第88回事務カフェ報告 Excelの便利機能が、盛り沢山

選択範囲内で中央のキャプチャ

記念すべき第88回事務カフェは、
東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史副代表にご登壇いただき、
Excelの便利機能を幅広く教えていただきました。

いきなりですが、、、
冒頭の画像にあるとおり
書式設定の【選択範囲内で中央】ってご存知でしたか?

セルを結合したほうが見栄えはよいので
よく【セルを結合して中央揃え】で表のタイトルを記載することがあると思います。

しかし結合してしまうと、ピポッドテーブルやオートフィルタなど
データの集計や並び順を変えたいときには、この「結合した状態」が邪魔になります。

「いちいち結合を解除していました」という方に朗報です。
実は書式設定の【文字の配置 縦位置(V):】のプルダウンメニューから
【選択範囲内で中央】を選ぶと、結合したように見せて、結合しないで中央に配置ができるのです。

選択範囲内で中央のキャプチャ

他にも、、、

【置換機能のオプション】で
セル色も置き換えできるとか

表示が必要な最終列選択の状態で
【Shift + CTRL →(右矢印キー)】すると、一番奥まで指定してくれるので
そこで非表示にすると、余計な列がみえないので、
見せたいものだけスッキリと表示できるとか

同様に、行選択の状態でも
【Shift + CTRL ↓(下矢印キー)】すると、一番奥まで指定して非表示で
スッキリ見せる とか

【ALT + = + SHIFT】を一度に押すと
Aut Sum を押したのと同じことになる とか

セルの中で改行したいときは
【Alt + Enter】
などなど
知っていたら便利な機能を次々とご紹介いただきました。

 

特に私が事務代行屋として便利だと感じたのは
人からもらったファイルに数式が入っているかどうかを調べる方法。
ホームタブの【検索と選択】メニューから【選択オプション】で
条件選択して
数式にチェックをしてOKをすると
数式だけマークされる
という機能です。これで数式の漏れをチェックできるのはけっこう便利。

検索と選択の選択オプション画面

知っている人には「今さら?」と思うようなことも
意外と知らない人は多いもの。

ぜひ周りの人に「知っている?」と自慢かたがた
広めていただきたいと思いました。

今回、榎本先生は、ホームタブから丁寧に各リボンに沿って
かつ厳選して、説明してくださいました。

参加者の皆様は
「まだ押したことのないボタンが沢山あります!」と驚かれていました。

Excelは、いつ勉強しても「まだまだ知らなかったな」と思うことばかりです。

また来年もぜひ榎本先生にはご登壇いただきたいと思っております!

 

さて

次回の第89回事務カフェは、最近話題の
『テレワーク導入に向けて、会社に行かなくても仕事がサクサクできる便利ツールと、運用ポイント』
をお届けします。

今回は、アウトソーシングで長年、在宅ワーカーとともに歩んできた私、
五味渕が講師を務めます。

台風シーズンに限らず、ゲリラ豪雨や家族の看病などで通勤が難しいとき
自宅でも会社にいるように仕事ができたら便利ですよね。

一方で、会社からすれば自宅で仕事をしてもらう場合のセキュリティも気になります。
使い勝手の良いアプリやセキュリティ確保に向けて、自宅でも出来る安全対策など
YPPが日頃活用しているツールや運用ルールをご紹介します。

予め、「こんなことが知りたい!」などのご質問も大歓迎です。

テレワーク導入に興味はあるものの、実際に何から始めたらよいか想像がつかない。。。

という方は是非、ご参加ください。

■□■□■□■□■□■□■□

日時:10月18日 (木)
時間:18時30分~
場所:YPP人形町事務所

定員 10名様限定

参加費 お一人様 2000円

■□■□■□■□■□■□■□

お問い合わせ : TEL 03-6661-0758
お申込み窓口 : ypp@omakase-ypp.jp

▼事務カフェfacebookページができました!
「いいね!」や「フォロー」お待ちしてます^^
https://www.facebook.com/jimucafeproject/

