YPPの伊澤です。
先日開催された事務カフェの報告です。

今回は片づけのプロを育成などを行っている日本ライフオーガナイザー協会とのコラボ企画!
お話が決まった時からとても楽しみだったのですが、
一部ワーク形式もあり、自分自身の仕事への向き合い方が振り返られるいい機会となりました。

テーマは、

「オフィスオーガナイザーが教える利益を生み出すオフィス整理の基本」

片づけと言っても、オフィスを単純に整理するだけではありません。
仕事の精度を落とさず、効率を上げ、利益を生み出せるオフィスの整理方法です。

ご登壇いただいたのは
株式会社収めるしくみ研究所 代表取締役 かみて理恵子 氏(ライフオーガナイザー(R))

Image_6bcf7822

散らかる理由は、“とりあえず置く”という行為です。
整理のポイントとして

“自分に合った 物の住所を決める”

ということです。

“物の住所を決める” は、なんとなく聞いたことがある方もいるかもしれませんが、
“自分に合った~” は、なかなかピンと来ないかと思います。

自分に合った 整理の仕方とは?

人間の性格ってみんな同じじゃないですよね?
同様に、片づけ方も人それぞれ。
なので、<自分に合った整理法が何なのか>からを考えることができるそうです。

●思考タイプ別
1. 直感タイプ : 楽しみながら、ひらめき、色で分ける
2. 理論タイプ : 地道な作業OK、文字や数字で分ける

●行動パターン別
1. 見える範囲、手の届く範囲を重視する
2. 見えてなくても、手が届かなくても書いてあれば把握可能

ちなみにわたしは直感タイプ手の届く範囲を重視するタイプでした(^_^;

今回は基本の“き”とということで、書類や文房具の整理ポイントについて勉強したので、
皆様にもお伝えしようと思います。

まず書類は3つにわけよう!

1.フロー文書(例:企画書、見積書等)
2.ストック文書(例:契約書など一定の保管が必要な書類)
3.リファレンス文書(例:取扱説明書、商品パンフレット等)

分けるのすら無理!!!という方は、
案件ごとにクリアファイルに入れておいて、
取り出しやら右側に戻すという繰り返しをすることだそうです。

整理方法右側に限らず、左側でもOKです。

そうすることで、自然とリファレンス文書(ストック文書)に振分けが可能です。

書類を保管する場所もない!!!という方は、
スキャンでデジタル化をしておけば、検索もしやすくて保管場所の確保も不要です。

文房具(物)の整理ポイント
●使うもの
1. 日常的に使うもの
2. ほとんど使わないもの ⇒ 社内で共有

●使えないもの ⇒ 処分

文房具って使えるか使えないかもわからない物で溢れていますよね。
まずは、使えるのか/使えないのか、日常的に使うのか、ほとんど使わないのかを分けて、
整理するのがいいそうです。

ここまで聞いて、少しでも早く自分のお部屋とオフィスのデスクを整理したい!!!
という気持ちに駆られるかと思いますが、
すぐに着手をしないことをお勧めします。

まずは、どんな仕事をしてどんな物を使用しているのか、
自分の棚おろしをすることからスタートしましょう。
また、それをどうやったら維持できるか、
なるべく簡単な仕組みをつくることです。

実は片づけが苦手だったというかみて氏ですが、

「片づけが苦手でも変われる!」

というご自身のご経験が、
参加者の方々の勇気になった時間となりました。

YPPのオフィスはよくご来社されたお客様から「きれいなオフィスですね」と、
褒められることが多いのですが、
それが維持できるように工夫していきたいです!


YPPブログにて事務カフェ前半の予定掲載してます!
「2017年事務カフェ日程★☆前半」
※お時間お間違いのないようお気を付けください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度以降は毎年、シャンティ国際ボランティア会さんに寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました