事務カフェ

第87回事務カフェ「知らなかった!Excel便利機能」

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第87回事務カフェは、毎年恒例
東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史先生をお招きして「Excelを知る」1時間半でした。

例によって長年にわたり、時間勝負の経理現場で鍛えられた榎本先生ならでは

「いくら探求してもしきれないExcel」の中から

厳選された“これは知っていたら使う!”便利機能

ビックリするほど、短い時間に凝縮して
「こんなにも?!」と盛り沢山で教えていただきました。

初心者の方にこそ聞いていただきたい!と事前に広報したのですが
当日参加されたのは「わりとExcel使って、関数やちょっとしたマクロ組んだりしています」という
“腕に覚えがある人”が結構いました。

今回は超初心者編で基本的なところを広く浅くやってほしい、とお願いしていた主催者としては
Excel中級者の方々を前に、一瞬ひやりとしたのですがまったくの杞憂でした。

「あ、これは知っている」というものもありますが
「えー、そういうこと、出来たんですか?」「うそ、初めて知った!」
「そんな画面、見たことなかった」が次々と繰り出され、

きっと参加された方々はご満足いただけたと思います。

ハングアウトで自宅から参加したメンバーのMさんも
まるでクイズ番組かお笑いをテレビで観るように楽しそうに
時々「うわっ!」とか「HAHAHA(≧▽≦)」と声をあげて笑ってくれて、
まさに主催者冥利に尽きるナイスリアクションでした👍

そして楽しい講義に思いっきり、写真を撮り忘れてしまい💦
いっそのこと夏の楽しそうな写真をアップしてしまいました。

満席によりお断りした方や、体調不良で急遽来られなかった方から
同じテーマで是非やってほしい、とご連絡をいただいたので
ここでネタバレはやめておきますが、、、一つだけ
「広く浅く知りたい方にぜひ知ってほしいもの」をご紹介します。

 

キーボードのアプリケーションキー

キーボードにマウスとメニュー、
もしくは上記写真のようにメニューを模倣したマークがついているこのキー。

これは「アプリケーションキー」といって

マウスの「右クリック」と同じ働きをするキーです。

 

私はよく書式設定を選ぶとき
このアプリケーションキー + F で立ち上げています。

Ctrlキー + 1(数字)のショートカットキーのほうがメジャーかもしれませんが
Ctrlキーは左手小指を使うことの多い私は
アプリケーションキー + Fの方が何となく押しやすい。
いずれにしろ、もしこのブログでまた
アプリケーションキー=右クリック を知る人が増えてくれると嬉しいです。

榎本先生いわく
「Excelを使いこなせない」と嘆く人がいますが
そもそも使いきれないくらいに機能があるので
「使いこなそう」なんて最初から思わなくてOK!

Excelは「知っているか、知らないか」だけですぐ使える機能が沢山あるので
まず「知ろうとすることが大事」。

さて9月の事務カフェですが。。。

今回満席でお断りした方、急遽体調不良で来れなかった方
あとから知ってぜひ開催してほしいという方のお声を受けて

もう一度!9月も同じテーマで榎本先生がご登壇くださることになりました。

事務カフェ、長年やっていますが
来月もまた連続でやってほしい!とお願いするのは初めてです。

Excelは毎日使うもの。
だからこそ、ちょっとした「知っていること」の違いの積み重ねが貴重です。

「こんな時間が掛かる仕事を頼まれて…」と思っていたことが
実は「ある機能」を使うと、
今までの10分の1以下の時間で出来ることがわかる。

それがExcelのすごいところ、というか
知らないと怖いところです。

私も、榎本先生やExcelの達人がお話するたびに
「知らなかった~」を連発中です。

何年もご登壇いただいても、まだ尽きないのは
世界中の人の「これがあったらいいな」の声を受けて
Excelも、進化し続けているからでしょう。

気になる方はぜひ9月の事務カフェにおいでください。

 