 

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
2017年度は、福島県川内村で100年構想でふくしまワインベルトづくりに挑む
「かわうちワイン」さんへ寄付させていただきます。

☆ワインが最高、ワインで再興!☆
http://kawauchi-wine.com/
こちらも是非一度ご覧ください。

事務カフェにご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様、本当にありがとうございました。

障がいを超えて、同じステージで輝こう!音楽イベント発信中

GC

こんにちは。おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

10月らしからぬ三連休、いかがお過ごしでしょうか。
今日は夏のように汗をかき、洗濯物も夏のように気持ちよく乾きます。

さて昨日、YPPのお客様でもある日本バリアフリー協会 主催の『第15回ゴールドコンサート』(@東京国際フォーラム)を観劇しました。

ゴールドコンサート会場写真

日本バリアフリー協会の貝谷さんが
『日本のスティービーワンダーの発掘を』との思いで
障がいのある人の中から音楽的才能を発見し育てるために企画運営されている
「障がい者がプロの音楽家になる道を開くための音楽コンクール」です。

審査委員長を長年務めるのは、音楽評論家の湯川れい子氏。
毎年温かくも厳正な審査で、音楽的にきちんとした評価をされており、
なんとグランプリが出なかった年もあります。

今年で15回の開催。
強い信念と使命感のもと、様々な価値観や経済的な課題を乗り越えて、
毎年欠かさず継続開催していることに、深い感銘を受けます。

このイベントを開催する発端は
ご自身も筋ジストロフィーという障がいをもつ貝谷さんが、
デンマークを訪れた際に
障がい者団体が主催する国民的音楽フェスティバル「グリーンコンサート」(全7都市20万人動員の一大イベント)に衝撃を受け、
日本でも障がい者が主催する音楽フェスをやりたいと強く夢を抱いたことから始まります。

帰国後すぐには事情が許さず
まずはコンクール形式の『ゴールドコンサート』から音楽を通じた啓蒙活動を始めました。

しかし積年の想いを実現させ、遂に2013年
クレイジーケンバンドとの出演交渉を成功にこぎつけ、
音楽フェスティバルをついに開催します。

障がい者を対象とした音楽コンクール以上に
障がい者が運営を主体的に行い、収益ビジネスである音楽フェスティバルを成功させるのは
本当に至難の業の活動です。

色々な反省や異なる価値観からの意見にも耳を傾けつつ
地道に応援者を募りながら
2013年以降も、2015年、2017年と
音楽フェス開催を地道に続けてきました。

このバイタリティ、行動力。
主催者である貝谷さんが
実は24時間看護が必要な筋ジストロフィーであることを知ると、みな驚かれます。

驚いたついでに是非とも、この意義ある活動を応援してほしいので
YPPでも宣伝させていただきます。

2018GCグランドフェスティバル
11月10日(土)16:15開場、17:00開演
@新木場 STUDIO COAST
出演:Analogfish/矢井田瞳/セカイイチetc

チケットに関するお問い合わせは、DISK GARAGE TEL 050-5533-0888(平日12:00〜19:00)

車いす席・着席が必要な方に関するお問い合わせは、
NPO日本バリアフリー協会 TEL:03-5215-1485(平日10:00〜18:00)
info@npojpa.org

是非この活動をホームページでもご覧下さい。
⭐︎ゴールドコンサート⭐︎
https://gc.npojba.org/

🎸🥁🎹GCグランドフェスティバル 2018🎸🥁♬
http://www.gcgf.jp/

どちらの音楽イベントでも
「バリアフリーという活動が要らなくなる未来を目指している」という点も
「障がいの有無にかかわらず、“同じステージで”仕事がしたい!」という点でも、
YPPも心底、共感しています。

(そしてYPPも、障がいがあるメンバーが2名
GCグランドフェスティバル
の応援ホームページの更新や
寄付先リスト作成などの事務として関わらせて頂いております)

私も毎年観客席にいるのですが、音楽フェスティバルとして
十二分に楽しめる、見応えあるステージです。

是非チケットを買って
会場に足をお運びください!!!

