2017年 7月 の投稿一覧

【経理代行】お客様が実感くださったアウトソーシングのメリット

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YPPの伊澤です。

とうとう7月も最終日ですね🌞
セミの鳴き声も日に日に騒がしくなってきました。
本日は私の担当しているお客様の事例紹介をいたします✨
産休のため1年間だけYPPに会計データ入力をご依頼いただいた税理士事務所の事例です。
トップの写真は、沖縄在住の担当メンバーさんからいただきました🎶


【事例紹介】
クライアント:税理士事務所
業務内容:会計データ入力

◆詳細

担当の方が産前産後休暇のため、戻ってくるまでの間9社分の会計データ入力を代行しています。
毎月、4半期ごと、半年ごと、年に1回・・・と入力するタイミングは様々。
事前に年間スケジュールや1回の入力にかかる時間をお聞きして、YPPでは3名のメンバーを手配。
お客様のスケジュールに沿った対応が可能な者で業務を分担しています。

◆アウトソーシングをしてよかったこと

~ご依頼いただいた税理士先生からお声を頂きました~

今までは派遣や外注でも“一人”に任せていたが、YPPでは“複数人”で業務を行うところに想像以上の安心感があります。
担当メンバー選抜時にプレテストや面談等も行っていただけたのもよかったです。
自分の力で採用して、条件を満たしていなかったり、何かの事情ですぐ辞めてしまうリスクを考えると、
とても安定的にお仕事をしてもらっているなと感じます。
事務所に来て入力してもらっていた時は、外出しにくかったけれど、
在宅でそれぞれ入力をしてもらうため、“ストレスフリー”でいつでも出かけられる状態もうれしい点ですね。

こちらは実際に使用している稼働時間管理表です。(クライアント、メンバー名は伏せてます)
キャプチャ

 

 

 

※数字はすべて「分単位」

 

会計データ入力経験があっても、最初に引き受ける際は“業務把握”にどうしても時間がかかってしまいます。

回を重ねるごとに適正な時間に近づいてきているか、そうでない場合は何か業務内で思い違いをしていないか、在宅で働くメンバーの様子を見守りつつ、連携をとっています。

ちなみに担当メンバーさんは神奈川県、宮崎県、沖縄県(しかも離島!)に在住です👏
住んでいる場所は違えど、それぞれしっかり在宅でお仕事をこなしてくださっています🌻

会計データ入力のためのスタッフを雇うかどうか思案中の方はぜひ一度、ご相談ください。

山登る⑤

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今日も暑いですね!YPPの山口です。
雨が少なかった梅雨も明けて、更に暑い日が続きそうですね。
こまめな水分補給を心掛けましょう☆

先日の土日を含めた3連休、「海の日」でしたが(^^)、
私は大好きな山に行ってきました。
今回は長野県中央アルプスの標高2,956mの木曽駒ケ岳。
数年前に一度登ったことがあり、2度目の登山です。

ここは何度でも行きたくなる程、本当にキレイで
初めて行ったときは、日本でこんな風景に出会えるとは…と
驚愕したのを覚えています。

そして今回、とてもお天気が良く、とーーーーっても素敵な景色が見れ、
本当に感動してしまったので、今回は細かい文章は書かず
写真を楽しんでもらいたいなと思いました。

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空がすごいダイナミックですね!

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天気が良かったのでテントを張ってる人がたくさんいました。
夜には満点の星空が見れるそうですよ☆彡☆彡☆彡

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休憩中の私が写っています(^^;)

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いかがでしたか?全てスマホでただ撮っただけの写真です!
少しは涼しい気分を味わっていただけましたでしょうか(^^)

 

第76回事務カフェ開催報告♪Excel資料を連携させる優れものツール“kintone”

こんにちは🐰
YPPの伊澤です!

