第75回事務カフェ開催報告★☆

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YPPの伊澤です。

先日行われた第75回事務カフェでは、「経理担当者のためのエクセル講座」をテーマに、
お馴染みの東京メトロポリタン税理士法人の榎本先生を講師に迎えて
「知らないより知っておいた方がいい!」Excelの使いこなし術をご伝授いただきました。

関数を知らなくても簡単に表集計ができる!「テーブル」、「ピポッドテーブル」。

「テーブル」や「ピポッドテーブル」機能を使えば、関数を知らなくても簡単に表集計ができるんです。
それには最低限覚えておくべきルールや機能があります。

例えば、「絶対参照」という言葉ですが、
「これを知らずに関数は使ってはいけない!」と、榎本先生がいうほど大事な機能です。

「絶対参照」とは・・・Excelの列や行を固定することです。$マークをアルファベットの前後に配置すると、計算式でセルが動かないようにできるようになります。

そして、データベースを用意するうえで守るべき基本中の基本がこちら↓

「テーブル」を作る際のルール※※
・1行目は「見出し行」として、必ず項目をつける
・見出しの結合はNG
・見出しのない空列もNG
・2行目以降は「データ行」
・空行はNG
・途中での小計はNG

事務カフェ3

テーブルにすることによって、罫線やデザインが簡単にできるだけでなく、テーブル範囲も自動で広げることができます。
計算式を都度追加入力しなくても自動で反映されるので計算式が抜けてた!!というトラブルも防げますね(^^)

 

超おすすめ!「ピポットテーブル」なら関数式を使わずに、複雑な表が簡単に作成できる!

ピポットテーブル・・・聞いたことあるけど関数使って表作った方が早いんじゃない?なんて、思っている方多いと思います。

もちろん私もその一人ですが、榎本先生が「絶対使うべき!」と太鼓判の機能です。

何より、使っているだけでできる人に見える!!
のはもちろん、難しい関数を使う必要もなく、
「フィルター」「列」「行」「値」の4つの「フィールド」にデータのドラッグ&ドロップするだけで集計表が簡単にできてしまいます。

ここまでもすごいー!使ってみたいー!と気持ちが高まりますが、もっとすごいのは第2部のコーナーです。

習うより慣れよ!「ショートカット」1000本ノック!

なんと、榎本先生がやってくれました。
今回の事務カフェのためだけに!
「ショートカットトレーニング」ツールを作ってくださいました👏👏👏👏✨

事務カフェ画像が荒くて恐縮ですが、全16項目で簡単なコピー&ペーストからシート間移動、列の削除・挿入などをショートカットキーを駆使して何秒でクリアできたかをランクで表示する、楽しみながらトレーニングができる代物をご用意頂いたのです✨

果たして、榎本先生はこれをどのくらいのスピードでこなせるのか・・・そんなリクエストに応えていただいた様子を写した動画はFacebookにて公開予定です♪

 

とういうことで、とても満足度が高くお腹がいっぱいになった会で、
Excelのショートカットキーに関しては習うより慣れよ!という文言がぴったりだと思いました。

事務カフェ2最後に、ショートカットキーを使いこなすポイントは、マウスを使わない!です。
マウスに頼っていると、いつまでたっても慣れません。
まずはマウスなしでExcelを操作してみましょう。

使えたとき…きっと感動します(*^-^*)

 

 

おまけ
・コピー 【Ctrl】+C
・貼り付け【Ctrl】+V
・範囲選択 【Shift】+【Ctrl】+⇄
・範囲選択 【Shift】+【スペース】
・範囲選択 【Ctrl】+【スペース】
・値貼り付け【アプリケーション】・【S】・【V】

試しに使ってみてください☺


☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの「走れ!東北移動図書館プロジェクト」へ寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。