2017年 10月 の投稿一覧

第80回事務カフェ開催予告★「在宅ワーカーへの、アウトソーシングってどうやったらいいの?」

こんにちは!YPPの伊澤です🌹

今日は来月の事務カフェの開催予告です✨

次回は記念すべき第80回となる事務カフェです!👏

テーマはYPPらしいコチラ❕❕

「在宅ワーカーへの、アウトソーシングってどうやったらいいの?」

アウトソーシングを検討したいけど、何から始めていいかわからない。431572
メリットやデメリットって?
情報漏洩が心配、システム導入費って高そう…など、

アウトソーシングを始める手順や、YPPのお客様の実例を元に、
どういう人たちがアウトソーシングに踏み出しているのかをお話したいと思います。

YPPスタッフの杉村薫が今回初登壇します🐰✨

アウトソーシングを「今じゃないけどいつかは導入してみたい」という方も、ぜひご参加ください✊

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日時:11月9日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

 

第79回事務カフェ開催報告★☆「ベテランから新人へ 経理を引き継ぐ時のポイント教えます」

こんにちは、YPPの伊澤です🌹

最近、急に冷え込んで、もう上着が必須な気候になりましたね☂
今年も気が付けばあと一か月半❕
年末に向けて、忙しくなる方もたくさんいると思いますが、
体調管理には気を付けていきましょう。

今日は先週12日(金)に開催した事務カフェの様子について報告します。

「ベテランから新人へ~経理をスムーズに引き継ぐ方法」

弊社代表の五味渕がYPPで培った実体験を元にお話いただきました。Photo_17-10-17-17-43-55.767

今回フォーカスするのは、ベテランから新人への引継ぎです。

いろんな引継ぎ場面を見てきたYPPが思うに、
“分かっている”と、“分からない”のギャップの差を埋めるのがとにかく大変です💦

まずはダメな引継ぎを例に挙げ、そこから見えてくる伝わりやすり引継ぎを考えていきます。


やってはいけない引継ぎって?~「出し惜しみ型」と「放任型」

引継ぎ時にベテランが考えることは、ミスをされたくないというところです。
ましてや相手が新人だと、情報を小出しにすることが多いです。
また、自分もそう教わってきた経験がから、つい「出し惜しみ型」になってしまいがちです。

対して、一気に業務を説明したら、「あとはわからなかったら質問して」という「放任型」もNGです。
わからなくなって聞いてみたら、また違う資料が出てくるなんてことも。。

引継ぎがうまくいかないと業務全体の流れを理解するのに時間がかかってしまいます。

中途半端な理解は、「自ら考えよう」というモチベーションを奪うことにもつながります。

それでは、引継ぎどんな風に考えればいいのでしょうか・・・❓

“教える側”と“教わる側”の気持ちを理解しよう

前述の通り、引き継ぐ担当者(“教える側”)が業務に自信があると「出し惜しみ型」
自分のやり方にあまり自信がない担当者だと「放任型」に大きく分かれます。

それによる“教わる側”への影響はどんなことがあるのでしょうか。

教える側”と“教わる側”それぞれが抱える不安・不満・未熟さを見ていきたいと思います。

【教える側の気持ち】

  • 間違えられるのが怖い
  • 新人の実力がわからない
  • 何度も同じことを聞いてくる
  • 業務に時間がかかりすぎ

    教える側が未熟(教えることに慣れていない)だと、新人のレベルが図る確認や質問が不十分だったります。
    自分の説明下手だと気づかずに、理解力が乏しいと思い込んだり、「わからない」ことがわからずに相手を委縮させてしまっていることがあります。

【教わる側の気持ち】

  • 説明が不十分
  • 資料が整っていない
  • ファイル名や保管場所がわかりにくい
  • 質問したいけど、忙しそうで聞きづらい

    必要な資料の「あるべきもの」の予測や全体把握が弱かったり、前職と比べてしまう傾向があります。
    また、ボキャブラリー不足や苦手意識から上手な質問や返答ができずに、「これぐらい常識でしょ」と言われてしまうことがあります。

スムーズな引継ぎをするにはどうすればいいの?

引継ぎを行う方の心得と引継ぎを受ける方の心得をそれぞれ挙げると、

【引継ぎを行う方の心得】

全体像や基礎情報、必要事項を順に追って話せるように準備する
渡す資料はわかりやすく整理する

【引継ぎを受ける方の心得】

メモを取って、理解したことをテキスト化し、引継ぎ担当者と共有する
受取った資料はわかりやすく整理する

ポイントは「引き継ぐ方」と「引き継がれる方」の共通認識を作ることです。

双方の気持ちを理解したところで、どちらも不安なんだということが見えてきたと思います🌼
前段が長々と書きましたが、この答えを見出すためにはやはり相手の本音を分かっておくということはとても重要なことだと感じました。

おまけ

業務を引き継ぐ経理担当者へ

<引継ぎ前に準備したいもの>

1.業務の洗い出し(日・週(曜日)・締日・月次・年間)
2.業務カレンダー
3.引継ぎ計画(業務項目と引継ぎの順序)
4.引継ぎカレンダー

その他 経理業務にとどまらない会社の情報
・会社の概要
・業務のフロー図
・スケジュール表(日・月間・年間)
・納品物(提出資料)と締切日一覧

引継ぎのタイミングでやっておくべきこと。

そう、マニュアルの作成です!