【第88回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:9月20日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

pcはお貸出しも出来ますが、数に限りがございます。

また、ご自身で持参いただくとその場で色々な設定ができますので
ぜひノートPCをお持ちください。

ご参加お待ちしております。

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。

2017年は、福島県川内村で100年構想で
ふくしまワインベルトづくりに挑む「かわうちワイン」さんへ
寄付させていただきます。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

 

第86回事務カフェ報告 1日がかりがたった5秒?初マクロ体験に一同感動 

やってみよう!Excelマクロで超効率化レジメ表紙画像

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第86回事務カフェは、
「やってみよう!Excelマクロで超効率化」と題して
事務カフェにYPPメンバー小川可亜那さんが初登壇しました。

YPPメンバーが講義をするということに
わくわくしながら、私も当日を待ち望んで迎えました。

ご参加いただいた方は、いずれも
「マクロのボタンを見たことはあるが、自分で作ったことはない」という
正真正銘のマクロ未体験の皆様。

まずは、マクロとはなんぞや?という
最初の一歩から。

そもそもマクロとはExcelだけのものではない
「複数の命令群を一つの命令で代行するように定義したもの」のことを マクロという

Excelで使うマクロはVBAというプログラミング言語を使って作るプログラムのことで
VBAは正式名称をMicrosoft Visual Basic for Applicationsといいます。
つまり、Office製品 でマクロを開発するためには
VBAというプログラミング言語で命令を書くことになるわけです。✍

あ、苦手な方はちょっと拒否反応が💦

でもVBAの細かい書き方を全部覚える必要はなく
何が出来るかを知って
インターネットを辞書代わりにすればよいのです!
(また非常に参考になる本もあるので後述します)

なので
VBAマクロで何ができるか?ということを知っておくことが大事です。

Excelに限らず、Windowsでできる一部の操作(ファイル、フォルダ操作など)
例えば、、、メーラーが対応していれば(Outlookなど)メールを送信したり下書きを作成できる
つまり手順化できるものは全てマクロにできる

とにかく
一度自分でマクロを作って、動かしてみましょう。
というわけで
講師の小川さんが実際に派遣時代に経験したという
「鬼のようにコピペを連打する作業」を自動化してみます。

早速、小川さんの手ほどきで、参加者一同緊張の面持ちで
マクロを書いてみることに。

真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん
真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん(左奥が小川可亜那さん)

一つのファイルには「名前・住所・メールアドレス」などの情報があり
もう一つのファイルには「名前・血液型・性別」などの情報があり
それを電話かけリストとして、見やすく備考欄をつけて1名ずつまとめる。

100人の情報をひたすらファイルを見比べながら検索してコピペ。
何件もやっているうちに一行うっかり間違えそう…。

ありがちですよね。

その一連の動作を「マクロの記録」機能を使って
Excelに記録させていくことで
VBAが書けない人でもマクロを作ることが出来ます。

(実はこの時、裏側でVBAが書き込まれています)

そして、、、さらにVBAで書かれたプログラムの画面を開き
小川さんに教わった「命令」を打ち込んでみると。。。

なんと!

参加者一同のパソコンで
Excelが自動的に連続して作業を繰り返し始めました!

キーボードを触っていないのに画面が次々と動いて
100件を超える電話かけリストがあっという間に完成~🙌

一同思わず拍手~👏

ほら。知らない人でも、できるでしょう。

そして一度マクロを書いて自動化してしまうと
二度と100件のコピペ作業をしたくなくなります。(←ここ大事)

入力スピードが速い人は
ついキーボード連打で作業してしまいますが
どう考えても「自動化」スピードには勝てません。
また、
プログラム(命令)どおりに実行されるので
違う行のコピペミスなんてこともゼロ
つまり、入力後の「照合作業」も要らなくなります。

YPPでも現場の省力化、効率アップを進める中で
マクロは大活躍中です。
(小川さんはこの2年間で40件ぐらい作った筈)

実際にマクロをちゃんと書こうと思ったら
やはり勉強は必要で、参考図書として
小川さんも私もイチ押しの一冊
すごい改善の吉田拳さんの名著を紹介しました。
「たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書」

たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書

(画像は当日配布資料より)

アンテナの高い参加者の方が、
その場でAmazonに注文されていました!

