2018年 6月 の投稿一覧

第86・87回事務カフェは、Excelを徹底的に勉強します!

デスクワーク写真2

時たま「経理はお金を生まない部署」という“誤解した”発言を聞くことがあります。
営業畑ではなく、経理職に就いている人でも、そういうことを信じている人がいて
それは大変勿体ないことだなと感じます。

「経理がお金を生まない」なんて損な考え方は、一切しない方がいい。
経理こそ、会社がお金を生み出すために「一番有効な情報を社内に出せる人」。
そう考えるべきです。

営業は注文をとってきます。製造はモノを造ります。
経理はそれを単純に計算する仕事ではありません。

会社が次の正しいアクションを考えるために
実態を正確に数字として示すのが経理の大事な仕事の一つです。

大事な仕事を任されている経理ですが、
小さな会社では、
同じ部署に何人も上司や同僚や部下がいて相談しながら進めているなんてシチュエーションは稀で、
相談相手もいないまま、一人で何役もこなし、実務に追われている現場が多いものです。

余裕のない状況では、なかなか改善まで着手できず
毎月同じことの繰り返しになりがちです。

そんな孤独な経理マン、経理ウーマンが情報交換や交流ができて
明日実践してみよう!と思う効率化のノウハウを共有できたら
と思って事務カフェprojectを始めました。

次回でもう86回目になります。
そして
7月8月開催の事務カフェは、連続でExcelを勉強します。

7月はYPPでマクロを作り続ける「マクロ職人」小川可亜那が登壇します!
「マクロって何?難しそう」という人が
事務カフェが終わるころには
「私もマクロ作ってみるか!」と言えるように😊
現在、メニューを思案中です。

そして8月は「Excelの機能はここまである!」を勉強します。
経理に限らず、事務職に限らず
Excelを使う人であれば、必ず知っておいた方がいい
そして意外と知られていない便利技の数々をご紹介します。

Excelのプロとして本を執筆して講演をしている
というレベルの方でなければ
確実に「知らなかった!明日から使おう!」と思うExcel知識が学べます。

複数名で集まると
一人でGoogleを検索するときと違う学びがあります。

毎年すごく評判の良いテーマです。
是非おいでください。

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPメンバー 小川可亜那

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆去年の様子はこちらのブログをご覧下さい。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

第85回事務カフェ報告 kintoneは、画期的に優しい!

配布資料_kintoneリーフレット

第85回はサイボウズの別府さんをお招きして、kintoneについて勉強しました。

まず、、、kintoneとはなんぞや?という方のために簡単にご説明します。

サイボウズ社のページでは、以下のように説明書きがあります。
—————————————————————–
kintone(キントーン)は、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。
—————————————————————–

が、「自社の業務にあわせたシステムをかんたんに作成」って何???と思いませんか。

弊社も、最初は???でした。

実際にYPPでも受発注システムをkintoneを使って自作して
その良さを実感した私なりの解釈は、こうです。

今までExcelで管理していたものをWeb上にアップロードして(=クラウドで保管)
システム屋さんを頼まなくても、素人が簡単に編集・更新できるツール。
Excelにありがちだった「知らないうちにデータをいじっちゃった!」という失敗から解放され
かつ、出先でスマホからでも簡単に情報更新・共有できるもの
👍

従来の受発注システムで起きる問題は、こんな感じではないでしょうか。

1.仕様変更をしたいけれど、追加費用が結構かかる
  →使いづらいまま改修を諦め、
  Excelなど別表管理が後を絶たない💦

2.改編するとなったら、
  外部との打合せ・見積書の取寄せから始まり、
  事態の改善までかなり時間もかかる
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦

3.システムが出来上がった後のテスト期間に
  細かなイレギュラー処理が判明する
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦
  →上記の1.に戻る無限ループ(涙)

それぞれがExcelで管理を始めると、似たような資料が複数存在し
共有どころか、知らない情報が散在しているケースや
最新情報も各データに散在してしまい、
「正しい唯一の全体データ」が実は存在しない(涙)なんて悲惨なことも起きてしまいます。。。

どこかで一元管理したい、情報を整理したい、一旦整理したら確実に最新情報に更新したい
こんなお悩みを抱えている方は多いと思います。

そんなお悩みに応えるのが「システム屋さんを呼ばなくても、自分でアプリを簡単に作れるツール」であるkintone。

作り方は、簡単な順に3つです。

1.雛形のフォーマットを使う
2.自分のExcelをアップロードしてからクラウド上で編集する
3.ゼロから設計する

このいずれもが、ExcelやWordを使えるITスキルがあれば、
kintoneでアプリを作る操作は簡単に覚えられます。

実際やってみたら
アプリを作る知識を習得するエネルギーはほぼ不要で
業務をいかに整理するか、むしろそちらの検討に社内は頭を使うことになるでしょう。
(そこも含めてYPPもお手伝いしております💪)