毎日の暑さで意識がもうろうとしていますが、
今日は東京にも久しぶり(?)に雨が降って気持ちがリセットした気分です。

そして、先週の木曜日は毎月恒例の事務カフェでした☕

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久しぶりにウェルカムボードも一新です☺

さて、話題は本題に移ります。
上記の通り、今回のテーマは

「今までのExcel資料をクラウド上で連携させる優れものツール“kintone”」

Photo_17-07-18-14-43-05.542お届けするのは、事務カフェ講師としては初となる
アーキビジョン株式会社 CEO / UIデザイナー澤谷和明氏👏

 

kintoneって何?からその利点や機能説明と、kintoneで簡単に作れるアプリのデモを行っていただきました💻

ちなみに澤谷氏はYPPが現在構築中(一部稼働してます^^)のkintoneの開発にご協力いただいてます✨

kintoneとは?
サイボウズ社が提供するアプリを開発するクラウド型プラットフォーム。
誰でも作れて、その日からすぐに使える、マウスのドラック&ドロップでアプリの作成簡単にできてしまう優れものツールです。

例えばExcelでいろんな表を作っている企業があるとすれば、

  • 「誰かが使っていると使えない」
  • 「表がいくつもあって検索しにくい」
  • 「他の人が古い情報で上書きしてしまった」
  • 「Excelファイルが重くて開かない」
  • 「どれが最新版のファイルか分からない」
  • 「ファイルを紛失してしまった」

なんて経験ありませんか?

kintoneではこのすべてを解消できるんです🎈
しかも、いま使っているExcelファイルをそのまま移行できるほか、
コメント機能や変更履歴、更新通知、全文検索(※PDFなどの添付ファイルも)など備え付けの機能もとても充実しています。

しかも、開発もスピーディー!その日からすぐに使えるほか、
あいまいなまま作ってもトライ&エラーを繰り返しながら、
その場で修正ができるのが魅力です🌠

経費精算アプリの作り方~デモ~

とっても簡単なアプリを一つ作る流れを紹介します。

1

①はじめから作る

2

②アプリ名を決めます

画面の通り、左側にあるフォームを右側のフィールドにドラッグ&ドロップします。

3

③フィールドに必要なフォームを並べます

あとは、「フォームを保存」して「アプリを公開」にすれば完了です。

・・・これだけで、5分もかかってないです😅

今回使ったフォームは、
氏名・・・文字列(1列)
内容・・・文字列(1列)
金額・・・数字

この三つです。

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もちろん各フォームの設定は、ひとつひとつ設定できます。

 

 

 

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実際に入力するとこんな感じです👉

 

※アプリの動作テストもできるので、公開前に試したい場合はおすすめです。

今回は本当に簡単なアプリを1つ作成する手順を紹介しましたが、
kintoneでは複数のアプリ同士を紐づけて管理することや、
kintoneに限らず外部のアプリと連動することも可能です。

セールスフォースGoogleドライブドロップボックス会計ソフトfreeeMFクラウド・・・など、アイデア次第で形にできるので、
澤谷さん曰く、「kintoneでできないことはほぼない」とのことでした👏

本当に簡単なので、ぜひみなさんも試してみてください✨✨✨

30日間の無料お試しでまずは触ってみてください🎶

ご参加されたのは、「kintoneを知らない」というお客様がほとんどでしたが、終わるころには「早く触ってみたい!!」とみなさんわくわくされているご様子でした🐰

アプリの開発や、プログラミングと言ってしまうと「専門外なので・・・」と嫌煙しがちですが、kintoneなら頑張れると思わせてくれるはずです🌻

澤谷さん、ありがとうございました🎂

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

会社が正しいとするもの

こんにちは。YPPの山口です。
暑いですね!
今は、誰とどこで会っても第一声は「暑いですね!」な毎日です。
みなさん、体調を崩されないようにご自愛ください。

先日、社長の五味渕より「日本一働きたい会社のつくりかた」という本を借りました。
株式会社ライフルという企業の人事部長が人事の経験が全く無いところから
社員の方々がやりがいを持ち仕事に取り組めるように様々な仕組みを作り、
会社の成長に繋げたことがまとめられている本です。

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株式会社ライフル。
以前は株式会社ネクストという名前で、
賃貸物件の検索サイト「HOME’S」を運営している企業です。
私は数年前のネクスト時代にこちらの会社の株を持っていて、
急成長してうれしい思いをさせてもらった(笑)会社だったこともあり、
社名を見たとき急成長する会社は人事がしっかりしているだな~と感じました。

