、あとはググればやり方は分かるので、まずは
どんな機能があるか関数があるかを記憶に留めて頂きたい、という講師の方のお言葉は、今後のお仕事にもとても参考になりました。

■メンバーFさん
大変勉強になりました。講師の方のようにエクセルを使いこなせるようになりたいと思いました。おすすめの本は早速購入しました。
また機会がありましたらぜひエクセル講習をお願いします。

■メンバーTさん
早速、エクセルの本購入しました!
全国各地のメンバーとZOOMでお顔を拝見しながら、勉強ができるのはとても新鮮で、励みになります。
いつも自宅で、チームで仕事をしていると言っても孤独感もありますので、こういう機会があると「頑張っている仲間がいる!」っと実感できて嬉しいです。


☆次回のメンバー事務カフェは下記の日程・テーマでお送りします!

■第6回メンバー事務カフェ
『在宅ワークで収入UPを目指すには?これから求められるスキルとは何か。』
■開催日時:2020年2月20日(木) 10時~ ※80分程度を予定

次回は、ついに…YPP代表が登場!
働き方改革や様々なツールの登場で、在宅ワークを取り巻く環境も日々変化しています。
「在宅だから稼げない」ではなく、武器となるスキルがあれば「在宅こそ最大限時間を有効に使って稼げる」時代になりつつあります。

今回は、日々お客様と接しているなかで感じている、これから確実に必要とされるスキルについて現場の声を交えてお話しします。
在宅ワークをメインに頑張ろうと思っている方、ステップアップを目指しているメンバーさんなど必聴です^^

参加方法などの詳細については、近日中にメンバー向けメールにてご案内予定です!
たくさんのご参加、お待ちしています^^

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • LINEで送る