YPPでは現在、kintoneを活用して、以下を社内共有して一元管理しています。

1.顧客情報
2.登録メンバー情報
3.案件情報
4.見積情報
4.受発注情報
5.請求情報
6.売上の案件ごと収支

このほか、タイムカード機能など人事労務でも活用の幅はあるkintone。
お客様の在庫管理や、新規営業情報の共有にも活かせそうだな~と
思っています。

kintoneについて説明するサイボウズ社の別府さん
昨年に次いで2回目の登壇となった別府さん。
わかりやすく丁寧に、またIT系に苦手意識のある社長さんたちにも親近感のあるお話を交えながら、kintoneの機能紹介、活用方法を話してくださいました。

今回参加されたのは製造業の社長さんが多く
管理や受発注システムの入れ替えを検討中の方や
地方と首都圏で事業所が分かれ、情報の共有に悩む方
顧客情報の一元管理方法を検討中の方
それぞれ、kintone活用を何かしらイメージして
成果を持ち帰られているご様子でした。

具体的な相談は、事務カフェならぬ
「kintone導入相談カフェ」があるそうですので
そちらに足をお運びいただくと良いですね。

また事務プロの我々も
kintoneを使ってExcel管理していた書類を
どのように一元管理したらよいか
アドバイスできますので👍
ご興味ある方はご連絡くださいませ。

写真の腕はイマイチですが
ちょっと事務カフェの模様をご紹介すると。。。
熱心に画面をみる事務カフェ参加者のみなさん
自社のシステムに採り入れようと、熱心に画面を見る参加者のみなさん。
YPPメンバーでkintoneを誰より使いこなしているOさんも
お子さん抱っこしながらGoogleハングアウトでWebから参加中(手前ノートPC)。

kintoneのノベルティシール
お土産には可愛いkintoneシールをいただきました♫

さて、次の事務カフェは2か月連続で
Excelを勉強します。

テーマはずばり!!!
「Excelをもっと知って、もっと使いこなそう!」

kintoneはもちろん素晴らしいのですが
デスクワークする殆どの人が毎日触っているであろうExcel
これも大変素晴らしいアプリケーションソフトです❢

ところが、、、私を含めて
殆どの人がExcelがどこまでの機能を持っているか
そのほんの一部しか知らないと思います。

7月は、YPPのExcelマクロ職人が
「マクロって難しい」と思っている方に
目からウロコで、実は身近に使えるもの、ということを
お届けしたいと思います。

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPマクロ職人Oさん

そして8月は
YPPが長年この事務カフェに毎年お呼びしていて
参加された人は必ず「知らなかった!!!」と驚嘆する講座。
会計×Excelの実践では右に出る者がいない!
という東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史先生をお呼びします。

実務担当の方はもちろん
自社の経理や事務まわりをもっと強くしたい、と望む社長さんは
ぜひご参加ください。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

来月の事務カフェもどうぞご期待ください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

【見積・受発注代行】最初は少しの仕事から、徐々に幅広い業務へ

住宅設備機器メーカーで、現在7名のメンバーがチームで動いています。

おまかせいただいているのは、
1.見積作成
2.受注処理(倉庫への商品発送手配)
3.新規の問合せ対応
4.定期的なFAX-DM、メールマガジンの原稿執筆と配信
5.新規顧客リスト作成
6.事例集の作成
などです。

最初は、見積作成のお仕事からスタートしました。

慣れない図面と格闘し、専門用語を理解するのに
やや時間を要しましたが
徐々に業務になれ、
いつしかお客様よりスピーディーに
1件あたりの見積書(設計図・換気計算書など)を仕上げられるようになりました。

そこで今度は、受注後の処理も
担当させていただくこととなり、
お客様がアウトソーシングしている倉庫会社と連携し
出荷証明書の発行など出荷手配も行っています。

見積作成を通じて製品の理解を深めたチームメンバーで
現在は、在宅ながら電話応対も始め、
簡単な顧客対応が出来るようになりつつあります。
建築関係の問合せなので、
専門的なことはお客様に対応いただいていますが
製品の似たような質問には過去のQ&Aを調べたり
お客様に教わりながら、習得しつつあります。

徐々にお客様の仕事に詳しくなっていくことが嬉しく
また製品への愛着もますます湧いてきて
ライター経験のあるメンバーがFAX-DMやメールマガジンの原稿を書き
定期的な配信にも一役買っています。

チーム構成の変遷は以下のような形でした。

初期 … 進行管理1名 見積作成2名
中期 … 進行管理1名 見積作成・受発注管理5名
現在 … 進行管理1名 見積作成・受発注管理・顧客対応5名 DM執筆ライター1名 

月の稼働トータル時間数 約170~250時間(月により変動あり)
(事例集作成・DM用リスト作成などで一時的に業務が増える場合は、その時だけの増員もあります)

少人数で開発に専念したいメーカーさんなので
受発注まわりは、できるだけ弊社メンバーが支えたいと思っています。

不定期開催ですが、年に数回は
Webミーティングで顔をあわせており
お客様とチームメンバーも、打合せを楽しみにしています。

見積依頼が集中する繁忙期は気が抜けませんが
東京都内にいるお客様と、
宮城・神奈川・愛知・三重・山口に点在するメンバーが
一丸となって仕事をしている光景は、在宅ワークならではと言えます。

この夏、旅行ついでに
お客様の会社訪問を予定している地方メンバーご家族がいます。
私も便乗して、
お客様とメンバーとの美味しいランチ会が今から楽しみです♪