上記を改めて用意すると、経理マニュアルのベースができてしまいます・・・

マニュアルのINDEX作成についてはコチラをご覧ください。

今回はちょうどお客様と経理の引継ぎをしているところなので、
自身の振り返りにもつながりました🌞

引継ぎを頻繁にする方はなかなかいないと思いますが、
いざというときに「どこから伝えればいいんだろう」と焦らないよう、
まずは日々の業務の繋がりをしっかり理解して取り組んでいきたいですね✌

 

「それは、、、カンタンですね」ライフネット生命創業者 出口治明さんの講演語録

こんばんは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

今日は月に一度の東京メトロポリタンビジネス倶楽部
ライフネット生命創業者の出口治明さんの講演を聴きました。

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講演そのものも充分勉強になり、
面白かったのですが
講演後の質問タイムを定刻で打ち切らずに、
手を挙げた全員に対し次々とスパッと答えられ、
二次会では、着席型の中華円卓にも関わらず
複数テーブルをまわって大勢の方の質問を受け続け、
一つ一つの質問にすごく集中して聞き耳をたて
一つ一つまたスパッと明快な答えを出し、
読むべき本をメモして手渡す姿に
一流の流儀を感じました。

いわく
「聴いたこと読んだことを自分のものにするには
アウトプットが一番効率的」。
(まさにこのブログもこの教えにより書いています)

その証拠として
こんな話をご披露くださいました。

アメリカの実験で、
全員にビデオを一回見せます。

半分のグループには
「あなたたちだけ特別にもう一回見せてあげよう」とビデオを再生してあげ、
残り半分のグループにはビデオを見せないで
代わりに学習したことを発表する明日の予習をさせました。

結果は、ご想像の通り
二回見たグループの方が、もう一つのグループに比べて三割も成績が悪かったそうです。

やはり、能動的なアウトプット(行動)をすることで
初めて自分の身になる。
先日の福島起業ツアーでユーグレナの出雲充社長が
「考えるより行動あるのみ!行動量!」とおっしゃっていたことと
重なります。

お二方とも揃って「人間の能力(脳)は大したものじゃない」とも。

見識の深い人ほど謙虚であり、
「知らない」ことを知っているものです。

色々名言をお聞きしましたが

「エピソードよりエビデンス」
「徹夜仕事が心地よいのは脳の錯覚」
「全てを邪魔しているのは社会常識」

仕事一筋であった中高年の企業戦士には耳の痛い話でもあります。

まことしやかに言われている「常識」は
やたらに不安を煽ることで商売になる人が撒き散らしているもの。
(例えば、年金制度は破綻するから投資しましょう、とか)

「長い歴史に学び、広く世界を見て、自分の頭で考え
ファクトからやるべきことを知り実行すれば、
未来は決して悲観するものではない」という考え方は
どの課題にも共通する「分かりやすい解決策」です。

世間一般では「悩ましい」と言われる事象について
参加者から質問があるたびに
「それは、、、カンタンですね」と前置きして
回答されているのが、とても印象的でした。

(例えば、地方再生の解決策は?と聞かれて
 交流人口を増やすことに尽きる、とか。
 この回答も、先日の福島ツアーと重なります)

出口さんはきっと本心からカンタンだと考えておられるのだと思いますが、
ワタシやアナタも
「カンタンですね」と先に言葉にしてしまうと
愛すべきアホな脳は「カンタンな理由」を検索し始める効果もあると思います。

今日からみんなで
「カンタンですね」を口癖にすれば
解決策に行き着くスピードも上がり、
きっと未来は健康的な方向に向かうでしょう。

かつて仕事の師匠に
「難しいは、やりたくないと同義語や」と言われ
「難しい」を安易に口にしないよう封印してきましたが、
今後は「それはカンタンですね」を活用しようと思います。

最後に、
せっかくブログに来てくださった方のために
出口さんが、私たちのいた二次会テーブルで
オススメされた本をご紹介します。

パパは脳科学者 子どもを育てる脳科学
池谷裕二/著 クレヨンハウス

三国志逍遥
中村 愿/著 山川出版社

読書の秋に、いかがでしょうか。

出口さんいわく
人生で良い出会いをするには
「返事はYES」だそうです。

逃げてもいい。子供時代なんて長い人生のなかでほんの一瞬。

こんにちは。山口です。

こんな個人的に感じたことを書いてよいのか少し迷いまいたが、
「ふと考えたこと」なので、いいかなと思って書かせてもらうことにしましたが、
あくまで私個人の考えであり、この意見とYPPは関係ございませんことご了承ください。

私はこちらのコラムを先ほど読んで興奮してしまいました。

私が長年、感じていたこと思っていたことと同じことを思ってくれてる方がいた!
しかもこんなに分かり易く読みやすく書いてくださっている!
うれしい!歓喜!

いじめやいじめにより自ら命を絶つ決断をしてしまった
悲しいニュースを目にする度に感じていました。

「学校なんて行かなくていいし、(学校時代の)友達なんていなくてもいいよ」

いや、「学校は行った方がいいし、学校で一緒に過ごした友達はいるにこしたことはない。」
それは前提にありながら、いじめや他、学校に行きたくない理由があれば
無理して行かなくて良いのでは?と私はずっと思っていました。

実体験で言えば、私は小学校はあまり行っていません。
小学校時代の友人…?いません 笑

私のことをご存じの方は頷いてしまうかもしれませんが(笑)、
集団行動に全くなじめず、学校では浮いていましたし、
そんなんだったので当然のことながら友達もできず楽しくありませんでした。
もしかしたらいじめられていたのかもしれませんが
気の強さと冷めていたところが相まって、ふんって感じでした。

学校には行きたくないと感じていましたが、親は行かせたいと思っていたようで、
行きたくない私の腕を掴んで強引に学校に行かされた日も記憶の中に多々あります。

その時に小学生ながらに思っていたのは「行きたくない学校になぜ行かなくては行けないのか?」
そう思っていた私に親は勉強の大切さや友達と過ごすことの大切さ義務教育のこと、
そんなことを丁寧に説明してくれていたのだと思います。

でも大人になって確信を持って言えるのは、勉強も友達も大事だけど、でも違う。
本当に大切なので本人の気持ちで今をどう過ごしているか。

「友達関係なんてその時々で変化するもの」
「嫌なら逃げてもいいし、やり返してもいい」
そんな小難しい言い方はしていなかったと思いますが、
小学生の私が発したことを理解してくれた大人が一人だけいました。
その人が小学校6年間の中、4年間も担任でいてくれて
私は本当にラッキーだったと今でも思います。
その理解があったからこそ、今があり大人になって大切な友達もできた。

学校に行かないなら別のところに自分の居場所を見つければいいし同級生だけが友達じゃない。

それがわかっていれば学校は行かなくてもいい。
子供時代なんて長い人生のほんの一瞬。

と思ってしまうのです🌷

福島の復興と起業ツアー アントレプレナーについて思うこと

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

この二日間、福島県田村市と川内村にて大変ユニークなツアーに参加してきました。
その名も食・農・観光 地域資源を活かした起業を考える川内村・田村市現地視察ツアー
(主催:一般社団法人RCF)
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社会課題に立ち向かうアントレプレナーを増やすため、
起業に興味・関心のあるアントレプレナーの卵たち(既に起業した方も含めて)を招き
実際に田村市や川内村で事業を立ち上げた経営者、起業家、地元の方々と交流し、
最後はツアー参加者が事業プランを練り発表する、という実践的な試みです。

日本を代表する社会起業家のお一人、
ユーグレナの出雲充社長も同行し
アントレプレナーにとって、またとない貴重な体験が出来るツアー。

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とにかく魅力的な挑戦者、実践者の方々ばかりで、どれもこれもそれぞれ夜を徹してじっくり聴きたいくらいでした。

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日米共同宇宙プロジェクトのNASA技術統括や技術コンサルタントを経て、現在は川内での純粋な国産ワイン作りに着手。
将来ワインベルトを福島に作る壮大な構想を描いている一般社団法人日本葡萄酒革新協会理事 かわうちワイン株式会社 代表取締役 高木亨氏

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川内村を心底愛し、ご自身でも旅館と蕎麦屋を経営している川内村商工会長 井出茂氏

震災だけでなく放射能による非難勧告で、一時は去らなければならなかった故郷。
だからこそ、帰村と復興へ挑戦心が更に強まったようにも感じました。

人の意志はときに弱く脆いものでもありますが、夢を抱く人のパワーは素晴らしい。
未曽有の大惨事のマイナスさえ、変革の力にできるのです。

二日目の午前中のワインぶどうの畑見学の折、こんな紙を高木さんがかざしてくれました。
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真剣だと知恵が出る
中途半端だと愚痴が出る
いいかげんだと言い訳ばかり

実に良い言葉だなあ。
(きっと私の周囲の人は、これからこの言葉を繰り返し聞かされるはず)