主催者冥利に尽きます。

世は働き方改革。
色々な効率化を図る中で
デスクワークの連続作業に悩まされている方は
きっと全国に沢山いらっしゃると思います。

急がば回れ。

毎日触るExcelこそ、長けておいて損はないと思います。

さてこの日の登壇を支えたもう一人の小川さんがいました。
無事に終わってホッと一息。シッターさんと記念撮影

ベビーシッター派遣キッズラインからきた小川裕佳さん(写真左)

実は小川可亜那さんは1歳と4歳の2児のママ。
登壇の間、偶然にも同じ小川姓のシッターさんが
二人の可愛いお子さんをみてくれていました。
さすがプロ。あやし方が抜群で
子供たちは大喜びで遊んでもらっていました♫

色んな方のご協力を経て実現した今回の勉強会。

参加者の方々もご満足いただき
大変有意義な時間でした。

さて、Excelはマクロだけではありません。

この素晴らしい多機能なアプリケーションソフトを
もっと使いこなしたい!というわけで
来月、第87回も「Excel」を中心に勉強します。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆去年の様子はこちらのブログをご覧下さい。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。

そして2017年度は、ワインで地方再興の百年構想を手掛ける
かわうちワインさんに寄付させていただきます。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

では次回のご参加、お待ちしております!!!

 

Excelで一日かかっていた作業がたった5秒で終わる!?

時は金なり

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

人間というのは贅沢なもので
あんなに仕事がないときは「仕事がほしい!」と切実に願ったのに
ちょっと忙しくなると、
「ああ忙しい!大変だ!」「少しは休ませてくれ~」と騒ぎたくなります。

しかし、、、
では仕事がまた無くなれば解決するかといえば
さにあらず(笑)。

仕事はたっぷりあって、
でも、サクサクとスムーズに終わらせたい。

そんな都合の良い話が、、、あるんです!!!(←J川平さん風)

事務の生産性を上げるのに、
色々な新しいクラウドツールが次々発売されていますが
まず足元で無料ですぐ出来ることが意外と見落とされています。

ほぼ毎日、画面を見ない日はないというExcel。
これを実は、ほとんどの方が使いこなしていないのです。

偉そうにいう私もそう💦

そこで面倒だな~という気持ちを乗り越えて
今まで避けてきたExcelマクロ
たった2時間で苦手意識をとりましょう!という勉強会をやります。

次回 第86回事務カフェは、ずばり

『やってみよう! Excelマクロで超効率化』
~一日かかっていた作業がたった5秒で終わる!?~

この副題が大げさではないことを、当日証明したいと思います。

講師は、事務カフェ初の試みで、なんとYPPメンバーが登壇します👏

YPPでは「マクロ職人」として数々の現場で「超・時短」を実現してきた凄腕メンバーです。
「マクロはちょっとわからない」と言っている方、絶対に貴重な時間を損してます。断言します。

ぜひ、今月の事務カフェにPCノート持参で、おいでください。
(ご希望の方には無料貸出もいたします)

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPメンバー 小川可亜那(おがわ・かあな)

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

第86・87回事務カフェは、Excelを徹底的に勉強します!

