Review
お客様の声をご紹介
YPPは『自動運転付きのナビゲーション』
── 業務改善のプロが、なぜ自社のバックオフィスを外部に託したのか。
■ 株式会社 すごい改善
株式会社すごい改善は、Excelを活用した業務効率化・自動化に特化した専門企業です。企業向けの研修・コンサルティングに加え、Excel業務の定額制アウトソーシングを提供し、組織の生産性向上を支援しています。社名は、創業時にクライアントからいただいた「これはすごい改善だね」という言葉に由来。小手先のテクニックに頼るのではなく、業務のボトルネックを根本から見直す。数秒の短縮の積み重ねから効率化を生み出すという姿勢を大切にされています。
株式会社すごい改善（WEB）
株式会社すごい改善（オンライン講座）
■ YPPが支援しているお仕事
バックオフィス総合支援（業務整理・体制構築・士業連携・実務運用サポート ほか）
■ お話を伺った方
吉田 様（代表取締役）
内製化はリスク。だから、すべて任せたほうがスムーズだった
―― YPPにご相談いただく前の社内の状況について教えてください
吉田 様：
五味渕社長（YPP代表）のブログは以前から拝見していましたし、実際にお話しする機会もありました。そんな中、弊社もだんだん事務周りが逼迫してきたタイミングで「いよいよYPPさんにお願いしよう」という流れになったんです。うちは部署を構えるほどの規模ではないので、妻が経理担当として長年支えてくれていたのですが、業務が忙しくなり、なかなか手が回らなくなってきていて。ここは思い切ってプロに外注した方が、結果的にすべてがスムーズに進むだろうという判断でした。
―― 外部に任せることへの不安はありませんでしたか？
吉田 様：
もちろん、どこでもいいというわけではありません。ただ、五味渕さんなら安心だという信頼がベースにありましたし、そもそも、うちの情報なんて大したもんじゃないと思っているので（笑）、そこについてはあまりこだわっていなかったですね。また、YPPさんはチーム制だというのも大きかったです。特定の担当者一人に依存する形だと、その人に何かあった時に止まってしまいますが、バックアップ体制があるのは安心ですよね。弊社ももともと全員フルリモートで、チャットでのやり取りが当たり前の文化なので、その点も全く違和感はありませんでした。
ダブルチェックします、と言う業者は仕事を受けるべきじゃない
―― アウトソーシング先を選ぶ際、重視しているポイントは何でしょうか？
吉田 様：
もし何かミスがあった時、「今後の対策としてダブルチェックをします」という対策を考えるようではいけないと思います。「ダブルチェックじゃミスは防げない」からです。自動化するなどしてそもそもミスが起きない仕組みを整えなければいけない。あとは「できることとできないことの線引きが明確であること」。うちで例えるなら、エクセルで請求書を作れるからといって、じゃあ請求書の発送代行もやるかといったらやらないですよ、絶対に。それはノウハウがないからです。エクセルが使えるのとは全く別物じゃないですか。その点、YPPさんは「できないことは受けない」という、非常に責任ある誠実なスタンスで仕事の受け方をされています。お客様の仕事を引き受けるときに、そこに「（不確かな）チャレンジ」があってはいけない。過去何十年、何百件もの支援実績があるからこそ、「ここなら託しても大丈夫だ」という安心感が最初からありましたね。
便利なものはあるけれど「数秒の短縮」と人の手は不可欠
―― AIや自動化ツールが進化する中で、バックオフィスの仕事はどう変わっていくとお考えですか？
吉田 様：
全体的には意外と変わらないと思いますよ。AIを使いこなして自分で何でもできてしまう人は全体の1割以下でしょうし、残りの9割はそうではない。だから、事務の仕事がなくなることは絶対にありません。これまで弊社は、「10時間の作業を1分にする」といった時短幅の大きい、いわば「派手な改善」にこそ価値があると思ってきました。でも、実はそうじゃない。1分、2分、あるいは数秒の短縮の積み重ねこそが、現場にとってはものすごい価値を持つんです。
―― 数秒の積み重ね、ですか
吉田 様：
時短幅そのものは、数字で見れば大したことがないかもしれません。でも、日々の煩雑な作業から解放されることの心理的なメリットって、実はすごく大きい。事務の仕事って、AIに取られるとか、AIが代わりに何でも解決してくれるという感覚ではないんですよね。今は何でもAIで解決できると思われがちですが、例えば労務のような法的な知識や、その場その場での専門的な判断が必要になるものは、やっぱりAIじゃ無理な領域ですよね。結局、最後は人間が手を動かさなきゃいけない部分は必ず残ります。そこをAIに期待するんじゃなくて、人間がやらなきゃいけない実務の中にある無駄をいかに削ぎ落として、本来の仕事に集中できる環境を作るか。そういう「環境作り」こそが、一番大事なんだと思います。
