2018年 7月 の投稿一覧

第86回事務カフェ報告 1日がかりがたった5秒?初マクロ体験に一同感動 

やってみよう!Excelマクロで超効率化レジメ表紙画像

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第86回事務カフェは、
「やってみよう!Excelマクロで超効率化」と題して
事務カフェにYPPメンバー小川可亜那さんが初登壇しました。

YPPメンバーが講義をするということに
わくわくしながら、私も当日を待ち望んで迎えました。

ご参加いただいた方は、いずれも
「マクロのボタンを見たことはあるが、自分で作ったことはない」という
正真正銘のマクロ未体験の皆様。

まずは、マクロとはなんぞや?という
最初の一歩から。

そもそもマクロとはExcelだけのものではない
「複数の命令群を一つの命令で代行するように定義したもの」のことを マクロという

Excelで使うマクロはVBAというプログラミング言語を使って作るプログラムのことで
VBAは正式名称をMicrosoft Visual Basic for Applicationsといいます。
つまり、Office製品 でマクロを開発するためには
VBAというプログラミング言語で命令を書くことになるわけです。✍

あ、苦手な方はちょっと拒否反応が💦

でもVBAの細かい書き方を全部覚える必要はなく
何が出来るかを知って
インターネットを辞書代わりにすればよいのです!
(また非常に参考になる本もあるので後述します)

なので
VBAマクロで何ができるか?ということを知っておくことが大事です。

Excelに限らず、Windowsでできる一部の操作(ファイル、フォルダ操作など)
例えば、、、メーラーが対応していれば(Outlookなど)メールを送信したり下書きを作成できる
つまり手順化できるものは全てマクロにできる

とにかく
一度自分でマクロを作って、動かしてみましょう。
というわけで
講師の小川さんが実際に派遣時代に経験したという
「鬼のようにコピペを連打する作業」を自動化してみます。

早速、小川さんの手ほどきで、参加者一同緊張の面持ちで
マクロを書いてみることに。

真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん
真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん(左奥が小川可亜那さん)

一つのファイルには「名前・住所・メールアドレス」などの情報があり
もう一つのファイルには「名前・血液型・性別」などの情報があり
それを電話かけリストとして、見やすく備考欄をつけて1名ずつまとめる。

100人の情報をひたすらファイルを見比べながら検索してコピペ。
何件もやっているうちに一行うっかり間違えそう…。

ありがちですよね。

その一連の動作を「マクロの記録」機能を使って
Excelに記録させていくことで
VBAが書けない人でもマクロを作ることが出来ます。

(実はこの時、裏側でVBAが書き込まれています)

そして、、、さらにVBAで書かれたプログラムの画面を開き
小川さんに教わった「命令」を打ち込んでみると。。。

なんと!

参加者一同のパソコンで
Excelが自動的に連続して作業を繰り返し始めました!

キーボードを触っていないのに画面が次々と動いて
100件を超える電話かけリストがあっという間に完成~🙌

一同思わず拍手~👏

ほら。知らない人でも、できるでしょう。

そして一度マクロを書いて自動化してしまうと
二度と100件のコピペ作業をしたくなくなります。(←ここ大事)

入力スピードが速い人は
ついキーボード連打で作業してしまいますが
どう考えても「自動化」スピードには勝てません。
また、
プログラム(命令)どおりに実行されるので
違う行のコピペミスなんてこともゼロ
つまり、入力後の「照合作業」も要らなくなります。

YPPでも現場の省力化、効率アップを進める中で
マクロは大活躍中です。
(小川さんはこの2年間で40件ぐらい作った筈)

実際にマクロをちゃんと書こうと思ったら
やはり勉強は必要で、参考図書として
小川さんも私もイチ押しの一冊
すごい改善の吉田拳さんの名著を紹介しました。
「たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書」

たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書

(画像は当日配布資料より)

アンテナの高い参加者の方が、
その場でAmazonに注文されていました!

主催者冥利に尽きます。

世は働き方改革。
色々な効率化を図る中で
デスクワークの連続作業に悩まされている方は
きっと全国に沢山いらっしゃると思います。

急がば回れ。

毎日触るExcelこそ、長けておいて損はないと思います。

さてこの日の登壇を支えたもう一人の小川さんがいました。
無事に終わってホッと一息。シッターさんと記念撮影

ベビーシッター派遣キッズラインからきた小川裕佳さん(写真左)

実は小川可亜那さんは1歳と4歳の2児のママ。
登壇の間、偶然にも同じ小川姓のシッターさんが
二人の可愛いお子さんをみてくれていました。
さすがプロ。あやし方が抜群で
子供たちは大喜びで遊んでもらっていました♫

色んな方のご協力を経て実現した今回の勉強会。

参加者の方々もご満足いただき
大変有意義な時間でした。

さて、Excelはマクロだけではありません。

この素晴らしい多機能なアプリケーションソフトを
もっと使いこなしたい!というわけで
来月、第87回も「Excel」を中心に勉強します。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆去年の様子はこちらのブログをご覧下さい。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。

そして2017年度は、ワインで地方再興の百年構想を手掛ける
かわうちワインさんに寄付させていただきます。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

では次回のご参加、お待ちしております!!!