デスクワーク写真2

時たま「経理はお金を生まない部署」という“誤解した”発言を聞くことがあります。
営業畑ではなく、経理職に就いている人でも、そういうことを信じている人がいて
それは大変勿体ないことだなと感じます。

「経理がお金を生まない」なんて損な考え方は、一切しない方がいい。
経理こそ、会社がお金を生み出すために「一番有効な情報を社内に出せる人」。
そう考えるべきです。

営業は注文をとってきます。製造はモノを造ります。
経理はそれを単純に計算する仕事ではありません。

会社が次の正しいアクションを考えるために
実態を正確に数字として示すのが経理の大事な仕事の一つです。

大事な仕事を任されている経理ですが、
小さな会社では、
同じ部署に何人も上司や同僚や部下がいて相談しながら進めているなんてシチュエーションは稀で、
相談相手もいないまま、一人で何役もこなし、実務に追われている現場が多いものです。

余裕のない状況では、なかなか改善まで着手できず
毎月同じことの繰り返しになりがちです。

そんな孤独な経理マン、経理ウーマンが情報交換や交流ができて
明日実践してみよう!と思う効率化のノウハウを共有できたら
と思って事務カフェprojectを始めました。

次回でもう86回目になります。
そして
7月8月開催の事務カフェは、連続でExcelを勉強します。

7月はYPPでマクロを作り続ける「マクロ職人」小川可亜那が登壇します!
「マクロって何?難しそう」という人が
事務カフェが終わるころには
「私もマクロ作ってみるか!」と言えるように😊
現在、メニューを思案中です。

そして8月は「Excelの機能はここまである!」を勉強します。
経理に限らず、事務職に限らず
Excelを使う人であれば、必ず知っておいた方がいい
そして意外と知られていない便利技の数々をご紹介します。

Excelのプロとして本を執筆して講演をしている
というレベルの方でなければ
確実に「知らなかった!明日から使おう!」と思うExcel知識が学べます。

複数名で集まると
一人でGoogleを検索するときと違う学びがあります。

毎年すごく評判の良いテーマです。
是非おいでください。

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPメンバー 小川可亜那

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆去年の様子はこちらのブログをご覧下さい。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

第85回事務カフェ報告 kintoneは、画期的に優しい!

配布資料_kintoneリーフレット

第85回はサイボウズの別府さんをお招きして、kintoneについて勉強しました。

まず、、、kintoneとはなんぞや?という方のために簡単にご説明します。

サイボウズ社のページでは、以下のように説明書きがあります。
—————————————————————–
kintone(キントーン)は、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。
—————————————————————–

が、「自社の業務にあわせたシステムをかんたんに作成」って何???と思いませんか。

弊社も、最初は???でした。

実際にYPPでも受発注システムをkintoneを使って自作して
その良さを実感した私なりの解釈は、こうです。

今までExcelで管理していたものをWeb上にアップロードして(=クラウドで保管)
システム屋さんを頼まなくても、素人が簡単に編集・更新できるツール。
Excelにありがちだった「知らないうちにデータをいじっちゃった!」という失敗から解放され
かつ、出先でスマホからでも簡単に情報更新・共有できるもの
👍

従来の受発注システムで起きる問題は、こんな感じではないでしょうか。

1.仕様変更をしたいけれど、追加費用が結構かかる
  →使いづらいまま改修を諦め、
  Excelなど別表管理が後を絶たない💦

2.改編するとなったら、
  外部との打合せ・見積書の取寄せから始まり、
  事態の改善までかなり時間もかかる
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦

3.システムが出来上がった後のテスト期間に
  細かなイレギュラー処理が判明する
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦
  →上記の1.に戻る無限ループ(涙)

それぞれがExcelで管理を始めると、似たような資料が複数存在し
共有どころか、知らない情報が散在しているケースや
最新情報も各データに散在してしまい、
「正しい唯一の全体データ」が実は存在しない(涙)なんて悲惨なことも起きてしまいます。。。