どの道で行きますか？と道順を聞かれない快適さ
―― 実際にアウトソースをされてみて、一番の変化は何でしたか？
吉田 様：
あんまりこういうのをエモく語っても嘘くさくなっちゃうので言いませんが（笑）、結局、現場に一番刺さるのは「ストレスから解放された」という事実なんですよね。やりたくないのに、立場上やらなきゃいけなかった業務から解放される。これは本当に嬉しいことです。なかでも今回一番ありがたかったのは、「やり方を考えるところから全部を手放せた」ということなんです。
―― 脳のメモリを解放する感覚でしょうか？
吉田 様：
ええ。例えば、月次決算という目的地さえ決めれば、あとはそこまでのルートを勝手に作って導いてくれる。まさに「ナビ」ですよね。代わりに運転もしてもらっているわけですから。タクシーに乗って「どの道で行きますか？」「どこで曲がりますか？」といちいち聞かれるのは、実は一番ストレスなんです。道がわからないからプロに頼んでいるわけで……。そこで変な選択を迫られないのが、実は一番大事なことなんですよ。「最適解はこれですから、黙って任せておきなさい！」とバシッと言ってもらえるのが、何よりありがたい。だからYPPさんは、単なる作業代行ではなく『自動運転付きのナビゲーション』なんですよね。
代行費用は「当たり前の水道料金」と同じ
―― コスト面や費用対効果については、どのように捉えていらっしゃいますか？
吉田 様：
代行サービスに払う金額が高いか安いかって、売上規模にもよると思うんですけど、当たり前の水道料金がもったいないからって水道止めないじゃないですか。
―― 水道料金！もはやインフラになっているんですね
吉田 様：
そう、うちにとっては同じですよ。例えば営業代行なんかは、やっても必ず成果が出るとは限らない「変動」のものですよね。でも事務の代行は、確実にやればやった分だけ時間が浮くわけなので、相手が助かるわけですよ。お金を払っていることを忘れているわけじゃないけど、日々のストレスをなくして業務を回すインフラとして考えれば、決して高いものではないですよね。
個人事業主はリスクに弱いから･･･
―― 最後に、アウトソーシングを迷っている企業へメッセージをお願いします
吉田 様：
アウトソースをお勧めする最大の理由は「属人化の防止」に尽きるんじゃないですかね。担当者が抜けてしまったり、急に病気になったりした時に業務が止まらないよう、あらかじめ外に預けておく必要がある。だからうちも「内製化はリスクでしかないよね」という考え方なんです。
今は個人の方に安く頼めるサービスもありますが、「継続的な代行」となると、どうしても個人事業主はリスクに対して弱い。本人が倒れましたとか、いっぱいいっぱいですとか、急に連絡が取れなくなったって話は結構聞くので。その点、YPPさんは実績もあるし組織としてもしっかりしている。ちゃんと人数がいて、組織力・チーム力がある。この安心感は、何物にも代えがたいです。
すごい改善様は、エクセルやマクロを駆使して企業の業務を劇的に効率化する、仕組み化のプロフェッショナルです。
お話を伺う中で、システムでは決して解決しきれない「人の領域の煩わしさ」を誰よりも深く理解されているからこそ、パートナーにYPPを選んでくださったのだと気づかされました。特に印象的だったのは、「やり方を考えるところから全部手放せたのがありがたかった」という言葉です。その言葉の奥には、決して作業を無責任に放り投げたわけではなく、プロとしての実績を信頼し、自分たちを縛っていた判断や実務を「手放すことができた（委ねられた）」という、深い安堵感のようなものがありました。
「どうしますか？」と毎回判断を委ねるのではなく、こちらから最適なルートを提示する。ただ作業を代行するのではなく、お客様が抱える「悩む負担」や「考える負担」そのものを共有して引き受ける。吉田様の言葉から、伴走者という関わり方の意味を、改めて考えさせられました。
「エモい表現は嘘くさくなるから」と笑う論理派の吉田様ですが、その言葉の端々には、お互いの専門性をフラットに尊重し合う、静かな信頼関係がにじんでいたのが印象的でした。
（取材・文：YPPつなぐ課）
※掲載内容は取材当時のものです。
※本記事の掲載にあたり、株式会社すごい改善様より写真素材のご提供・掲載許可をいただいております。