第87回事務カフェ「知らなかった!Excel便利機能」

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こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第87回事務カフェは、毎年恒例
東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史先生をお招きして「Excelを知る」1時間半でした。

例によって長年にわたり、時間勝負の経理現場で鍛えられた榎本先生ならでは

「いくら探求してもしきれないExcel」の中から

厳選された“これは知っていたら使う!”便利機能

ビックリするほど、短い時間に凝縮して
「こんなにも?!」と盛り沢山で教えていただきました。

初心者の方にこそ聞いていただきたい!と事前に広報したのですが
当日参加されたのは「わりとExcel使って、関数やちょっとしたマクロ組んだりしています」という
“腕に覚えがある人”が結構いました。

今回は超初心者編で基本的なところを広く浅くやってほしい、とお願いしていた主催者としては
Excel中級者の方々を前に、一瞬ひやりとしたのですがまったくの杞憂でした。

「あ、これは知っている」というものもありますが
「えー、そういうこと、出来たんですか?」「うそ、初めて知った!」
「そんな画面、見たことなかった」が次々と繰り出され、

きっと参加された方々はご満足いただけたと思います。

ハングアウトで自宅から参加したメンバーのMさんも
まるでクイズ番組かお笑いをテレビで観るように楽しそうに
時々「うわっ!」とか「HAHAHA(≧▽≦)」と声をあげて笑ってくれて、
まさに主催者冥利に尽きるナイスリアクションでした👍

そして楽しい講義に思いっきり、写真を撮り忘れてしまい💦
いっそのこと夏の楽しそうな写真をアップしてしまいました。

満席によりお断りした方や、体調不良で急遽来られなかった方から
同じテーマで是非やってほしい、とご連絡をいただいたので
ここでネタバレはやめておきますが、、、一つだけ
「広く浅く知りたい方にぜひ知ってほしいもの」をご紹介します。

 

キーボードのアプリケーションキー

キーボードにマウスとメニュー、
もしくは上記写真のようにメニューを模倣したマークがついているこのキー。

これは「アプリケーションキー」といって

マウスの「右クリック」と同じ働きをするキーです。

 

私はよく書式設定を選ぶとき
このアプリケーションキー + F で立ち上げています。

Ctrlキー + 1(数字)のショートカットキーのほうがメジャーかもしれませんが
Ctrlキーは左手小指を使うことの多い私は
アプリケーションキー + Fの方が何となく押しやすい。
いずれにしろ、もしこのブログでまた
アプリケーションキー=右クリック を知る人が増えてくれると嬉しいです。

榎本先生いわく
「Excelを使いこなせない」と嘆く人がいますが
そもそも使いきれないくらいに機能があるので
「使いこなそう」なんて最初から思わなくてOK!

Excelは「知っているか、知らないか」だけですぐ使える機能が沢山あるので
まず「知ろうとすることが大事」。

さて9月の事務カフェですが。。。

今回満席でお断りした方、急遽体調不良で来れなかった方
あとから知ってぜひ開催してほしいという方のお声を受けて

もう一度!9月も同じテーマで榎本先生がご登壇くださることになりました。

事務カフェ、長年やっていますが
来月もまた連続でやってほしい!とお願いするのは初めてです。

Excelは毎日使うもの。
だからこそ、ちょっとした「知っていること」の違いの積み重ねが貴重です。

「こんな時間が掛かる仕事を頼まれて…」と思っていたことが
実は「ある機能」を使うと、
今までの10分の1以下の時間で出来ることがわかる。

それがExcelのすごいところ、というか
知らないと怖いところです。

私も、榎本先生やExcelの達人がお話するたびに
「知らなかった~」を連発中です。

何年もご登壇いただいても、まだ尽きないのは
世界中の人の「これがあったらいいな」の声を受けて
Excelも、進化し続けているからでしょう。

気になる方はぜひ9月の事務カフェにおいでください。

 