どこかで一元管理したい、情報を整理したい、一旦整理したら確実に最新情報に更新したい
こんなお悩みを抱えている方は多いと思います。

そんなお悩みに応えるのが「システム屋さんを呼ばなくても、自分でアプリを簡単に作れるツール」であるkintone。

作り方は、簡単な順に3つです。

1.雛形のフォーマットを使う
2.自分のExcelをアップロードしてからクラウド上で編集する
3.ゼロから設計する

このいずれもが、ExcelやWordを使えるITスキルがあれば、
kintoneでアプリを作る操作は簡単に覚えられます。

実際やってみたら
アプリを作る知識を習得するエネルギーはほぼ不要で
業務をいかに整理するか、むしろそちらの検討に社内は頭を使うことになるでしょう。
(そこも含めてYPPもお手伝いしております💪)

YPPでは現在、kintoneを活用して、以下を社内共有して一元管理しています。

1.顧客情報
2.登録メンバー情報
3.案件情報
4.見積情報
4.受発注情報
5.請求情報
6.売上の案件ごと収支

このほか、タイムカード機能など人事労務でも活用の幅はあるkintone。
お客様の在庫管理や、新規営業情報の共有にも活かせそうだな~と
思っています。

kintoneについて説明するサイボウズ社の別府さん
昨年に次いで2回目の登壇となった別府さん。
わかりやすく丁寧に、またIT系に苦手意識のある社長さんたちにも親近感のあるお話を交えながら、kintoneの機能紹介、活用方法を話してくださいました。

今回参加されたのは製造業の社長さんが多く
管理や受発注システムの入れ替えを検討中の方や
地方と首都圏で事業所が分かれ、情報の共有に悩む方
顧客情報の一元管理方法を検討中の方
それぞれ、kintone活用を何かしらイメージして
成果を持ち帰られているご様子でした。

具体的な相談は、事務カフェならぬ
「kintone導入相談カフェ」があるそうですので
そちらに足をお運びいただくと良いですね。

また事務プロの我々も
kintoneを使ってExcel管理していた書類を
どのように一元管理したらよいか
アドバイスできますので👍
ご興味ある方はご連絡くださいませ。

写真の腕はイマイチですが
ちょっと事務カフェの模様をご紹介すると。。。
熱心に画面をみる事務カフェ参加者のみなさん
自社のシステムに採り入れようと、熱心に画面を見る参加者のみなさん。
YPPメンバーでkintoneを誰より使いこなしているOさんも
お子さん抱っこしながらGoogleハングアウトでWebから参加中(手前ノートPC)。

kintoneのノベルティシール
お土産には可愛いkintoneシールをいただきました♫

さて、次の事務カフェは2か月連続で
Excelを勉強します。

テーマはずばり!!!
「Excelをもっと知って、もっと使いこなそう!」

kintoneはもちろん素晴らしいのですが
デスクワークする殆どの人が毎日触っているであろうExcel
これも大変素晴らしいアプリケーションソフトです❢

ところが、、、私を含めて
殆どの人がExcelがどこまでの機能を持っているか
そのほんの一部しか知らないと思います。

7月は、YPPのExcelマクロ職人が
「マクロって難しい」と思っている方に
目からウロコで、実は身近に使えるもの、ということを
お届けしたいと思います。

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPマクロ職人Oさん

そして8月は
YPPが長年この事務カフェに毎年お呼びしていて
参加された人は必ず「知らなかった!!!」と驚嘆する講座。
会計×Excelの実践では右に出る者がいない!
という東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史先生をお呼びします。

実務担当の方はもちろん
自社の経理や事務まわりをもっと強くしたい、と望む社長さんは
ぜひご参加ください。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

来月の事務カフェもどうぞご期待ください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

第84回事務カフェ報告 Office365を使いこなそう!

