【見積・受発注代行】最初は少しの仕事から、徐々に幅広い業務へ

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住宅設備機器メーカーで、現在7名のメンバーがチームで動いています。

おまかせいただいているのは、
1.見積作成
2.受注処理(倉庫への商品発送手配)
3.新規の問合せ対応
4.定期的なFAX-DM、メールマガジンの原稿執筆と配信
5.新規顧客リスト作成
6.事例集の作成
などです。

最初は、見積作成のお仕事からスタートしました。

慣れない図面と格闘し、専門用語を理解するのに
やや時間を要しましたが
徐々に業務になれ、
いつしかお客様よりスピーディーに
1件あたりの見積書(設計図・換気計算書など)を仕上げられるようになりました。

そこで今度は、受注後の処理も
担当させていただくこととなり、
お客様がアウトソーシングしている倉庫会社と連携し
出荷証明書の発行など出荷手配も行っています。

見積作成を通じて製品の理解を深めたチームメンバーで
現在は、在宅ながら電話応対も始め、
簡単な顧客対応が出来るようになりつつあります。
建築関係の問合せなので、
専門的なことはお客様に対応いただいていますが
製品の似たような質問には過去のQ&Aを調べたり
お客様に教わりながら、習得しつつあります。

徐々にお客様の仕事に詳しくなっていくことが嬉しく
また製品への愛着もますます湧いてきて
ライター経験のあるメンバーがFAX-DMやメールマガジンの原稿を書き
定期的な配信にも一役買っています。

チーム構成の変遷は以下のような形でした。

初期 … 進行管理1名 見積作成2名
中期 … 進行管理1名 見積作成・受発注管理5名
現在 … 進行管理1名 見積作成・受発注管理・顧客対応5名 DM執筆ライター1名 

月の稼働トータル時間数 約170~250時間(月により変動あり)
(事例集作成・DM用リスト作成などで一時的に業務が増える場合は、その時だけの増員もあります)

少人数で開発に専念したいメーカーさんなので
受発注まわりは、できるだけ弊社メンバーが支えたいと思っています。

不定期開催ですが、年に数回は
Webミーティングで顔をあわせており
お客様とチームメンバーも、打合せを楽しみにしています。

見積依頼が集中する繁忙期は気が抜けませんが
東京都内にいるお客様と、
宮城・神奈川・愛知・三重・山口に点在するメンバーが
一丸となって仕事をしている光景は、在宅ワークならではと言えます。

この夏、旅行ついでに
お客様の会社訪問を予定している地方メンバーご家族がいます。
私も便乗して、
お客様とメンバーとの美味しいランチ会が今から楽しみです♪

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