【営業代行】「事務所は持たない」在宅で行う受発注業務

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YPPの杉村です。

8月も中盤。お盆はみなさんゆっくりできたのでしょうか?
この週末、東京は大きな花火大会があるので、見に行かれる方も多いのではないでしょうか?
楽しみですね。
いつの間にか夏が終わっていた・・・とならないように、しっかり季節を楽しみましょう♬

さて、本日は私の担当しているお客様の事例紹介をいたします✨
お客様との出会いはもう2年半ほど前になるのでしょうか。
「事務所をもたないことに決めました」と、YPPで受託している以外の基幹業務も、
システム化を進めていらっしゃる鍵交換・鍵修理などの出張鍵屋さんの事例です。


【事例紹介】
クライアント:出張鍵屋
業務内容:週7日、鍵交換・修理の受発注

◆詳細

「事務所をもたないことに決めた」お客様のためのクラウド営業事務チーム。
YPPが請け負っているのは、受注~鍵の付け替え業者さんへの発注です。
依頼は、業務用のアカウントにメールで届き、
その情報を専用システムへ打ち込み、
クライアントへの質問や業務連絡、業者さんへの発注もシステム内にて行います。

システムへの打ち込みは、月曜日~日曜日、11:00~18:00内で1日5回行っています。
YPPでは5名のメンバーを手配(うち1名は海外にいます!)
お客様のスケジュールに沿った対応が可能な者で業務を分担しています。

◆アウトソーシングのポイント

週7日、11:00~18:00で人を雇用し、事務所に来てもらった場合、
休憩を1時間入れたとしても、1日6時間、1ヶ月が30日とした場合、180時間に及びます。

手の空いた時間に行ってもらう仕事があれば良いですが、
従業員を手持ち無沙汰で放置するわけにはいきません。
また、週7日となると、1名では難しいでしょう。
アウトソーシングをすると、ずっとパソコンの前にいなくても、
1日5回のタイミングで集中してシステムへの打ち込みをすれば良いということに気が付きます。
この作業のために他の仕事の手を止めなくても良くなります。

在宅でもできる?
問題ありません。ルールはマニュアルにて共有。
新たなルールの確認、質問などを行った場合、業務チャットで共有しつつ、
マニュアル(Q&A)に入力してチームメンバー全員で共有します。
マルチ

※画像:YPPではチャットワークさんを活用して、上記のようにメンバーがやりとりしております

シフトなども同様に、チームメンバーでルールを決めて、穴をあけないようにフォローしています。
こちらのチームは、スタート期から考えるとメンバーの入れ替えなどもあり、
今では初期メンバーが1人しか残っていません!?
それでもメンバー交代の際、先輩が新人にレクチャーをして、質問もフォローして・・・
いつの間にかその時の新人が今度はレクチャーをする側に回っていて、と。

やはり、毎日ある仕事な分やりとりも多くなり、
人となり、プライベートも知ることが多くなるので、メンバーが卒業する時は、本当に涙涙です(笑)

お客様からのご依頼が、こうやって多くの人を繋ぐと考えると、
本当に素敵な贈り物を頂いているように感じます。

一人雇うほどではないけど、そろそろ自分の手から放したい。
そんな風にお考えの方がいらっしゃいましたら、ぜひご相談ください^^

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