今回の事務カフェは、
株式会社JMTC取締役 株式会社パワートレイン代表取締役の森顕一さんと
Office365担当の八城賢史さんにお越しいただき、
Office365について詳しく語っていただきました。

office365image

まず、Office365 ≠ Office であることを押さえておきましょう。

Officeが、Excel、Word、PowerPoint といった事務系ソフトの総称であるのに対し、
Office365は、Microsoftが提供するクラウドサービスを指します。

クラウド上にWordやExcelをおいて共有して使える、だけじゃなく
チャットワークでやっていたようなチャッができる「Teams、Yammer」とか
SkypeやGoogleハングアウトのようなWeb会議ができる「Skype for Business」とか
DropboxやGoogleDriveのように大容量データを保管できる「One Drive」などが使える
クラウド上でのオールラウンドなサービスです👍

それぞれ機能に合わせて別々の会社に申し込んで
複数アカウントやパスワード管理に悩まされていたら
Office365で統合すれば、
安全性も高くて安心な上、
アカウント管理もずっと楽になります。

といっても、
そもそもチャットワークやDropboxも聞いたことがないし
Skypeもやったことがない
Googleドライブも知りませんが・・・😅という
「クラウド初心者」に
Office365は使いこなせるのか?といった声が聞こえてきそうですが、
むしろ、アカウントが一元管理できるツールのほうが
あれこれ迷わなくてクラウド初心者向きな気がします。

世界中からサイバー攻撃の的になり続けているMicrosoftならでは
セキュリティと安定性には定評がありますので、
安全性を考慮したいなら、Office365は最有力候補といえるのではないでしょうか。

たくさんの古いPCがあり
アカウントやofficeソフトのバージョン管理が
もはやカオス💦💦💦というところは
一気に乗り換えると、
管理も格段に楽になる上、コストダウンが図れますね。

(料金表はこちらをご覧ください)

そうそう!
Skypeで処理できる画素数が格段に上がっているので、
Web会議の画面が、まさにテレビを見ているくらいに鮮明です。
YPPでは、ハングアウトを日常使いしていますが、
画質はOffice365 「Skype for Business」の方が格段に上でした⤴
やはり画質が上がると、コミュニケーションもしやすくなる印象がありますね。

今まで様々なクラウドツールを乗り換えてきた人は
従来製品で使っていたソフトウェアをインストールする類のデータ
例えば「弥生会計データがOffice365上に置いて使えるか」など
具体的な運用で、今までと同じ状態が維持・向上できるかが気になるところです。
YPPでも、追加検証したいと思っています💻

便利なクラウドツールが次々と出てきて
ほんと、目が離せません👀

さて、来月の事務カフェでは
YPPが導入して、よかった!と実感しているkintoneについて勉強します。
kintone

去年もご登壇いただいた、サイボウズの別府さおりさんをお招きします。 

————————————————————————
◆講師プロフィール
別府 さおり 氏(営業本部 ソリューション営業部1G 士業担当)
幼少期よりアメリカや中国で生活し、日本語・中国語・英語を話すトリリンガル📢
上智大学を卒業後2011年4月にサイボウズ株式会社入社。
入社後はパートナー営業として某複合機メーカーを担当。
その後直販営業として、士業のお客様へkintoneのソリューション展開を行っている。
その語学力を活かしシンガポール、マレーシアなどのアジア圏の営業経験もある。
————————————————————————

kintoneとは、システム開発やプログラミングの知識がなくても
自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できるクラウドサービスです。

「Excelで管理していたツールを、クラウド上にデータベース化したい」なんていうときには
本当にぴったり!です。

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 第85回事務カフェプロジェクト
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日時:6月21日 (木)18時30分~
場所:YPP人形町事務所
   中央区日本橋人形町2-24-4 にほんばしコスモ15ビル2F

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み : ypp@omakase-ypp.jp

―――――――――――――――――――――――――――――――――
受発注ソフトの入れ替えなどを検討中の方は、ぜひとも、お見逃しなく👍

みなさまのご参加お待ちしております。

第84回 事務カフェ「Office 365を使いこなそう!」

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こんにちは、YPP伊澤です。
あっという間に4月も過ぎて、もうすぐゴールデンウィークですね😲!