【第88回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:9月20日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

pcはお貸出しも出来ますが、数に限りがございます。

また、ご自身で持参いただくとその場で色々な設定ができますので
ぜひノートPCをお持ちください。

ご参加お待ちしております。

 

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。

2017年は、福島県川内村で100年構想で
ふくしまワインベルトづくりに挑む「かわうちワイン」さんへ
寄付させていただきます。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

 

第86回事務カフェ報告 1日がかりがたった5秒?初マクロ体験に一同感動 

やってみよう!Excelマクロで超効率化レジメ表紙画像

こんにちは!
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

第86回事務カフェは、
「やってみよう!Excelマクロで超効率化」と題して
事務カフェにYPPメンバー小川可亜那さんが初登壇しました。

YPPメンバーが講義をするということに
わくわくしながら、私も当日を待ち望んで迎えました。

ご参加いただいた方は、いずれも
「マクロのボタンを見たことはあるが、自分で作ったことはない」という
正真正銘のマクロ未体験の皆様。

まずは、マクロとはなんぞや?という
最初の一歩から。

そもそもマクロとはExcelだけのものではない
「複数の命令群を一つの命令で代行するように定義したもの」のことを マクロという

Excelで使うマクロはVBAというプログラミング言語を使って作るプログラムのことで
VBAは正式名称をMicrosoft Visual Basic for Applicationsといいます。
つまり、Office製品 でマクロを開発するためには
VBAというプログラミング言語で命令を書くことになるわけです。✍

あ、苦手な方はちょっと拒否反応が💦

でもVBAの細かい書き方を全部覚える必要はなく
何が出来るかを知って
インターネットを辞書代わりにすればよいのです!
(また非常に参考になる本もあるので後述します)

なので
VBAマクロで何ができるか?ということを知っておくことが大事です。

Excelに限らず、Windowsでできる一部の操作(ファイル、フォルダ操作など)
例えば、、、メーラーが対応していれば(Outlookなど)メールを送信したり下書きを作成できる
つまり手順化できるものは全てマクロにできる

とにかく
一度自分でマクロを作って、動かしてみましょう。
というわけで
講師の小川さんが実際に派遣時代に経験したという
「鬼のようにコピペを連打する作業」を自動化してみます。

早速、小川さんの手ほどきで、参加者一同緊張の面持ちで
マクロを書いてみることに。

真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん
真剣な表情でパソコンに見入る参加者のみなさん(左奥が小川可亜那さん)

一つのファイルには「名前・住所・メールアドレス」などの情報があり
もう一つのファイルには「名前・血液型・性別」などの情報があり
それを電話かけリストとして、見やすく備考欄をつけて1名ずつまとめる。

100人の情報をひたすらファイルを見比べながら検索してコピペ。
何件もやっているうちに一行うっかり間違えそう…。

ありがちですよね。

その一連の動作を「マクロの記録」機能を使って
Excelに記録させていくことで
VBAが書けない人でもマクロを作ることが出来ます。

(実はこの時、裏側でVBAが書き込まれています)

そして、、、さらにVBAで書かれたプログラムの画面を開き
小川さんに教わった「命令」を打ち込んでみると。。。

なんと!

参加者一同のパソコンで
Excelが自動的に連続して作業を繰り返し始めました!

キーボードを触っていないのに画面が次々と動いて
100件を超える電話かけリストがあっという間に完成~🙌

一同思わず拍手~👏

ほら。知らない人でも、できるでしょう。

そして一度マクロを書いて自動化してしまうと
二度と100件のコピペ作業をしたくなくなります。(←ここ大事)

入力スピードが速い人は
ついキーボード連打で作業してしまいますが
どう考えても「自動化」スピードには勝てません。
また、
プログラム(命令)どおりに実行されるので
違う行のコピペミスなんてこともゼロ
つまり、入力後の「照合作業」も要らなくなります。

YPPでも現場の省力化、効率アップを進める中で
マクロは大活躍中です。
(小川さんはこの2年間で40件ぐらい作った筈)

実際にマクロをちゃんと書こうと思ったら
やはり勉強は必要で、参考図書として
小川さんも私もイチ押しの一冊
すごい改善の吉田拳さんの名著を紹介しました。
「たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書」

たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書

(画像は当日配布資料より)

アンテナの高い参加者の方が、
その場でAmazonに注文されていました!

主催者冥利に尽きます。

世は働き方改革。
色々な効率化を図る中で
デスクワークの連続作業に悩まされている方は
きっと全国に沢山いらっしゃると思います。

急がば回れ。

毎日触るExcelこそ、長けておいて損はないと思います。

さてこの日の登壇を支えたもう一人の小川さんがいました。
無事に終わってホッと一息。シッターさんと記念撮影

ベビーシッター派遣キッズラインからきた小川裕佳さん(写真左)

実は小川可亜那さんは1歳と4歳の2児のママ。
登壇の間、偶然にも同じ小川姓のシッターさんが
二人の可愛いお子さんをみてくれていました。
さすがプロ。あやし方が抜群で
子供たちは大喜びで遊んでもらっていました♫

色んな方のご協力を経て実現した今回の勉強会。

参加者の方々もご満足いただき
大変有意義な時間でした。

さて、Excelはマクロだけではありません。

この素晴らしい多機能なアプリケーションソフトを
もっと使いこなしたい!というわけで
来月、第87回も「Excel」を中心に勉強します。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆去年の様子はこちらのブログをご覧下さい。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。

そして2017年度は、ワインで地方再興の百年構想を手掛ける
かわうちワインさんに寄付させていただきます。

ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

では次回のご参加、お待ちしております!!!

 

久しぶりの更新です。

連日の猛暑に完全にバテてしまっています、伊澤です🐰

 

でも、せっかくの夏・・・楽しみたいですよね!🍉

今日はYPPでもお手伝いさせていただいているイベントのお知らせです🎐

第3回 東京江戸ウィーク

7/26(木)-29(日) 上野恩賜公園噴水前広場

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今回3回目を迎える、ぜひ和装👘で楽しみたいイベントです🌸

江戸を感じられるステージやワークショップ、お店でお買い物が楽しめそうです!

私も来週末は江戸にタイムスリップした気持ちで遊びに出かけたいと思います^^

みなさんもぜひ、お立ち寄りください~🌟

お仕事について考える

こんにちは。山口です。
東京は今日もとても暑く汗だくです💦

久しぶりに読んだ本のご紹介をしようと思います。

10年後の仕事図鑑
堀江 貴文 (著)、 落合 陽一 (著)
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どこかの待合室で堀江貴文さんの本が置いてあり読んでいたところ
あれー😲??テレビで観ていた印象と全然違うと感じ、
ここ最近、堀江貴文さんの本を読みあさってましたところこちらの本に行きつきました。

堀江さんがどんな人か知りたい方は本を読んでもらうとして
(私は本を読んで好印象になりました💕!)
こちらの10年後の仕事図鑑を読むと会社を辞めたくなります(笑)
辞めたくなる、、、というか辞めてもいっか、ですかね!

私もつい数年前までは、「会社に長く、安定して」なんて思っていたところがあった気がしますが、
働き方の価値やお金の価値などがどんどん変化し、
一つの会社で長くお勤めすることが果たして安定なのか・・・わからないですね。
というか、こちらの本を読むと安定ってなんだ!?と思ってしまいました。

他にも日本社会のルーツってそうなんだか~と知らないことがいっぱいでしたが、
難しい本ではなかったので楽しく読めました。

自分のやりたいことに全力で向きあい、
自分の価値を高めていけることができる人が
10年後にも本当の意味で仕事ができているんだろうなと思いました💻

江戸川橋にて営業事務(経験不問)のお仕事があります。

データ入力中のハリネズミ_イメージ画像

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

経理の案件が多い中で、経験者不問のお仕事のご依頼がありました。

カラオケチェーン各店舗の公共料金(電気代・水道代・ガス代)の明細から
Excelに引落金額を入力する、というお仕事です。

公共料金の支払明細なら、家庭にもあるので見慣れている書類です。

1日で終わらせるわけではなく、
何日かかけて、ペアのメンバーと協力しながら
毎月、第4週から届き始める明細の束を開封して、
翌5営業日までに仕上げます。

残業もなく、ご自分のペースでスケジュールに入れる現場で
経験不問なので、YPPで初めてお仕事復帰をしてみようかな、という方にも向いています。

正しく入力できたかどうかは、銀行の引落金額との一致を確認するので
万が一、入力ミスがあっても、チェックのタイミングで気づくことができます。

このお仕事の他にも、慣れてきてさらにもっと働きたい!という場合は
ファイリングなど、追加のお仕事も期待できる現場です。

江戸川橋にアクセスのよい方がいらっしゃいましたら
ぜひご一報ください。

訪問先住所:東京都新宿区山吹町346付近

詳しくはYPPホームページに掲載のこちらをご覧ください。

お仕事情報窓口:job@omakase-ypp.jp

お問い合わせの際は、お仕事情報No.433でお問い合わせください。
どうぞよろしくお願いいたします。

一人でも多くの人に仕事の喜びを
http://omakase-ypp.jp/

Excelで一日かかっていた作業がたった5秒で終わる!?

時は金なり

こんにちは。
おまかせ事務代行YPP 五味渕です。

人間というのは贅沢なもので
あんなに仕事がないときは「仕事がほしい!」と切実に願ったのに
ちょっと忙しくなると、
「ああ忙しい!大変だ!」「少しは休ませてくれ~」と騒ぎたくなります。

しかし、、、
では仕事がまた無くなれば解決するかといえば
さにあらず(笑)。

仕事はたっぷりあって、
でも、サクサクとスムーズに終わらせたい。

そんな都合の良い話が、、、あるんです!!!(←J川平さん風)

事務の生産性を上げるのに、
色々な新しいクラウドツールが次々発売されていますが
まず足元で無料ですぐ出来ることが意外と見落とされています。

ほぼ毎日、画面を見ない日はないというExcel。
これを実は、ほとんどの方が使いこなしていないのです。

偉そうにいう私もそう💦

そこで面倒だな~という気持ちを乗り越えて
今まで避けてきたExcelマクロ
たった2時間で苦手意識をとりましょう!という勉強会をやります。

次回 第86回事務カフェは、ずばり

『やってみよう! Excelマクロで超効率化』
~一日かかっていた作業がたった5秒で終わる!?~

この副題が大げさではないことを、当日証明したいと思います。

講師は、事務カフェ初の試みで、なんとYPPメンバーが登壇します👏

YPPでは「マクロ職人」として数々の現場で「超・時短」を実現してきた凄腕メンバーです。
「マクロはちょっとわからない」と言っている方、絶対に貴重な時間を損してます。断言します。

ぜひ、今月の事務カフェにPCノート持参で、おいでください。
(ご希望の方には無料貸出もいたします)

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPメンバー 小川可亜那(おがわ・かあな)

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

第86・87回事務カフェは、Excelを徹底的に勉強します!

デスクワーク写真2

時たま「経理はお金を生まない部署」という“誤解した”発言を聞くことがあります。
営業畑ではなく、経理職に就いている人でも、そういうことを信じている人がいて
それは大変勿体ないことだなと感じます。

「経理がお金を生まない」なんて損な考え方は、一切しない方がいい。
経理こそ、会社がお金を生み出すために「一番有効な情報を社内に出せる人」。
そう考えるべきです。

営業は注文をとってきます。製造はモノを造ります。
経理はそれを単純に計算する仕事ではありません。

会社が次の正しいアクションを考えるために
実態を正確に数字として示すのが経理の大事な仕事の一つです。

大事な仕事を任されている経理ですが、
小さな会社では、
同じ部署に何人も上司や同僚や部下がいて相談しながら進めているなんてシチュエーションは稀で、
相談相手もいないまま、一人で何役もこなし、実務に追われている現場が多いものです。

