第89回事務カフェ テレワーク導入の便利ツールと運用ポイント

都会の秋
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こんにちは!おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第89回事務カフェは、
『テレワーク導入に向けて、会社に行かなくても仕事がサクサクできる便利ツールと、運用ポイント』をお届けしました。

今年の夏は豪雨、地震、台風など
天災も多く、会社にいけない状況に陥ることが多かったと思います。

会社で仕事をする日もあれば、
状況に応じて、会社に行かなくても仕事ができる環境を整えておいて
損はないと思います。

働き方改革が国をあげて推奨されるようになり
テレワーク推進という言葉も頻繁に目にするようになりました。

10月4日の日経新聞で「地方企業も働き方改革「実施済み」8割超 」という記事がありましたが
残業時間の上限抑制などは7割近くで実施されているものの
在宅勤務・テレワークの導入企業は、18.6%にとどまりました。

働き方の主な取り組み
(引用:日本経済新聞

それでも2割近くになった数字を改善とみる見方もありますが
技術面での進歩に比べて、活用には企業間でだいぶ開きがあると感じています。

YPPはもともと乳幼児を抱える主婦層中心に仕事を開拓してきましたので
「いつ何時、子供が熱を出すか分からない。明日会社にいける保証は常にない」という状況が
おのずと在宅で仕事ができる環境整備につながってきた経緯があります。

また創業から、いかにコストをかけずに
少ない経費でやりくりするかが習い性にもなっていますので
中小零細企業が取り組みやすい導入ツールを使ってきました。

今回の事務カフェでは、
お客様とYPPがよく使っているクラウドでデータ共有をする
使い勝手の良いオンラインストレージサービスやメール共有ツール、
それらの使用時の注意点、
自宅やカフェなど事務所を出た際のセキュリティ対策など
ミニマムな経費でも出来ることをお伝えしました。

データ共有ツール

例えば、フォルダを共有する際に
「リンクを知っている全員がアクセスできます」を選んでしまうと
リンクURLが誤って転送されてしまえば
無関係な人がアクセス可能になってしまう危険があります💦

リンクの共有ウィンドウ

「オフ・特定のユーザー」で共有し
常に共有者が誰であるかを「特定しておくこと」という運用ルールを設けるとともに
そのグループに新人が入ってきたら
共有方法や注意点・ミス履歴等をきちんと教えておくこと。
それが徹底できていないと、ある日「あれ?知らないアカウントの人が覗いている」ということになりかねません。

便利で手軽である反面、
運営面で
十分に注意を払う必要が出てきます。

また、勉強会の最後に声を大にしてお伝えしたのは
常に手元のスマホで内容確認できてしまう便利さと相まって
個々人が“24時間営業”になってしまわないよう
マネジメント側には「休息ルールを設けること」が求められるということでした。

それぞれが自由な時間帯に自由な場所からアクセスできるため
ともすると、常にメールやチャットが飛び交い
まじめな人ほど「即レスしなくては」とプレッシャーを感じてしまうことがあります。

せっかく残業時間削減で早く帰宅したものの
帰宅後に深夜までスマホで仕事のチェック。。。という生活に簡単に陥りやすいもの。
情報を出す側(依頼主や上司)は時間外に発信しない配慮が極力必要ですし、
受け手側もスマホやタブレット等との上手な距離の取り方を身につけて、
テレワークを進めることが健康的に働くことに繋がるようにしたいです。

今回ご参加いただいた皆様からは
様々な便利ツールを「ぜひ使ってみたい」というお声と同時に
「使う前のルールや共通認識も必要ですね」とその重要性にうなづいていただきました。

 

さて次月の事務カフェは、11月15日(木)18時半~20時を予定しております。
ご参加の皆様よりリクエストをいただいておりますので
詳細が決まりましたら、またご案内させていただきます。

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
かわうちワイン」さんへ寄付させていただきます。

☆ワインが最高、ワインで再興!☆
http://kawauchi-wine.com/
こちらも是非一度ご覧ください。

事務カフェにご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

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