お休みの計画は立てましたか?
私は長めにお休みをいただいて、南国へ行ってきます🍍

さて、今日は来月の事務カフェにお知らせです。

テーマは、

第84回 事務カフェ「Office 365を使いこなそう!」

ご登壇いただくのは、株式会社JMTC 取締役の森顕一氏。
多くの企業でコンサルタントとして業務改善に取り組まれてきた経験をもとに
事務カフェでしか聞けない貴重なお話をしていただく予定です。

Gmail(Google Apps)やサイボウズとは何が違うの?
知っているようで知らないOffice 365、使いこなせると実はすごく便利です。
難しい知識は不要!なるべく簡易に使う技を、スペシャリストがお伝えします。

沢山のご参加、お待ちしています!

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▼森顕一氏プロフィール

株式会社JMTC 取締役

・1997年 日本ヒューレット・パッカード株式会社 入社
SEとして数多くの国内メーカーに技術指導を行う
・2006年 株式会社インテリジェンス 入社
コンサルタントとして多くの企業の業務改善や組織の活性化、営業力強化に携わる。

2009年からは、官公庁の雇用対策プロジェクトを数多く立ち上げ、主に中小企業の採用力強化や
若年層約1000名以上の育成と就職支援を手掛ける。

2013年5月より株式会社JMTCの取締役に就任
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日時:5月17日 (木)18時30分~
場所:YPP人形町事務所

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み : ypp@omakase-ypp.jp

🌟facebookページもチェックしてください
https://www.facebook.com/events/798765106981229/


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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

Excel、まだまだ知らない便利機能が沢山!時短の早道、4/19は是非Excelを勉強しましょう。

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

串刺し計算

VLOOKUP関数や、IF関数

ROUNDUPとROUNDDOWN

INDEX関数とMATCH関数

ピボットテーブル

これを聞いて「ふむふむ。あれね」といえる人は、
Excelをけっこう使いこなしている上に、
きっと「いえ、私なんてまだまだです」とおっしゃいます。

Excelは本当にいろんな便利機能がありますが
知らないこともまた多いです。

営業畑の人も勿論、経理なら尚のこと
時短にむけて、Excelが出来る「色々便利な機能」を知っているかいないかは、
仕事時間を大きく左右します。

毎年1回は講師をお願いしている東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史氏が今月の事務カフェに登壇されます。

毎年聞いてますが、それでもやはり
「聞いてよかったー」「まだここまでは使っていなかったー」の声が沢山ある勉強会です。

弊社で一番Excelが得意な人も、榎本先生の時短技や
厳選した仕込みと会計データとの連携には舌を巻きます。

今、会議資料が上がってくるまでにけっこう時間がかかっているとしたら、
担当者がExcel技を知ることで、提出日数が早まるかもしれません。

Excel技の良いところは、練習不要!
覚えたらその場ですぐに使えることです。

「ショートカットキーとSUM関数ぐらいなら知っています」という方は、ぜひご参加ください。
(その場で、自分のPCにも同じ設定をして帰りたい、という方は
ノートPCのご持参をオススメします✌)

【第84回事務カフェプロジェクト Excelの便利な機能を勉強しよう!】
日時:4月19日 (木)18時30分~
場所:YPP人形町事務所

講師:東京メトロポリタン税理士法人 榎本孝史先生

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円
(ハングアウト参加 1000円)

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込みはこちら

🌻または、facebookページの参加ボタンをクリックください。

 

*開催直前(3営業日以内)の場合は、ご参加が難しいこともありますので、直接YPPあてにお電話にてお問い合わせ下さい。
03-6661-0758

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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
(2017年度寄付先は選定中です)
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

第83回事務カフェ報告 会社はいくらでも変われる!数字で会社をみよう!