余裕のない状況では、なかなか改善まで着手できず
毎月同じことの繰り返しになりがちです。

そんな孤独な経理マン、経理ウーマンが情報交換や交流ができて
明日実践してみよう!と思う効率化のノウハウを共有できたら
と思って事務カフェprojectを始めました。

次回でもう86回目になります。
そして
7月8月開催の事務カフェは、連続でExcelを勉強します。

7月はYPPでマクロを作り続ける「マクロ職人」小川可亜那が登壇します!
「マクロって何?難しそう」という人が
事務カフェが終わるころには
「私もマクロ作ってみるか!」と言えるように😊
現在、メニューを思案中です。

そして8月は「Excelの機能はここまである!」を勉強します。
経理に限らず、事務職に限らず
Excelを使う人であれば、必ず知っておいた方がいい
そして意外と知られていない便利技の数々をご紹介します。

Excelのプロとして本を執筆して講演をしている
というレベルの方でなければ
確実に「知らなかった!明日から使おう!」と思うExcel知識が学べます。

複数名で集まると
一人でGoogleを検索するときと違う学びがあります。

毎年すごく評判の良いテーマです。
是非おいでください。

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPメンバー 小川可亜那

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

(遠方の方は、Webテレビ会議で参加できます)

☆去年の様子はこちらのブログをご覧下さい。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。

第85回事務カフェ報告 kintoneは、画期的に優しい!

配布資料_kintoneリーフレット

第85回はサイボウズの別府さんをお招きして、kintoneについて勉強しました。

まず、、、kintoneとはなんぞや?という方のために簡単にご説明します。

サイボウズ社のページでは、以下のように説明書きがあります。
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kintone(キントーン)は、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。
業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。
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が、「自社の業務にあわせたシステムをかんたんに作成」って何???と思いませんか。

弊社も、最初は???でした。

実際にYPPでも受発注システムをkintoneを使って自作して
その良さを実感した私なりの解釈は、こうです。

今までExcelで管理していたものをWeb上にアップロードして(=クラウドで保管)
システム屋さんを頼まなくても、素人が簡単に編集・更新できるツール。
Excelにありがちだった「知らないうちにデータをいじっちゃった!」という失敗から解放され
かつ、出先でスマホからでも簡単に情報更新・共有できるもの
👍

従来の受発注システムで起きる問題は、こんな感じではないでしょうか。

1.仕様変更をしたいけれど、追加費用が結構かかる
  →使いづらいまま改修を諦め、
  Excelなど別表管理が後を絶たない💦

2.改編するとなったら、
  外部との打合せ・見積書の取寄せから始まり、
  事態の改善までかなり時間もかかる
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦

3.システムが出来上がった後のテスト期間に
  細かなイレギュラー処理が判明する
  →やはり、、、Excelでの別表管理が後を絶たない💦
  →上記の1.に戻る無限ループ(涙)

それぞれがExcelで管理を始めると、似たような資料が複数存在し
共有どころか、知らない情報が散在しているケースや
最新情報も各データに散在してしまい、
「正しい唯一の全体データ」が実は存在しない(涙)なんて悲惨なことも起きてしまいます。。。

どこかで一元管理したい、情報を整理したい、一旦整理したら確実に最新情報に更新したい
こんなお悩みを抱えている方は多いと思います。

そんなお悩みに応えるのが「システム屋さんを呼ばなくても、自分でアプリを簡単に作れるツール」であるkintone。

作り方は、簡単な順に3つです。

1.雛形のフォーマットを使う
2.自分のExcelをアップロードしてからクラウド上で編集する
3.ゼロから設計する

このいずれもが、ExcelやWordを使えるITスキルがあれば、
kintoneでアプリを作る操作は簡単に覚えられます。

実際やってみたら
アプリを作る知識を習得するエネルギーはほぼ不要で
業務をいかに整理するか、むしろそちらの検討に社内は頭を使うことになるでしょう。
(そこも含めてYPPもお手伝いしております💪)