 

久しぶりの更新です。

連日の猛暑に完全にバテてしまっています、伊澤です🐰

 

でも、せっかくの夏・・・楽しみたいですよね!🍉

今日はYPPでもお手伝いさせていただいているイベントのお知らせです🎐

第3回 東京江戸ウィーク

7/26(木)-29(日) 上野恩賜公園噴水前広場

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今回3回目を迎える、ぜひ和装👘で楽しみたいイベントです🌸

江戸を感じられるステージやワークショップ、お店でお買い物が楽しめそうです!

私も来週末は江戸にタイムスリップした気持ちで遊びに出かけたいと思います^^

みなさんもぜひ、お立ち寄りください~🌟

お仕事について考える

こんにちは。山口です。
東京は今日もとても暑く汗だくです💦

久しぶりに読んだ本のご紹介をしようと思います。

10年後の仕事図鑑
堀江 貴文 (著)、 落合 陽一 (著)
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どこかの待合室で堀江貴文さんの本が置いてあり読んでいたところ
あれー😲??テレビで観ていた印象と全然違うと感じ、
ここ最近、堀江貴文さんの本を読みあさってましたところこちらの本に行きつきました。

堀江さんがどんな人か知りたい方は本を読んでもらうとして
(私は本を読んで好印象になりました💕!)
こちらの10年後の仕事図鑑を読むと会社を辞めたくなります(笑)
辞めたくなる、、、というか辞めてもいっか、ですかね!

私もつい数年前までは、「会社に長く、安定して」なんて思っていたところがあった気がしますが、
働き方の価値やお金の価値などがどんどん変化し、
一つの会社で長くお勤めすることが果たして安定なのか・・・わからないですね。
というか、こちらの本を読むと安定ってなんだ!?と思ってしまいました。

他にも日本社会のルーツってそうなんだか~と知らないことがいっぱいでしたが、
難しい本ではなかったので楽しく読めました。

自分のやりたいことに全力で向きあい、
自分の価値を高めていけることができる人が
10年後にも本当の意味で仕事ができているんだろうなと思いました💻

江戸川橋にて営業事務(経験不問)のお仕事があります。

データ入力中のハリネズミ_イメージ画像

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

経理の案件が多い中で、経験者不問のお仕事のご依頼がありました。

カラオケチェーン各店舗の公共料金(電気代・水道代・ガス代)の明細から
Excelに引落金額を入力する、というお仕事です。

公共料金の支払明細なら、家庭にもあるので見慣れている書類です。

1日で終わらせるわけではなく、
何日かかけて、ペアのメンバーと協力しながら
毎月、第4週から届き始める明細の束を開封して、
翌5営業日までに仕上げます。

残業もなく、ご自分のペースでスケジュールに入れる現場で
経験不問なので、YPPで初めてお仕事復帰をしてみようかな、という方にも向いています。

正しく入力できたかどうかは、銀行の引落金額との一致を確認するので
万が一、入力ミスがあっても、チェックのタイミングで気づくことができます。

このお仕事の他にも、慣れてきてさらにもっと働きたい!という場合は
ファイリングなど、追加のお仕事も期待できる現場です。

江戸川橋にアクセスのよい方がいらっしゃいましたら
ぜひご一報ください。

訪問先住所:東京都新宿区山吹町346付近

詳しくはYPPホームページに掲載のこちらをご覧ください。

お仕事情報窓口:job@omakase-ypp.jp

お問い合わせの際は、お仕事情報No.433でお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

一人でも多くの人に仕事の喜びを
http://omakase-ypp.jp/

Excelで一日かかっていた作業がたった5秒で終わる!?

時は金なり

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

人間というのは贅沢なもので
あんなに仕事がないときは「仕事がほしい!」と切実に願ったのに
ちょっと忙しくなると、
「ああ忙しい!大変だ!」「少しは休ませてくれ~」と騒ぎたくなります。

しかし、、、
では仕事がまた無くなれば解決するかといえば
さにあらず(笑)。

仕事はたっぷりあって、
でも、サクサクとスムーズに終わらせたい。

そんな都合の良い話が、、、あるんです!!!(←J川平さん風)

事務の生産性を上げるのに、
色々な新しいクラウドツールが次々発売されていますが
まず足元で無料ですぐ出来ることが意外と見落とされています。

ほぼ毎日、画面を見ない日はないというExcel。
これを実は、ほとんどの方が使いこなしていないのです。

偉そうにいう私もそう💦

そこで面倒だな~という気持ちを乗り越えて
今まで避けてきたExcelマクロ
たった2時間で苦手意識をとりましょう!という勉強会をやります。

次回 第86回事務カフェは、ずばり

『やってみよう! Excelマクロで超効率化』
~一日かかっていた作業がたった5秒で終わる!?~

この副題が大げさではないことを、当日証明したいと思います。

講師は、事務カフェ初の試みで、なんとYPPメンバーが登壇します👏

YPPでは「マクロ職人」として数々の現場で「超・時短」を実現してきた凄腕メンバーです。
「マクロはちょっとわからない」と言っている方、絶対に貴重な時間を損してます。断言します。

ぜひ、今月の事務カフェにPCノート持参で、おいでください。
(ご希望の方には無料貸出もいたします)

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPメンバー 小川可亜那(おがわ・かあな)

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。