第85回事務カフェ報告 kintoneは、画期的に優しい!

配布資料_kintoneリーフレット
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第85回はサイボウズの別府さんをお招きして、kintoneについて勉強しました。

まず、、、kintoneとはなんぞや?という方のために簡単にご説明します。

サイボウズ社のページでは、以下のように説明書きがあります。
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kintone(キントーン)は、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。
—————————————————————–

が、「自社の業務にあわせたシステムをかんたんに作成」って何???と思いませんか。

弊社も、最初は???でした。

実際にYPPでも受発注システムをkintoneを使って自作して
その良さを実感した私なりの解釈は、こうです。

今までExcelで管理していたものをWeb上にアップロードして(=クラウドで保管)
システム屋さんを頼まなくても、素人が簡単に編集・更新できるツール。
Excelにありがちだった「知らないうちにデータをいじっちゃった!」という失敗から解放され
かつ、出先でスマホからでも簡単に情報更新・共有できるもの
👍

従来の受発注システムで起きる問題は、こんな感じではないでしょうか。

1.仕様変更をしたいけれど、追加費用が結構かかる
  →使いづらいまま改修を諦め、
  Excelなど別表管理が後を絶たない💦

2.改編するとなったら、
  外部との打合せ・見積書の取寄せから始まり、
  事態の改善までかなり時間もかかる
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦

3.システムが出来上がった後のテスト期間に
  細かなイレギュラー処理が判明する
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦
  →上記の1.に戻る無限ループ(涙)

それぞれがExcelで管理を始めると、似たような資料が複数存在し
共有どころか、知らない情報が散在しているケースや
最新情報も各データに散在してしまい、
「正しい唯一の全体データ」が実は存在しない(涙)なんて悲惨なことも起きてしまいます。。。

どこかで一元管理したい、情報を整理したい、一旦整理したら確実に最新情報に更新したい
こんなお悩みを抱えている方は多いと思います。

そんなお悩みに応えるのが「システム屋さんを呼ばなくても、自分でアプリを簡単に作れるツール」であるkintone。

作り方は、簡単な順に3つです。

1.雛形のフォーマットを使う
2.自分のExcelをアップロードしてからクラウド上で編集する
3.ゼロから設計する

このいずれもが、ExcelやWordを使えるITスキルがあれば、
kintoneでアプリを作る操作は簡単に覚えられます。

実際やってみたら
アプリを作る知識を習得するエネルギーはほぼ不要で
業務をいかに整理するか、むしろそちらの検討に社内は頭を使うことになるでしょう。
(そこも含めてYPPもお手伝いしております💪)

YPPでは現在、kintoneを活用して、以下を社内共有して一元管理しています。

1.顧客情報
2.登録メンバー情報
3.案件情報
4.見積情報
4.受発注情報
5.請求情報
6.売上の案件ごと収支

このほか、タイムカード機能など人事労務でも活用の幅はあるkintone。
お客様の在庫管理や、新規営業情報の共有にも活かせそうだな~と
思っています。

kintoneについて説明するサイボウズ社の別府さん
昨年に次いで2回目の登壇となった別府さん。
わかりやすく丁寧に、またIT系に苦手意識のある社長さんたちにも親近感のあるお話を交えながら、kintoneの機能紹介、活用方法を話してくださいました。

今回参加されたのは製造業の社長さんが多く
管理や受発注システムの入れ替えを検討中の方や
地方と首都圏で事業所が分かれ、情報の共有に悩む方
顧客情報の一元管理方法を検討中の方
それぞれ、kintone活用を何かしらイメージして
成果を持ち帰られているご様子でした。

具体的な相談は、事務カフェならぬ
「kintone導入相談カフェ」があるそうですので
そちらに足をお運びいただくと良いですね。

また事務プロの我々も
kintoneを使ってExcel管理していた書類を
どのように一元管理したらよいか
アドバイスできますので👍
ご興味ある方はご連絡くださいませ。

写真の腕はイマイチですが
ちょっと事務カフェの模様をご紹介すると。。。
熱心に画面をみる事務カフェ参加者のみなさん
自社のシステムに採り入れようと、熱心に画面を見る参加者のみなさん。
YPPメンバーでkintoneを誰より使いこなしているOさんも
お子さん抱っこしながらGoogleハングアウトでWebから参加中(手前ノートPC)。

kintoneのノベルティシール
お土産には可愛いkintoneシールをいただきました♫

さて、次の事務カフェは2か月連続で
Excelを勉強します。

テーマはずばり!!!
「Excelをもっと知って、もっと使いこなそう!」

kintoneはもちろん素晴らしいのですが
デスクワークする殆どの人が毎日触っているであろうExcel
これも大変素晴らしいアプリケーションソフトです❢

ところが、、、私を含めて
殆どの人がExcelがどこまでの機能を持っているか
そのほんの一部しか知らないと思います。

7月は、YPPのExcelマクロ職人が
「マクロって難しい」と思っている方に
目からウロコで、実は身近に使えるもの、ということを
お届けしたいと思います。

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPマクロ職人Oさん

そして8月は
YPPが長年この事務カフェに毎年お呼びしていて
参加された人は必ず「知らなかった!!!」と驚嘆する講座。
会計×Excelの実践では右に出る者がいない!
という東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史先生をお呼びします。

実務担当の方はもちろん
自社の経理や事務まわりをもっと強くしたい、と望む社長さんは
ぜひご参加ください。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

来月の事務カフェもどうぞご期待ください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

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