高木さんの着ているTシャツには、「ワインが サイコウ ワインで 再興!」という楽しい言葉が。
高木さんが白ワイン色と赤ワイン色の2つを着こなしてプレゼンされる姿と
ユーグレナの出雲社長が緑色のネクタイ、背広の裏地、緑色のお財布を出す姿。
いずれも事業への徹底ぶりに、否が応でも真剣みが伝わってきます。

ポジティブな要素だけではなく、ネガティブな要素も沢山ある事業で
決して妥協しない、上質な本物を造り続けて未来にこの地域を発展させていこうという
ご自身の寿命を超えたはるか先の視点と、その為の文字通りの「開墾」であったり、農作物に文字通りの手をかける「手作業」であったり
地域の方々の理解を得るための地道な説明やイベントの開催など、数々の活動とその生き方に感動しました。

新聞やテレビのニュースで読むだけでは得られない、
地域再生のスタート地点の現地をナマで見ることが出来たことで、この体験を自分も是非活かさねばという気にさせられます。

ほかにも講演写真を撮り損ねましたが、復興のために大阪からアポなしで単身乗り込んできて
自然発酵する蓄財建材「ルナウェア」製造工場や
タイのCAFEAmazon(アメイゾン)国内1号店カフェを川内村に建てられたコドモエナジー株式会社の岩本泰典社長や
豊富な森林資源や水を生かすために複数の魅力的な事業計画を練りつつある東さんなど
本当に魅力的なアントレプレナーたちに出会いました。

岩本社長がこだわった木造の工場

岩本社長がこだわった木造の工場

アントレプレナーは、社会課題を解決するために立ち上がったのだから
最初から最後まで「課題」「困難な事象」はセットの存在として
当たり前に受け止められる覚悟があります。

ただ、社会では賛成の意見ばかりでもなく
さらに、賛同して協力してくれる人達の中にさえ
困難な事象が思った以上にあると、疑問や不安視する声はどうしても出てきてしまいます。

アントレプレナーが立ち向かうべき課題は、外だけではない。
特に身内、家族や学校の先生からの反対も「想定内」。

とにかく「行動の量」「効率や正確性を求めない」
そして科学的な裏づけ「サイエンス」を味方に。

そんな力強く実践的なメッセージに後押しされ
この二日間の出会いから、事業を興す人が現れることを期待しつつ、
私自身、YPPという事業を通じて
世界最長寿国であり、AI到来という時代に生きるアントレプレナーの一人として
働き方についての試行錯誤と実践を続けていきたいと思います。

※写真は一部、一般社団法人RCFのfacebookよりお借りしました。

第79回事務カフェ開催予告★「ベテランから新人へ 経理を引き継ぐ時のポイント教えます」

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こんにちは!
YPPの伊澤です🌹

10月に入って急に肌寒くなりましたね🌀
なんだか空気が冷たくて早くも冬の気配を感じます。

さて、そんな私は先月事務カフェをお休みして新婚旅行に行ってました💐
写真はそのときの立ち寄ったドバイでの楽しそうな砂漠ではしゃぐ様子です・・・

私の自己満ハネムーン旅行記についてはまた後日書かせていただきます👰

今日はタイトル通り、恒例の事務カフェのお知らせです!
YPP代表の五味渕が事務代行らしい業務の引継ぎについてお話します✍


第79回
「ベテランから新人へ 経理を引き継ぐ時のポイント教えます」

「経理の仕事はブラックボックス」とまでは言わなくても、
一人ベテランに任せたら、他の人はノータッチ。
いつしか「◯◯さんしか、わからない」という状態になりがちです。

その◯◯さんが長期休暇に入る、もしくは何らかの事情で辞めるとき、
まさに「経理のピンチはチャンス」。

ベテラン経理を失うのは会社にとって痛いですが、
いろんな見直しをする絶好の機会でもあります。

経理担当が入れ替わる「引き継ぎ時」こそ明確にしたいポイントや、
起きがちなトラブル事例を事前に知って、賢い引き継ぎを行いましょう。

今後の人員計画の中で経理業務を「見える化」しておきたい方も必見です。

弊社代表の五味渕が経理を引き継ぐ為のポイントをお伝えします!

事務代行業で様々な経理現場を目の当たりにして来た五味渕が
これまでの経験を踏まえ、経理現場のあれこれをお話しします。

◆講師:五味渕紀子
出産を機に、社会とつながる大切さを再認識。
家庭と両立しながら働ける人を増やすべく、株式会社YPPを創業。
チームで協力しあって働くことで、
会社でも家庭でも、孤軍奮闘する人を一人でも減らしたい。
仕事の喜びを一人でも多くの人と分かち合いたい為、
西へ東へ奔走中。

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日時:10月12日 (木)18時~
場所:YPP人形町事務

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

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☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。