第86回事務カフェ報告 1日がかりがたった5秒?初マクロ体験に一同感動 

やってみよう!Excelマクロで超効率化レジメ表紙画像
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こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第86回事務カフェは、
「やってみよう!Excelマクロで超効率化」と題して
事務カフェにYPPメンバー小川可亜那さんが初登壇しました。

YPPメンバーが講義をするということに
わくわくしながら、私も当日を待ち望んで迎えました。

ご参加いただいた方は、いずれも
「マクロのボタンを見たことはあるが、自分で作ったことはない」という
正真正銘のマクロ未体験の皆様。

まずは、マクロとはなんぞや?という
最初の一歩から。

そもそもマクロとはExcelだけのものではない
「複数の命令群を一つの命令で代行するように定義したもの」のことを マクロという

Excelで使うマクロはVBAというプログラミング言語を使って作るプログラムのことで
VBAは正式名称をMicrosoft Visual Basic for Applicationsといいます。
つまり、Office製品 でマクロを開発するためには
VBAというプログラミング言語で命令を書くことになるわけです。✍

あ、苦手な方はちょっと拒否反応が💦

でもVBAの細かい書き方を全部覚える必要はなく
何が出来るかを知って
インターネットを辞書代わりにすればよいのです!
(また非常に参考になる本もあるので後述します)

なので
VBAマクロで何ができるか?ということを知っておくことが大事です。

Excelに限らず、Windowsでできる一部の操作(ファイル、フォルダ操作など)
例えば、、、メーラーが対応していれば(Outlookなど)メールを送信したり下書きを作成できる
つまり手順化できるものは全てマクロにできる

とにかく
一度自分でマクロを作って、動かしてみましょう。
というわけで
講師の小川さんが実際に派遣時代に経験したという
「鬼のようにコピペを連打する作業」を自動化してみます。

早速、小川さんの手ほどきで、参加者一同緊張の面持ちで
マクロを書いてみることに。

真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん
真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん(左奥が小川可亜那さん)

一つのファイルには「名前・住所・メールアドレス」などの情報があり
もう一つのファイルには「名前・血液型・性別」などの情報があり
それを電話かけリストとして、見やすく備考欄をつけて1名ずつまとめる。

100人の情報をひたすらファイルを見比べながら検索してコピペ。
何件もやっているうちに一行うっかり間違えそう…。

ありがちですよね。

その一連の動作を「マクロの記録」機能を使って
Excelに記録させていくことで
VBAが書けない人でもマクロを作ることが出来ます。

(実はこの時、裏側でVBAが書き込まれています)

そして、、、さらにVBAで書かれたプログラムの画面を開き
小川さんに教わった「命令」を打ち込んでみると。。。

なんと!

参加者一同のパソコンで
Excelが自動的に連続して作業を繰り返し始めました!

キーボードを触っていないのに画面が次々と動いて
100件を超える電話かけリストがあっという間に完成~🙌

一同思わず拍手~👏

ほら。知らない人でも、できるでしょう。

そして一度マクロを書いて自動化してしまうと
二度と100件のコピペ作業をしたくなくなります。(←ここ大事)

入力スピードが速い人は
ついキーボード連打で作業してしまいますが
どう考えても「自動化」スピードには勝てません。
また、
プログラム(命令)どおりに実行されるので
違う行のコピペミスなんてこともゼロ
つまり、入力後の「照合作業」も要らなくなります。

YPPでも現場の省力化、効率アップを進める中で
マクロは大活躍中です。
(小川さんはこの2年間で40件ぐらい作った筈)

実際にマクロをちゃんと書こうと思ったら
やはり勉強は必要で、参考図書として
小川さんも私もイチ押しの一冊
すごい改善の吉田拳さんの名著を紹介しました。
「たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書」

たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書

(画像は当日配布資料より)

アンテナの高い参加者の方が、
その場でAmazonに注文されていました!

主催者冥利に尽きます。

世は働き方改革。
色々な効率化を図る中で
デスクワークの連続作業に悩まされている方は
きっと全国に沢山いらっしゃると思います。

急がば回れ。

毎日触るExcelこそ、長けておいて損はないと思います。

さてこの日の登壇を支えたもう一人の小川さんがいました。
無事に終わってホッと一息。シッターさんと記念撮影

ベビーシッター派遣キッズラインからきた小川裕佳さん(写真左)

実は小川可亜那さんは1歳と4歳の2児のママ。
登壇の間、偶然にも同じ小川姓のシッターさんが
二人の可愛いお子さんをみてくれていました。
さすがプロ。あやし方が抜群で
子供たちは大喜びで遊んでもらっていました♫

色んな方のご協力を経て実現した今回の勉強会。

参加者の方々もご満足いただき
大変有意義な時間でした。

さて、Excelはマクロだけではありません。

この素晴らしい多機能なアプリケーションソフトを
もっと使いこなしたい!というわけで
来月、第87回も「Excel」を中心に勉強します。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆去年の様子はこちらのブログをご覧下さい。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。

そして2017年度は、ワインで地方再興の百年構想を手掛ける
かわうちワインさんに寄付させていただきます。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

では次回のご参加、お待ちしております!!!

 

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