YPPでは現在、kintoneを活用して、以下を社内共有して一元管理しています。

1.顧客情報
2.登録メンバー情報
3.案件情報
4.見積情報
4.受発注情報
5.請求情報
6.売上の案件ごと収支

このほか、タイムカード機能など人事労務でも活用の幅はあるkintone。
お客様の在庫管理や、新規営業情報の共有にも活かせそうだな~と
思っています。

kintoneについて説明するサイボウズ社の別府さん
昨年に次いで2回目の登壇となった別府さん。
わかりやすく丁寧に、またIT系に苦手意識のある社長さんたちにも親近感のあるお話を交えながら、kintoneの機能紹介、活用方法を話してくださいました。

今回参加されたのは製造業の社長さんが多く
管理や受発注システムの入れ替えを検討中の方や
地方と首都圏で事業所が分かれ、情報の共有に悩む方
顧客情報の一元管理方法を検討中の方
それぞれ、kintone活用を何かしらイメージして
成果を持ち帰られているご様子でした。

具体的な相談は、事務カフェならぬ
「kintone導入相談カフェ」があるそうですので
そちらに足をお運びいただくと良いですね。

また事務プロの我々も
kintoneを使ってExcel管理していた書類を
どのように一元管理したらよいか
アドバイスできますので👍
ご興味ある方はご連絡くださいませ。

写真の腕はイマイチですが
ちょっと事務カフェの模様をご紹介すると。。。
熱心に画面をみる事務カフェ参加者のみなさん
自社のシステムに採り入れようと、熱心に画面を見る参加者のみなさん。
YPPメンバーでkintoneを誰より使いこなしているOさんも
お子さん抱っこしながらGoogleハングアウトでWebから参加中(手前ノートPC)。

kintoneのノベルティシール
お土産には可愛いkintoneシールをいただきました♫

さて、次の事務カフェは2か月連続で
Excelを勉強します。

テーマはずばり!!!
「Excelをもっと知って、もっと使いこなそう!」

kintoneはもちろん素晴らしいのですが
デスクワークする殆どの人が毎日触っているであろうExcel
これも大変素晴らしいアプリケーションソフトです❢

ところが、、、私を含めて
殆どの人がExcelがどこまでの機能を持っているか
そのほんの一部しか知らないと思います。

7月は、YPPのExcelマクロ職人が
「マクロって難しい」と思っている方に
目からウロコで、実は身近に使えるもの、ということを
お届けしたいと思います。

【第86回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:7月26日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:YPPマクロ職人Oさん

そして8月は
YPPが長年この事務カフェに毎年お呼びしていて
参加された人は必ず「知らなかった!!!」と驚嘆する講座。
会計×Excelの実践では右に出る者がいない!
という東京メトロポリタン税理士法人の榎本孝史先生をお呼びします。

実務担当の方はもちろん
自社の経理や事務まわりをもっと強くしたい、と望む社長さんは
ぜひご参加ください。

【第87回事務カフェプロジェクトご案内】

開催日:8月23日(木)
開催時間:18時30分~20時
(懇親会 20時~21時半)
参加費:勉強会のみ 2,000円(税込)
    勉強会+懇親会 5,000円(〃)

講師:東京メトロポリタン税理士法人 副代表 榎本孝史氏

お申し込みは、ypp@omakase-ypp.jp 宛に
件名【事務カフェ参加希望】と
①お名前、②会社名(所属団体・屋号等)、③参加人数、④ご連絡先を
お知らせください。 

来月の事務カフェもどうぞご期待ください。

☆今年も事務カフェの収益はすべて
東日本大震災復興支援の活動団体へ寄付させていただきます。
☆2012年度は、思風丸基金の会さんに、
2013年度~2016年度は、シャンティ国際ボランティア会さんの
「走れ!東北移動図書館プロジェクト」への寄付させていただきました。
ご参加いただいた皆様、ご協力いただいた講師の皆様
本当にありがとうございます。