人事のことがよくわからないので難しいことはわかりませんが、
こんな制度も取り入れているんだ~
この制度、YPPにもほしいな~と面白く読ませてもらいました。

気になったのは本の中に出てくる「社是」という言葉。
私、知りませんでした。
社訓とは違うの?と思い調べてみたところ、
社是は「会社が是(正しい)とするもの」で、
社訓は「会社で守るべき教え、教訓」だそうです。

仕事をしていて判断に迷った時、
会社は何を正しいとしているのかを考え、
行動を起こす基準となるもののようです。

そんなに必要なものなのかな~と少し思ったりもしましたが
調べてみると大手でしっかりと売上を出している企業は
8割近くは社是があり社員に周知されいるようです。
逆に成長が少なく企業規模も小さめの会社は社是が無い割合が高いとのこと。
驚きの結果ですね。
考えてみると大手のように人数の多い会社は何か基準になるものが無いと
会社一丸となって進むことが難しい可能性が高いですよね。

YPPのメンバーさんはYPPのお仲間として一緒にお仕事を頑張ってくれていますが、
業務委託契約ということで、個人事業主という側面もあります。
自分がお仕事をしていく上で指針となるものがあると、
何かに迷ったときに道しるべになるかもしれませんね。

ところで、YPPに社是はあるんでしょうか??
私、知りません…💦

ルールを作りたがる人の心理

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こんにちは。YPPの山口です。

ムシムシとした日が続いていますね。
ビール好きの私にはある意味、うれしいたのしい季節です。
家に帰り冷蔵庫を開けて、キンキンに冷えたビールを前に、
「今日はどのビールを飲もうかな~」と選んでいる時が至福です♥
私の場合、あればあるだけ限りなく飲めてしまうので、
体のことを考え、今は1日1本と決めています。

しかし、ご飯を作りながら飲んでいるとあっと言う間に
1本を飲み干してしまい、ご飯を食べならがらもう1本…と
ついつい自分で決めたルールを破ってしまいます。
時にはご褒美…と思いつつ、
自分の体のことを考え自分で決めたことを守れないのは、
甘いな~と苦笑いしてしまいます。

人が集まる共同体で生活していると
それぞれの場所で様々なルールが存在すると思います。
その中には、なぜこんなルールが??と思う、
「暗黙の了解」とした悪しきルールや、
共同体の中で生活する人のことを考えて作ったルール。
過程や想いは様々ですがルールが全くないというところは無いと思います。

ルールにも色々ありますが、以前に勤務していた会社で、
お客様から休暇に関する制度の話をお伺いしたことがありました。
それをお伺いしたとき、おぉ~!良い制度!
自分の会社にもそんな休暇制度がほしい!と感じました。
しかしよくよく話を聞いてみると、そんないい制度があるのに
ごく一部の特定の人しか使用していなく使用率とても悪いとのことでした。
なぜ??
その休暇の制度は良かったのですが、
運用ルールが誰の為の休暇の制度??と思わず聞きたくなる内容でした。
うん(^^;)使用率悪くなりますよ…と言いたくなる気持ちも抑え、
軽く自分の気持ちをお伝えしたのを覚えています。

この件がありルールで大切なのは誰の為のルールなのか?を
考えるということなのかなと思いました。
あり過ぎるルールは人の自由な発想を妨げ、
自発的な行動を制限し、考える力を衰退させるものなんだと実感しました。

私が読んだ本の中でルールを作りたがる人は、
相手に対する期待値と支配欲が強いと書いてありました。
「こうしてほしい」
「こうなってほしい」
「こうしたい」
ある意味、責任感が強く向上心のあると思いますが、
何においても自分が基準になってしまっていて、
その先にいる人のことは視野に入っていないんだと感じましたし、
「言われなければやらない」と周囲を信じるのが難しいのでしょう。
そんな風にして作られたルールはいずれ、みんなが疲弊し良い制度が風化するだけ。

そして、その本を読んだとき若き日の自分のことを言われているのかと思ったのを、
このブログを書きながら思い出しました。
そう言えば私もそうだった…。
「こうしてほしい」「こうしたい」が強くて、
回りの人に押し付けていたのかもしれない。

…。
今日はビールを2本飲んで良いことにしよう。