MTG Smile

こんにちは。YPP五味渕です。

第83回事務カフェプロジェクトは、
財務顧問として、YPP数々のお客様を救っていただいた
オフィスフォーティークラブの田中範男先生が登場しました。

企業というのはいくらでも変われる
どんな企業でも何か強みがある(しかし当事者は気づいていない)
良くたって悪くたってどうにでもなる
というのが田中先生の持論です。

今回はまず『画竜点睛』(がりょうてんせい)という言葉を
教えていただきました。

中国でお寺をつくった際に最後に竜に目を入れたところ
天に昇っていったエピソードから
最後の詰めが大事という物事のたとえに使われる言葉です。

(参考)画竜点睛とは コトバンクより

「中小企業はこの『最後の詰め』が甘い!」
と田中先生。

成長しているある会社は、
・社員が廊下の真ん中を歩かない
・来客があると社員が手を止めて必ずあいさつをする
・駐車場で洗車中のドライバーが洗車を一時中断して
 来客の車があれば、笑顔で誘導してくれる
など、ちょっとしたことを徹底的に実行している。

ちょっとのことが大きな違いになっている。
皆、必要なことはしているけれど、
最後のちょっとの詰めをする・しないで変わる。
どんなビジネスでも
「最後の詰め」が本当に出来ているかをみることが肝心。

そして「最後の詰め」は、お金がかからない。
挨拶・笑顔はお金がかからない設備投資
中小企業はお金をかけない設備投資をしよう!
という田中先生の言葉に、参加者一堂 大いに肯きました。

「ゴルフ、会社経営、人間ドック」
この3つは全て数字でハッキリわかるもの。
ところが、
ゴルフと人間ドッグの数字はすぐわかっても、
会社の数字になると、どの数字をみればよいのか
ご存じない方が意外と多い。

決算書の数字は何を表しているのか、
また何と関連しているのか
数字に関心が無ければ
会社経営のどこに手を打っていいかわからない。
数字を理解すると
もっとがんばろうという行動につながる。

大事な数字は
決算書見て数秒でスグわかるようになろう。

自己資本比率は40%あるか
経常利益は10%、せめて7%は欲しい
キャッシュは月商の2か月分は確保したい

手持ち資金はあるか
現金がないとしたら、
利益が出ていないか、返済が多い可能性が高い。

資金繰りと利益を良くするには値上げ
値上げには往々にして社内の抵抗が多い。
値上げすると売れなくなると心配する。
しかし実際は数%値上げして、
その分、サービスを良くすれば
新たな仕入れや経費を増やさず
利益を大幅に増やすことが出来る。

などなど
ブログには生々し過ぎて紹介できませんが
具体的な数字と
様々な実例を交えながら
財務体質改善の要諦を
ギュッと詰め込んだ2時間
でした。

あまりに内容が濃すぎて
写真を撮り損ねました💦

満員御礼、会議室は狭いくらいでしたが
ご参加の皆さんには大変満足いただけたと思います。

そして次回4月19日(木)は、これまた大好評
榎本先生のExcel勉強会をお届けします。

経理をやる人は絶対に
知っておいて欲しいエクセル技が満載です。
ぜひご参加ください!

第84回事務カフェのお知らせ♪

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こんにちは、YPPの伊澤です。

関東では桜の開花のニュースが聞こえてきて、もう春なんだなぁとわくわくしています🌸

今週末には満開とのことなので、見頃を見逃さないように目に焼き付けたいと思います。

 

さて、本日は4月の事務カフェのお知らせです🌠

次回はExcelの達人!
東京メトロポリタン税理士法人副代表の榎本先生によるExcel教室です💻

経理初心者も、Excel初心者も、ぜひ知っておきたいExcel技をご教示いただきます!
詳細は追ってお知らせます(^^)

~前回の様子~
業務効率が格段にアップするショートカットキー
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【Excel勉強会】

日時:4月19日 (木)18時30分~
場所:YPP人形町事務所

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込みはこちら

🌻または、facebookページの参加ボタンをクリック

 

*開催直前(3営業日以内)の場合は、ご参加が難しいこともありますので、
直接YPPあてにお電話にてお問い合わせ下さい。

03-6661-0758

 

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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。